Controleprotocol en Normenkader 2025

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het dienstjaar 2025. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Aantal per jaar

Toelichting

Audit-commissie

Minimaal twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De audit-commissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole voordat deze aan de raad worden voorgelegd eerst worden besproken in de audit-commissie.

Audit-commissie

Periodiek

Tussentijdse afstemming over voortgang van de controle of gewijzigde risico-inschatting, De auditcommissie ontvangt eens in de 4 maanden een korte memo over de voortgang van de controle.

Teammanager Intern Advies/ Concerncontroller

Periodiek

De teammanager Intern Advies en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: aanvang gesprek jaarrekeningcontrole (samen met algemeen directeur/gemeentesecretaris), de bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter), de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen) en het intern controleplan.

Teammanager Intern Advies/ Concerncontroller (Aanvang)

Jaarlijks

Bespreking van de voorgestelde controleaanpak van de accountant, inclusief aandachtspunten en inschatting van gevoelige of complexe onderdelen in de jaarrekening en bedrijfsvoering.

Gemeentesecretaris

Minimaal twee

De Gemeentesecretaris is de formele gesprekspartner voor de accountant. Bijeenkomsten: aanvang gesprek jaarrekeningcontrole, de bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen).

Portefeuillehouder Financiën

Minimaal twee

Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole (voor bespreking in de auditcommissie).

Gemeentesecretaris /Concerncontroller (evaluatie)

Jaarlijks

Evaluatiegesprek na afronding van de controle over het gehele jaar, inclusief leerpunten en verbeterkansen in het proces.

De auditcommissie ontvangt jaarlijks hiervan jaarlijks een mondelinge terugkoppeling bij de vergadering van de auditcommissie.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:

Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Controleplan accountant

Voorafgaand aan de interim-controle (2025)

Toelichting op de opzet van de jaarrekeningcontrole: aanpak, aandachtsgebieden, voorgestelde planning, risicoanalyse en rapporteringstoleranties.

Auditcommissie (in afschrift aan College)

Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interim-controle

Na afronding van de interim-controle. (December 2025)

Risico’s, aandachtspunten en verbeteringen in processen en interne beheersing. Ook de voortgang rechtmatigheidsoordeel wordt beoordeeld.

College (in afschrift aan Audit Cie)

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

(Juni 2025)

Beoordeling van de inrichting van het financieel beheer en de organisatie. Inzicht in resterende fouten, onzekerheden en verbeterpunten. Dit vormt de onderbouwing voor het oordeel van de raad bij de vaststelling van de jaarrekening.

Raad

(Afschrift aan het College)

Accountantsverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening. (Juni 2025)

Het oordeel van de accountant over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad

Evaluatiegesprek accountant

Na afronding van de controle (juni/juli 2025)

Terugblik op de samenwerking en het controleproces. Bespreking van leerpunten en aandacht voor eventuele verbeteringen richting komende controlejaren.

Team Intern Advies / Concerncontroller

Inventarisatie van wet- en regelgeving ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole bij de jaarrekening 2025. Dit normenkader bevat zowel externe als interne regelgeving die relevant is voor de financiële beheershandelingen van de gemeente Baarn. Inkoopbeleid van de gemeente Baarn is geen onderdeel van het normkader voor de controle van de jaarrekening. De laatste gewijzigde begroting is het referentiekader voor de controle van de jaarrekening.

Cat. IV3

Beleidsveld

Omschrijving

Externe regelgeving

Interne regelgeving

LASTEN

0.1

Algemeen juridsisch kader

Toezicht op rechtmatigheid, proces verantwoording, interne beheersing

Gemeentewet art. 212 en 213a; BBV; Regeling rechtmatigheidsverantwoording decentrale overheden (RRDO)

Financiële verordening gemeente Baarn; Controleverordening gemeente Baarn

1.1

Salarissen en sociale lasten

Salarissen, sociale lasten.

Cao gemeenten;

Rechtspositiebesluit wethouders;

Fiscale wetgeving;

Sociale verzekeringswetten;

WOPT/WNT.

UWO + aanpassingen.

2.1

Belastingen

Onroerende zaakbelasting:

Eigenaren woning;

Eigenaren niet-woning;

Gebruikers niet-woning.

Gemeentewet;

Wet OZB;

Uitvoeringsbesluit Wet waardering onroerende zaken;

Besluit gegevensverstrekking Wet waardering onroerende zaken;

Uitvoeringsbesluit instructie waardebepaling Wet waardering onroerende zaken.

Verordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelasting.

3.1

Grond

Grondexploitatie:

Planschadevergoeding

Wet op de Ruimtelijke ordening.

BBV; Bouw- en exploitatieverordening;

Nota Grondbeleid;

Procedure planschadevergoeding.

3.2

Duurzame goederen

Inkoop en aanbestedingen.

Europese aanbestedingsrichtlijnen;

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn;

3.3

Pachten

Pacht (eeuwigdurende afkoop)

Wet op de Ruimtelijke ordening;

Procedure planschadevergoeding.

3.4.1

Sociale uitkeringen in natura

Sociale uitkeringen Participatie

Re-integratie;

SW zittend bestand.

Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (IOAW);

Participatiewet;

SiSa Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ);

Beluit bijstandsverlening zelfstandigen (Bbz 2004, incl de afwijking van 2022 ivm corona).

Handhavingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ;

Verordening tegenprestatie Participatiewet,

IOAW en IOAZ gemeente Baarn;

Verordening individuele inkomenstoeslag;

Beleidsregels terugvordering WWB, IOAW, IOAZ;

Beleidsregels verhaal WWB;

Beleid van het recht op en de vorm van bijzondere bijstand.

Cat.

Beleidsveld

Omschrijving

Externe regelgeving

Interne regelgeving

3.5.1

Ingeleend personeel

Inhuur derden.

BTW/BCF;

Wet markt en Overheid.

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn;

Nota Investeren, waarderen en afschrijven;

Verordening leerlingenvervoer gemeente Baarn.

3.8

Overige goederen en diensten

Aankoop goederen en diensten.

BTW/BCF;

Wet markt en Overheid.

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn;

Inkoop- en aanbestedingsbeleid;

Nota Investeren, waarderen en afschrijven;

Verordening leerlingenvervoer gemeente Baarn.

4.1.1

Sociale uitkeringen in geld

Sociale uitkeringen Participatie

Re-integratie;

SW zittend bestand.

Wet werk en bijstand;

Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (IOAW);

Participatiewet;

SiSa

Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ);

Beluit bijstandsverlening zelfstandigen.

Handhavingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ;

Beleidsregels bestuurlijke boete WWB IOAW, IOAZ

van de gemeente Baarn; Re-integratieverordening WWB

Maatregelenverordening WWB;

Verordening individuele inkomenstoeslag;

Beleidsregels terugvordering WWB, IOAW, IOAZ;

Beleidsregels verhaal WWB;

Beleid van het recht op en de vorm van bijzondere bijstand.

4.2

Subsidies

SiSa: onderwijs

achterstandenbeleid.

Verantwoordingslijst;

SiSa-bijlage;

Invulwijzer SiSa;

Nota procedure aanlevering SiSa

verantwoordingsinformatie;

Nota verwachtingen accountantscontrole.

Algemene subsidieverordening gemeente

Baarn.

4.3.1

Inkomensoverdrachten - Rijk

Inkomensoverdrachten vanuit Rijk

Gemeentewet; Financiële verhoudingswet

n.v.t.

4.3.2

Inkomensoverdrachten - gemeenten

Inkomensoverdrachten tussen gemeenten

Gemeentewet

n.v.t.

4.3.3

Inkomensoverdrachten - gemeenschappelijke regelingen

Verbonden partijen:

RWA/Amfors; BBS; RUD; RID; RMN; VRU; GGDrU; Oud archief.

Gemeentewet;

Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR).

Verordening verbonden partijen.

4.3.4

Inkomensoverdrachten - provincies

Bijdragen of subsidies provincie

Provinciewet

n.v.t.

4.3.5

Inkomensoverdrachten – waterschappen

Bijdragen waterschappen

Waterschapswet

n.v.t.