Subsidieregeling evenementen (gemeente Assen)

Hoofdstuk I

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Dit hoofdstuk verstaat onder:

a) Asv: de Algemene subsidieverordening gemeente Assen 2010.

b) Evenement: het begrip evenement zoals gedefinieerd in artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Assen;

c) Adviescommissie: de door het college ingestelde Adviescommissie Evenementen Assen.

Hoofdstuk II

Artikel 2. Instelling adviescommissie

Het college stelt de Adviescommissie Evenementen Assen (hierna te noemen: adviescommissie) in.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden adviescommissie

1De adviescommissie heeft als taak het uitbrengen van een gemotiveerd advies over de subsidieaanvragen voor evenementen in Assen op basis de doelstellingen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid en de in de evenementenregeling opgenomen algemene subsidiecriteria.

2Het college kan de adviescommissie ook vragen om over andere onderdelen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid advies uit te brengen.

3De leden van de adviescommissie worden door het college benoemd. Samenstelling en werkwijze van de adviescommissie worden nader geregeld bij huishoudelijk reglement.

Hoofdstuk III

Artikel 4. Doelstelling

Voor subsidie komen in aanmerking evenementen die naar het oordeel van de adviescommissie passen binnen de doelstellingen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid.

Artikel 5. Subsidiecriteria

a) Indien een aanvraag binnen de doelstellingen als bedoeld in artikel 4 past, wordt de aanvraag door de adviescommissie vervolgens beoordeeld aan de hand van de volgende algemene criteria:

1publieksbereik;

2samenwerking;

3de mate waarin het evenement bijdraagt aan de versterking van het culturele, sportieve dan wel toeristische imago van Assen;

4de mate waarin het evenement bijdraagt aan de profilering van Assen als een levendige en aantrekkelijke stad;

5de mate waarin het evenement bijdraagt aan de toeristische aantrekkingskracht van Assen.

6de mate waarin het evenement bijdraagt aan het genereren van bestedingen in de stad (economische spin-off);

7de wijze waarop het evenement qua aard, tijdstip en kwaliteitsniveau binnen de evenementenkalender van Assen past.

b) In aanvulling op de onder lid a genoemde algemene criteria wordt een cultureel evenement door de adviescommissie eveneens beoordeeld aan de hand van de navolgende criteria:

1de artistieke kwaliteit van het evenement;

2de mate waarin actieve participatie van bewoners van Assen een wezenlijk onderdeel van het evenement is;

3de mate waarin het evenement een bijzondere aanvulling op het cultuuraanbod in Assen vormt.

c) In aanvulling op de onder lid a genoemde algemene criteria wordt een sportevenement door de adviescommissie eveneens beoordeeld aan de hand van de navolgende criteria:

1de mate waarin actieve participatie van bewoners van Assen een wezenlijk onderdeel van het evenement is;

2de mate waarin het evenement een bijzondere aanvulling op het sportaanbod in Assen vormt.

Artikel 6. Procedurebepalingen

1De aanvraag bevat in elk geval een activiteitenplan, een gedetailleerde, sluitende begroting en als het een eerste aanvraag betreft of er sprake is van een wijziging in de gegevens van de aanvrager: een kopie uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, een kopie van de statuten en een kopie bankafschrift.

2Het activiteitenplan omvat tenminste:

a.de datum en de aard van het evenement;

b.een omschrijving van (de programmering van) het evenement;

c.een gemotiveerde inschatting van het aantal te verwachten bezoekers of deelnemers;

d.de wijze van promotie;

e.een gemotiveerde beschrijving van de wijze waarop wordt voldaan aan de criteria als genoemd in deze subsidieregeling;

3De subsidieaanvraag, inclusief bijbehorende stukken, moet minimaal 13 weken voor de start van het project worden ingediend. Het college kan van deze termijn afwijken.

Artikel 7. Berekening van de subsidie

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de realistisch begrote kosten van het evenement, met een maximum van € 15.000,-. Minimaal 70% van de begrote kosten moet afkomstig zijn uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie. Het college kan gemotiveerd afwijken van het bepaalde in dit artikel.

Artikel 8. Subsidieplafond

1Het bedrag van het jaarlijkse subsidieplafond wordt in evenredige delen verdeeld over 3 perioden te weten januari tot en met april, mei tot en met augustus en september tot en met december. Deze perioden hebben betrekking op het moment van aanvragen, niet op het moment waarop het betreffende evenement plaatsvindt.

2Er worden conform bovengenoemde periodes drie sluitingsdata voor het indienen van aanvragen gehanteerd: 1 januari, 1 mei, 1 september.

Artikel 9. Subsidieverlening

1De adviescommissie brengt, met inachtneming van het in artikel 4 en 5 bepaalde, binnen 4 weken na het verstrijken van een sluitingsdatum advies over de aanvragen uit aan het college.

2Het college beslist op de aanvraag tot subsidieverlening nadat de adviescommissie daaromtrent een advies heeft uitgebracht, doch uiterlijk binnen 8 weken na het verstrijken van een sluitingsdatum.

3Indien het totaalbedrag van positief beoordeelde subsidieaanvragen in een periode het beschikbare bedrag overtreft, wordt er naar rato toegekend.

4Indien het totaalbedrag van positief beoordeelde subsidieaanvragen in een periode lager is dan het beschikbare bedrag schuift het ongebruikte deel van het subsidieplafond door naar de volgende periode.

5Het college kan de beslissing op een aanvraag met maximaal 4 weken verdagen.

Artikel 10. Weigeringsgronden

Onverminderd het bepaalde in de artikelen van de Asv wordt de subsidie in ieder geval geweigerd indien:

1het evenement niet in de gemeente Assen plaatsvindt.

2de aanvraag niet voldoet aan het bepaalde in deze regeling;

3het evenement in absolute zin als onvoldoende worden beoordeeld op basis van de voor de betreffende aanvraag geldende beoordelingscriteria;

4de kosten van de activiteiten niet in redelijke verhouding staan tot het aantal te bereiken personen;

5een benodigde vergunning voor het evenement wordt geweigerd;

6het te subsidiëren evenement in de plaats, datum en tijdstip concurrerend is geprogrammeerd met één of meer andere evenementen;

7de aanvrager niet kan aantonen over voldoende organisatiekracht en inhoudelijke kwaliteit te beschikken;

8het evenement in grote mate een partijpolitiek, godsdienstig of levensbeschouwelijk karakter heeft;

9de aanvrager geen bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon zonder winstoogmerk is;

10de aanvrager ook zonder subsidieverstrekking kan beschikken over voldoende financiële middelen om de kosten van het evenement te dekken;

11voor de activiteiten die in het kader van het evenement worden uitgevoerd reeds anderszins door het college subsidie is verleend.

Artikel 11. Verantwoording

1Subsidiebedragen met een maximum van € 5.000 worden bij verlening geacht tegelijkertijd te zijn vastgesteld.

2Voor subsidiebedragen met een maximum van € 5.000, - geldt dat de subsidieontvanger binnen acht weken na afloop van de activiteit een kort financieel en inhoudelijk verslag indient.

3Subsidiebedragen hoger dan € 5.000 worden achteraf vastgesteld.

Binnen 13 weken na afloop van de activiteit waarvoor subsidie is verleend dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het college. Bij een aanvraag om vaststelling van de subsidie toont de aanvrager aan dat de activiteiten plaatsvonden en dat aan verplichtingen, die de gemeente aan de subsidie verbond is voldaan door toezending overlegging van een financieel en inhoudelijk verslag overeenkomstig de indeling van de aanvraag. Het college stelt de eenmalige subsidie vervolgens binnen 8 weken vast.

4.Wijzingen in inhoud en opzet van het evenement, alsmede wijzigingen in begroting moeten direct worden gemeld aan de gemeente.

Subsidieregeling evenementen