Verordening op de auditcommissie 2025 (gemeente Arnhem)

Aanhef

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM;

gelezen het voorstel van Auditcommissie van 14 oktober 2024, nummer: 4373162;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

Vast te stellen de

VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE 2025

Artikel 1 De commissie

Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie.

Artikel 2 Taken auditcommissie

1De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid en het kunnen vervullen van zijn controlerende rol

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

b.het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid van de Controleverordening;

c.het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de controle door de externe accountant;

d.tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant;

e.de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag;

f.de opbouw en kwaliteit van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (als financiële en controlerende sturingsinstrumenten voor de raad);

g.het monitoren van de door het college aangekondigde en uitgevoerde onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet;

h.de uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet);

i.het benoemen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c en 81d van de Gemeentewet;

3De auditcommissie fungeert als klankbordgroep voor de rekenkamer.

4Onder de taak in het derde lid wordt in ieder geval begrepen:

a.het voeren van overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen;

b.het voeren van een jaarlijks voortgangsgesprek met de rekenkamer;

c.het bespreken van het jaarlijkse onderzoeksprogramma van de rekenkamer.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

1De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven raadsleden of fractieleden, niet zijnde raadslid.

2De raad bevordert bij de samenstelling van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

3De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

4Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of fractielid, niet zijnde raadslid door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

6Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4 Voorzitter

De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie

1De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a.

3De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

4De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder i.

5De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

6Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Artikel 7 Vergaderingen

1De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De oproeping wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden toegezonden.

3Een vergadering vindt alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

4De vergaderingen van de auditcommissie worden in het openbaar gehouden, tenzij een onderwerp beslotenheid vereist.

5De deuren worden gesloten als ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden of de voorzitter dit nodig oordeelt. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden.

6In geval er sprake is van een besloten vergadering wordt de procedure gevolgd die hieromtrent is vastgelegd in het 'Protocol geheimhouding gemeente Arnhem 2023';

7De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie;

8De verslagen van de auditcommissie zijn openbaar.

Verordening op de auditcommissie 2025