Reglement van Orde rekenkamercommissie Baarn 2018

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Baarn;

b.verordening rekenkamercommissie: de Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Baarn 2018;

c.voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie of diens vervanger;

d.lid: een lid van de rekenkamercommissie;

e.griffier: de griffier van de raad van de gemeente Baarn of diens vervanger;

f.griffiemedewerker: de griffiemedewerk(st)er die de rekenkamercommissie ambtelijk (administratief) ondersteunt;

g.raad: de gemeenteraad van Baarn;

h.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn.

Artikel 2. De voorzitter

De commissie kent geen vaste voorzitter. Het voorzitterschap wisselt per vergadering. De commissieleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het naleven van dit reglement en voor het budget van de commissie. De commissie maakt afspraken over het woordvoerderschap in relatie tot de betrokkenheid van de leden bij een specifiek onderzoek.

Artikel 3. Oproep en agenda

1De commissie vergadert tenminste 5 x per jaar; vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis van de gemeente Baarn; ieder lid kan een vergadering uitschrijven.

2Ten minste zeven dagen voor een vergadering ontvangen de leden via de griffiemedewerker een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering;

3De uitnodiging bevat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken;

4Indien noodzakelijk kunnen leden uiterlijk achtenveertig uur voorafgaand aan de vergadering onderwerpen aan de agenda toevoegen en stukken bijsluiten.

5Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamercommissie de agenda, al dan niet gewijzigd, vast.

Artikel 4. Aanwezigheid en afwezigheid leden

Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de griffiemedewerker en de leden van de rekenkamercommissie weten.

Artikel 5. Verslaglegging

1De griffiemedewerker stelt van de vergadering een besluitenlijst op; deze

1wordt in de volgende vergadering vastgesteld.

2De besluitenlijsten zijn niet openbaar en worden niet aan derden beschikbaar gesteld, tenzij de rekenkamercommissie anders beslist;

3De rekenkamercommissie bepaalt in haar vergaderingen of en zo ja welke informatie, in welke vorm, openbaar wordt gemaakt.

Artikel 6. Wijze van overleg en stemmingen

1De rekenkamercommissie vergadert overeenkomstig artikel 10, lid 4 van de Verordening Rekenkamercommissie als regel in beslotenheid. De rekenkamercommissie kan besluiten derden in de vergadering toe te laten en aan de beraadslagingen deel te laten nemen; zij hebben geen stemrecht en verklaren dat zij vertrouwelijk om zullen gaan met hetgeen besproken is.

2Een vergadering kan niet plaatsvinden als slechts één lid aanwezig is.

3De vergadering besluit bij meerderheid van stemmen. Indien geen meerderheid gevonden kan worden, wordt ten behoeve van de eerstvolgende vergadering een consensus voorbereid.

4De leden van de rekenkamercommissie kunnen een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maar de commissie treedt in zijn conclusies als eenheid naar buiten.

Artikel 7. Onderzoeksprotocol

De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de rekenkamercommissie bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.

Artikel 8. Communicatie

1De onderzoeksrapporten worden aangeboden aan de raad, het college en betrokkenen conform artikel 10 van de Verordening op de Rekenkamercommissie. Overige belangstellenden kunnen rapporten kosteloos via internet downloaden;

2Het onderzoeksprotocol en overige relevante stukken worden ter kennisneming aangeboden aan de raad en het college;

3Alle relevante openbare informatie van de rekenkamercommissie wordt toegankelijk gemaakt via de website van de gemeente Baarn;

Artikel 9. Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamercommissie.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 17 september 2018.

Artikel 11. Citeerartikel

Dit reglement van orde kan worden aangehaald als “Reglement van Orde Rekenkamercommissie Baarn 2018 ”.