Aanhef
De raad van de gemeente Baarn
-gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 februari 2024
-behandeld in de informatie aan de raad d.d. 6 maart 2024
-behandeld in het debat in de raad d.d. 13 maart 2024
b e s l u i t:
1de nota Investeren, activeren en afschrijven vast te stellen;
2de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik vast te stellen
3de nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen vast te stellen;
4het treasurystatuut vast te stellen.
Inhoud
Inhoudsopgave. 2
Inleiding. 3
Hoofdstuk I Begrippenkader. 4
Hoofdstuk 2 M&O beleid. 5
2.1 Waarom M&O beleid vastleggen?. 5
2.2 Doelstelling van de kadernota M&O.. 5
2.3 Uitgangspunten. 6
Hoofdstuk 3 Reikwijdte, intensiteit en risicogebieden. 7
3.1 Intensiteit 7
3.1 Omschrijving risicogebieden (niet limitatief): 7
Hoofdstuk 4 Inhoud van het M&O beleid. 10
4.1 Indeling M&O beleid. 10
4.2 Verantwoording M&O beleid. 12
Hoofdstuk 5 P&C-Cyclus. 13
5.1 Accountant 13
Hoofdstuk 6 Inwerkingtreding en citeertitel 14
Bijlage 1 Uitvoerings- en Controle plan M&O Beleid. 15
Bijlage 2 M&O Toetsdocument 16
Inleiding
Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) is één van de belangrijkste criteria in de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Baarn. Daarmee vormt dit thema al een
belangrijk ijkpunt in de sturingscyclus van de organisatie. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt ook extra aandacht aan dit criterium besteed.
De doelstelling van deze nota is het bieden van een algemeen beleidskader in de vorm van het beschrijven van categorieën waaraan M&O gevoelige gemeentelijke regelingen dienen te voldoen, zodat M&O van gemeentelijke regelingen ontmoedigd, voorkomen en bestreden wordt. Daarnaast worden de risicogebieden beschreven en met welke intensiteit het M&O beleid toegepast wordt.
Vertrouwen speelt een grote rol in het gemeentebreed verlenen en vaststellen van vergunningen, heffingen, belastingen, uitkeringen en subsidies. Het is daarom van belang dat misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen wordt voorkomen. De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens die door de belanghebbende zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Ook op dat punt geldt dat misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving moet worden voorkomen, bestreden en desnoods bestraft. Het beleid heeft dus zowel een preventief, als een repressief perspectief.
Ook eigen functionarissen van een organisatie kunnen in de verleiding of positie komen om handelingen te verrichten of juist na te laten om daarmee persoonlijk gewin te behalen. Hierbij kan sprake zijn van fraude of handelingen in strijd met onze gedragscode. Daarom is het van belang dat door middel van maatregelen zoveel mogelijk wordt voorkómen dat misbruik en oneigenlijk gebruik plaatsvindt of dat dit tijdig wordt ontdekt.
De actualisatie is uitgevoerd aan de hand van de meest recente VNG modellen. De adviezen uit “Kadernotitie Rechtmatigheid 2020” welke is uitgegeven door de commissie (Auditing Decentrale Overheden) BADO en de meeste relevante onderdelen uit de Nota M&O gemeente Baarn 2022 zijn verwerkt in deze kadernota verwerkt. Deze nota M&O Gemeente Baarn 2024 is complementair aan de artikel 212 van de Gemeentewet van de Financiële Verordening van de gemeente Baarn en geven beide de kaders aan voor het M&O beleid.
Deze nota geldt als belangrijk criterium van het toetsingskader de rechtmatigheidsverantwoording.
Bijlage 1 Uitvoerings- en Controle plan M&O Beleid
Om invulling te geven aan het geformuleerde M&O Beleid zullen diverse activiteiten moeten worden ontplooid. In de vorm van het volgen van de PDCA – cyclus (plan–do-check-act) ontstaat een waarborg op de naleving van het geformuleerde beleid. Tevens biedt de PDCA – cyclus, mits goed uitgevoerd, de input voor het bijstellen van het onderhavige beleid.
Bijlage 2 M&O Toetsdocument
Dit hulpmiddel bevat aandachtspunten die kunnen aanzetten tot het nemen van maatregelen tegen of het verminderen van M&O. Dit document kan zowel worden gebruikt bij de opstelling van nieuw beleid, nieuwe verordeningen en nieuwe procedures als ook bij de Interne controle op bestaand beleid en bestaande verordeningen en procedures.
•A.
Regelgeving
Bij het opstellen van verordeningen wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de door de VNG opgestelde basisverordeningen. Naast de verordeningen zullen ook in procedures maatregelen opgenomen moeten zijn voor het voorkomen van M&O. Als M&O-toets kunnen onderstaande vragen als hulpmiddel dienen:
–Is de regelgeving helder voor uitvoerders en de rechthebbenden? (doel, doelgroep, heldere definities)
–Zijn de gegevens die derden aan moeten leveren controleerbaar? □ Is de voorlichting goed geregeld?
–Is het controlebeleid duidelijk?
–Is er een sanctiebeleid geformuleerd en wordt dit ook daadwerkelijk (zichtbaar) uitgevoerd?
–Is in de toelichting bij de regelgeving een paragraaf opgenomen welke overwegingen hebben geleid tot de keuzes op het gebied van voorlichting, controlebeleid en sanctiebeleid?
•B.
Voorlichting
Voorlichting over regelgeving kan een goede bijdrage leveren op het terrein van preventie. Doordat gebruikers vooraf weten welke spelregels gelden, hoe de gemeente controleert en welke sanctie de gemeente oplegt bij onregelmatigheden, wordt misbruik en oneigenlijk gebruik al vooraf tegengegaan. Denk hierbij aan o.a.:
–Zijn informatiefolders nodig?
–Zijn publicaties in de lokale pers nodig?
–Zijn de regels digitaal beschikbaar via de website / intranet?
•C.
Controlebeleid
Bij het opstellen van nieuwe regelgeving kan een risico-inventarisatie gehouden worden t.a.v. het aspect M&O.
Hoe gevoelig is de voorgestelde regeling voor M&O? Afhankelijk van het antwoord op deze vraag kunnen passende beheersmaatregelen worden genomen. Een onderdeel van die beheersmaatregelen is het uitvoeren van controles. De met de controle gemoeide kosten moeten in verhouding staan tot de mate van zekerheid die ze verschaffen. Te beantwoorden vragen bij dit onderwerp kunnen zijn:
–Welke mate van zekerheid dat er geen M&O is opgetreden is voldoende?
–Hoe kan deze mate van zekerheid worden bereikt?
–Wegen de kosten van de controles op tegen de zekerheid die hiermee wordt verkregen?
–Zijn de geleverde controle-inspanningen achteraf door de externe accountant vast te stellen?
•D.
Sanctiebeleid
Als gebruikers van regelingen weten, dat er wel wordt gecontroleerd maar dat er bij onregelmatigheden geen sancties worden opgelegd, zullen zij eerder geneigd zijn tot M&O. Daarom hoort bij nieuwe regelgeving of wijziging van bestaande regelgeving sanctiebeleid te worden geformuleerd. Onderdelen van dit beleid zijn o.a.:
–In welke gevallen worden sancties opgelegd, en hoe strikt wordt dit nageleefd?
–Hoe hoog is de sanctie per geval?
–Welke procedure wordt gevolgd bij het opleggen van de sanctie?
–Hoe wordt voorlichting gegeven over het sanctiebeleid?