Directiestatuut gemeente Barendrecht

Artikel 1: Algemene bepalingen

1De directie is het hoogste ambtelijke orgaan in de gemeentelijke organisatie, binnen de kaders

die door het College van Burgemeester en wethouders zijn vastgesteld.

2De term secretaris wordt gebruikt als het in het bijzonder gaat om de functionaris "secretaris /

algemeen directeur" in relatie tot het College van Burgemeester & wethouders, zoals

beschreven in de artikelen 100 tot en met 106 Gemeentewet.

3De term algemeen directeur duidt op de algehele en algemene verantwoordelijkheid van de

"secretaris / algemeen directeur" als hoofd van de gemeentelijke organisatie en als

verantwoordelijke voor de in artikel 3 genoemde verantwoordelijkheden.

Artikel 2: Samenstelling en werkwijze directie, directieteam

1De directie bestaat uit een algemeen directeur/gemeentesecretaris en een directeur.

De directie is een collegiaal functionerend orgaan.

2Het College van Burgemeester en wethouders is bevoegd tot het benoemen, schorsen en

ontslaan van de algemeen directeur en de directeur.

3Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur bevordert de

gehele directie de samenhang van het beleid, het beheer en het integraal werken.

4De directie besluit zoveel mogelijk op basis van unanimiteit. Bij het ontbreken van

unanimiteit beslist de algemeen directeur.

5De algemeen directeur is voorzitter van de directie.

6De algemeen directeur is opdrachtnemer van het college. Hij kan opdrachten verdelen naarde directeur, de adviseurs van de directie en de afdelingsmanagers.

7De algemeen directeur wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de directeur (1e locosecretaris).

8Het college benoemt een 2e en 3e loco-secretaris uit het midden van de afdelingsmanagers,

om tijdelijk te voorzien in een situatie waarin beide directeuren afwezig zijn. De 2e en 3e locosecretaris

hebben in deze situatie dezelfde bevoegdheden als de algemeen directeur /

gemeentesecretaris.

9De directie verdeelt haar taken in portefeuilles bij afzonderlijk besluit, als bijlage 1 toegevoegd

aan dit statuut, en communiceert dit besluit met haar partners en de organisatie.

10De directie wordt bijgestaan door een concerncontroller en een directiesecretaris. Gezamenlijk

vormen zij het Directieteam.

11Het Directieteam opereert naar buiten als één entiteit.

Artikel 3: Verantwoordelijkheden directie

1De directie is als afgeleide van de verantwoordelijkheden van de algemeen directeur, met

behoud van zijn eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke

verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, verantwoordelijk

voor:

a.de gemeentebrede ontwikkeling én het functioneren van de ambtelijke organisatie;

b.de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling;

c.de planning en control;

d.de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied van

bedrijfsvoering;

e.de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking en afstemming tussen

de medewerkers, de verschillende managementlagen en de organisatieonderdelen;

f.het leggen van verbindingen en het onderhouden van werkrelaties met andere

overheden, instellingen, verenigingen en bedrijven;

g.goed werkgeverschap en een goede werksfeer in de gehele organisatie.

Artikel 4: Bevoegdheden directie

De directie heeft als afgeleide van de bevoegdheden van de algemeen directeur, met behoud van zijn

eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke bevoegdheden van het college van

burgemeester en wethouders, alsmede die van OR en GO, de volgende bevoegdheden:

a.besluit over de structuur, besturing en toedeling van taken aan eenheden;

b.besluit over de interne processen in de organisatie en de daarin toegepaste systemen (o.a.

ICT, administratie), procedures en werkwijzen;

c.besluit over plannen op het gebied van de ontwikkeling van de organisatie met

organisatiebrede consequenties;

d.besluit over de toepassing van organisatiebrede visies en kaders op het gebied van de

bedrijfsvoering (o.a. ICT, P&O, AO/IC);

e.besluit over producten in het kader van de P&C-cyclus ten behoeve van bespreking met het

college van burgemeester en wethouders;

f.besluit over bestuursopdrachten, startnotities en plannen van aanpak met majeure

strategische beleidsontwikkelingen en de uitvoering van hoofddossiers;

g.besluit over de strategische doelen en de strategische visie van de organisatie;

h.besluit over de missie en visie van de organisatie;

i.besluit over het vaststellen en wijzigen van de afdelingsplannen in overleg met de integraal

afdelingsmanagers;

j.besluit over mandatering binnen de organisatie;

k.besluit over de besteding van het loonkostenbudget, vastgesteld door raad en college;

l.besluit over de ambtelijke vertegenwoordiging in intergemeentelijke

samenwerkingsverbanden;

m.besluit over ontslag-, suppletieregelingen op uitkeringen, beëindigingsovereenkomsten of

ontslag op grond van artikel 8:8 Lokale arbeidsvoorwaardenregeling, uitgezonderd de directie;

n.besluit over het sluiten van inhuur- en uitzendcontracten, detacheringsovereenkomsten t.b.v.

losse krachten, in een situatie waarin het afdelingsbudget wordt overschreden;

o.besluit over het vrijgeven van vacatures in geval van budgetoverschrijdingen;

p.besluit in het kader van werving & selectie, waaronder het plaatsen van advertenties, inhuren

headhunters, werving & selectie en assessmentbureaus, in een situatie waarin sprake is van

budgetoverschrijding;

q.besluit over het functionele niveau van niet gewaardeerde functies;

r.besluit over de aanstelling en het toekennen van arbeidsvoorwaarden, in een situatie waarin

sprake is van structurele budgetoverschrijdingen;

s.besluit over een interne overplaatsing, in een situatie van structurele budgetoverschrijding;

t.besluit over het verlenen van toestemming voor overwerk, het toekennen van

overwerkvergoedingen en het uitbetalen van uren, in een situatie van budgetoverschrijdingen;

u.besluit over het herijken van functies en het plaatsen van leidinggevenden en medewerkers in

een herijkte functie;

v.besluit over de schuldsanering van personeelsleden;

w.besluit over het verstrekken van voorschotten op salarisbetalingen, in een situatie waarin

sprake is van meer dan één maandsalaris;

x.besluit over de benoeming en aanstelling van afdelingsmanagers.

Artikel 5: Concerncontroller

1De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd de directie.

2De concerncontroller werkt onder directe aansturing van de algemeen directeur.

3Indien de concerncontroller het college adviseert of gaat adviseren, meldt de concerncontroller

dit, alsmede het onderwerp waarop het advies betrekking heeft, direct aan de algemeen

directeur.

4De concerncontroller heeft in ieder geval als taken:

a.het voorbereiden van en adviseren over kaders en richtlijnen aangaande de rechtmatigheid,

de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de totale bedrijfsvoering;

b.het op concernniveau geven van adviezen aan de directie en de overige

concernonderdelen met betrekking tot de sturing en beheersing van de organisatie;

c.het uitvoeren van audits en onderzoeken.

5De concerncontroller neemt deel aan de reguliere DT-vergaderingen en heeft aldaar een

adviserende stem.

Artikel 6: Directiesecretaris

1De directie wordt ondersteund door een directiesecretaris.

2De directiesecretaris werkt onder directe aansturing van de algemeen directeur ten behoeve

van het directieteam en – op verzoek van de directie – voor het college.

3De directiesecretaris bereidt de vergaderingen voor van het Directieteam, maakt in overleg

met de algemeen directeur de agenda, toetst (discussie)stukken op besluitrijpheid, verzorgt de

verslagen, bewaakt relevante termijnen en draagt zorg voor archivering.

4De directiesecretaris neemt deel aan de reguliere DT-vergadering en heeft aldaar een

adviserende stem.

5De directiesecretaris kan zich voor de uitoefening van zijn taken laten bijstaan door een

bestuurs-/directiesecretaresse.

Artikel 7: Vergadering Directieteam

1Het Directieteam vergadert in principe eenmaal per week. Deze vergadering kan worden

aangehaald als ‘DT-vergadering’.

2De vergaderingen van het Directieteam worden voorgezeten door de algemeen directeur,

bij zijn afwezigheid door de directeur. Er kan geen vergadering worden belegd – ook niet door

vervanging door de 2e of 3e locosecretaris als genoemd in artikel 2, achtste lid - zonder de

aanwezigheid van een van de directeuren.

3De directiesecretaris is belast met het secretariaat van de directie. Hij bereidt op basis van de

punten die worden aangedragen door de leden van de directie of van de concerncontroller

een agenda voor.

4De algemeen directeur stelt de agenda vast.

5De agenda en de te behandelen stukken worden minimaal 2 werkdagen voorafgaand aan de

DT-vergadering aan de leden van het Directieteam ter hand gesteld; de uiterste aanlevering

van stukken is vrijdagmiddag 16:00 uur, voorafgaand aan de week waarin de DT-vergadering

plaatsvindt.

6Op de agenda worden tenminste de volgende onderwerpen geplaatst:

-lopende beheers- en/of beleidsmatige zaken

-bedrijfsvoering

-OR-zaken

-personele aangelegenheden

7Naast de vergaderingen genoemd in artikel 7.1 is elke directeur te allen tijde bevoegd een

directievergadering bijeen te roepen indien hij dit wenselijk of noodzakelijk acht.

8Het Directieteam kan anderen uitnodigen voor de DT-vergadering.

Artikel 8: Besluitvorming Directieteam

1Voor adviezen en voorstellen ter besluitvorming in het Directieteam wordt gebruik gemaakt

van het ‘Barendrechtse DT A Viertje’, opgenomen als bijlage 2 bij dit statuut. Hierop dienen

helder en bondig de gevraagde besluiten van de directie te worden verwoord.

2Besluiten van het Directieteam worden schriftelijk vastgelegd door de directiesecretaris in een

door het Directieteam vast te stellen verslag, die deze zo snel mogelijk terugkoppelt aan de

verantwoordelijke afdeling(en).

3De verantwoordelijk directeur licht - indien nodig - het besluit en de totstandkoming ervan toe

voor de organisatie.

4De besluiten van het Directieteam zijn in principe openbaar, tenzij bijzondere omstandigheden

vragen om vertrouwelijke besluitvorming.

Artikel 9: Overleg met het College van Burgemeester en wethouders

Het Directieteam overlegt regelmatig met het voltallige College van burgemeester en wethouders.

Onderwerpen zijn o.a. strategische beleidsontwikkelingen, de voortgang en uitvoering van bestuurlijke

projecten, de voorbereiding van P&C-producten, de ontwikkeling van het functioneren van de

organisatie en de samenwerking tussen college en ambtelijke organisatie.

Artikel 10: Overleg met het afdelingsmanagement (DTA & DTATM)

1De directie heeft in de regel op de woensdagochtend ná elke collegevergadering een

bijeenkomst met de afdelingsmanagers, de concerncontroller en de directiesecretaris, waarin

o.a. de besluiten van het college en het Directieteam worden teruggekoppeld (DTA).

2De afdelingsmanagers en het Directieteam hebben in de regel eenmaal per maand een

strategisch managementoverleg (DTA+). Onderwerpen zijn o.a. bedrijfsvoering,

dienstverlening, organisatieontwikkeling, inhoudelijke beleidsthema’s en

leiderschapsontwikkeling. Zowel afdelingsmanagers als het Directieteam kunnen onderwerpen

agenderen.

3Voor een heldere takenverdeling tussen DT- en DTA-overleg geldt, dat in beginsel het

Directieteam verantwoordelijk is voor strategische vraagstukken, het bepalen van de

organisatiekoers en het doorhakken van knopen (‘wat-vraag’). Het DTA is verantwoordelijk

voor opinievorming, het in beeld brengen van ontwikkelingen, het delen van interne en externe

signalen en het implementeren van ingezet beleid (‘hoe-vraag’).

4De afdelingsmanagers, teammanagers en het Directieteam hebben in de regel eenmaal per

kwartaal een gezamenlijk managementoverleg (DTATM). Onderwerpen zijn o.a.

bedrijfsvoering, organisatieontwikkeling, inhoudelijke beleidsthema’s en

leiderschapsontwikkeling. Zowel teammanagers, afdelingsmanagers als het directieteam

kunnen onderwerpen agenderen.

Artikel 11: Afdelingsplan & Concernplan

1Het Directieteam stelt jaarlijks, voorafgaande aan het eerstvolgende kalenderjaar, met elke

afdelingsmanager een afdelingsplan vast. In dit plan worden afspraken gemaakt ten aanzien

van de middelen en prestaties van de betreffende afdeling voor het eerstvolgende jaar. Het

afdelingsplan komt tot stand op basis van een conceptplan, opgesteld door de

afdelingsmanager.

2Het College stelt jaarlijks – bij voorkeur in december – op basis van de afdelingsplannen – een

Concernplan vast voor het eerstvolgende jaar. In dit Concernplan worden de politieke ambities

van de begroting vertaald in ambtelijke prestaties in concernproducten en de daarbij door de

raad ter beschikking gestelde middelen.

Artikel 12: Aansturing afdelingsmanagers

1De aansturing van de afzonderlijke afdelingsmanagers door de directie betreft het toetsen op

de voortgang en het monitoren van afspraken in het concernplan, het afdelingsplan en andere

(kaderstellende) afspraken. De directie stelt voor haar twee leden vast wie welke

afdelingsmanagers aanstuurt.

2Elke directeur heeft minimaal één keer per 2 weken bilateraal overleg met de afdelingsmanagers

van de aan hem toegedeelde afdelingen. Van dit overleg wordt een verslag

opgesteld.

Artikel 13: Ondernemingsraad

1De directie, in haar hoedanigheid van leidinggevende van de organisatie, wordt aangemerkt

als ondernemer in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De directie wordt in die

hoedanigheid vertegenwoordigd door de algemeen directeur.

2De algemeen directeur onderhoudt het contact met de Ondernemingsraad. Bij afwezigheid

van de algemeen directeur wordt de directie vertegenwoordigd door de directeur.

Artikel 14: Hoofddossiers

1De organisatie is ingericht volgens de principes van het directiemodel, waarbij aan

afdelingsmanagers de integrale ambtelijke eindverantwoordelijkheid is gegeven voor de

dossiers die worden voorbereid voor het gemeentebestuur en vervolgens worden uitgevoerd.

2Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kan het Directieteam dossiers aanwijzen, waarbij

de eindverantwoordelijkheid neergelegd wordt bij de verantwoordelijk directeur.

3Het Directieteam stelt jaarlijks – bij voorkeur vóór 1 januari - zgn. ‘hoofddossiers’ vast, waarop

zij directiesturing wil realiseren. Dit betreft beleidsonderwerpen, die door hun omvang,

complexiteit, strategische oriëntatie en/of politiek-bestuurlijke impact directe aansturing

behoeven vanuit de directie.

4Het Directieteam regelt de wijze van aansturing van hoofddossiers in een procesbeschrijving.

Artikel 15: Bijzondere bepalingen

1Wanneer de bepalingen uit het directiestatuut in strijd zijn met de organisatieverordening d.d.

2maart 2001, is het directiestatuut leidend, tótdat de organisatieverordening in 2010 is

geactualiseerd en tevens in lijn is gebracht met de nieuwe (organisatie-)ontwikkelingen.

2In situaties waarin het directiestatuut niet voorziet, beslist de algemeen directeur, gehoord

hebbende de andere leden van het Directieteam.

Artikel 16: Slotbepalingen

1Dit Directiestatuut treedt in werking met ingang van 23 februari 2010.

2Dit besluit kan worden aangehaald als “Directiestatuut gemeente Barendrecht”.