Aanhef
De raad van de gemeente Baarn
-gelezen het voorstel van het Presidium van de gemeenteraad van Baarn d.d. 29 augustus 2022, tot instelling van een vertrouwenscommissie
-gelet op de artikelen 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de Archiefwet 1995 en gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters (2017)
besluit vast te stellen:
De verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Baarn 2022
Artikel 1 Taak
De commissie heeft tot taak de aanbeveling van de gemeenteraad tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 2 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit vijf leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
2Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
4Een wethouder, als vertegenwoordiger van het college van B en W, kan als adviseur worden toegevoegd aan de commissie. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2De plaatsvervangend griffier kan bij de vervulling onder artikel 1 genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.
3De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 4 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, aan - indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd- de adviseur en - indien het gesprek met hem plaatsvindt- de burgemeester.
3De commissie vergadert niet als niet ten minste de meerderheid van het aantal leden aanwezig is.
4De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 5 Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen.
Dit schriftelijke verslag bevat tenminste:
1een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
2een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
3aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;
4en heeft in ieder geval de volgende bijlagen: Het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
Artikel 6 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de Geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
3De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
4Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
5Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
7De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.
Artikel 7 Contactpersoon bij herbenoemingsprocedure
1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel 9 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie.
Artikel 10 Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.
Artikel 11 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september 2022
de griffier,
de voorzitter,