Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem houdende regels omtrent werkkostenregeling Aanwijzingsbesluit Werkkostenregeling

iPads en het noodzakelijkheidscriterium

Per 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Deze hoeven dan niet onder de werkkostenregeling te vallen.

Dit is het geval als:

· De voorziening naar het redelijke oordeel van de gemeente Arnhem voor de medewerker noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;

· De voorziening door de gemeente Arnhem wordt betaald en deze de kosten niet doorberekent aan de werknemer;

· De werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan de gemeente Arnhem betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als de werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan de gemeente Arnhem betaalt, moet de gemeente vanaf het moment dat de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. De gemeente Arnhem mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover de gemeente nog vrije ruimte heeft.

Als de werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft de gemeente Arnhem dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Hij mag wel een eigen bijdrage vragen als hij de werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage kan dan van het nettoloon worden afgetrokken.

Bij de motivering is het gebruik van de iPad in drie categorieën verdeeld.

1Er zijn iPads die specifiek voor een aantal doeleinden worden gebruikt. Deze zijn niet op naam van een persoon gesteld. Ook worden ze na diensttijd weer in een afgesloten ruimte bewaard. Daarnaast vallen onder deze categorie iPads die voor (tijdelijke) uitleen bedoeld zijn.

2iPads die op naam zijn gesteld op grond van een functie.

3iPads die op naam zijn gesteld op grond van medische overwegingen.

Voor de werkkostenregeling zijn alleen de laatste twee categorieën van belang.

iPads die op naam zijn gesteld op grond van specifieke functies

In onderstaand schema staan de functies vermeld van de bestuurders / medewerkers die een iPad verstrekt krijgen door de gemeente Arnhem.

Functie / motivatie

Lokale bestuurder (Burgemeester en Wethouders)

· digitaal voorbereiden van (college)vergaderingen door toegang tot vergaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo's en rapporten;

· lezen en beantwoorden van e-mail tijdens reizen.

Clustermanager

· digitaal voorbereiden van (MT en Cluster) vergaderingen door toegang tot vergaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo's en rapporten;

· raadplegen van stukken uit andere overleggen;

· lezen en beantwoorden van e-mail.

Programmamanager

· digitaal voorbereiden van (MT en Cluster) vergaderingen door toegang tot vergaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo's en rapporten;

· raadplegen van stukken uit andere overleggen;

· (gezamenlijk) werken aan documenten door middel van een cloudomgeving met andere programmamanagers onafhankelijk van onze vaste gemeentelijke werkplekken (office 365);

· lezen en beantwoorden van e-mail tijdens reizen.

Directeur

· digitaal voorbereiden van (MT en Cluster) vergaderingen door toegang tot vergaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo's en rapporten;

· raadplegen van stukken uit andere overleggen;

· lezen en beantwoorden van e-mail.

Personal Assistent

· digitaal voorbereiden van (MT en Cluster)vergaderingen door toegang tot vergaderstukken, interne memo's en rapporten;

· gereedzetten en controleren van vergaderstukken;

· verwerken van tekstwijzigingen tijdens en na de vergadering.

Bestuursadviseur (Werk Inkomen Economie en Cultuur)

· digitaal voorbereiden van gesprekken bij bedrijven door toegang tot interne memo's en rapporten;

· raadplegen van stukken tijden het overleg;

· lezen en beantwoorden van e-mail tijdens reizen.

Functioneel beheerder (van de werkplek)

·kennis opdoen en ervaring houden met het gebruik van iPads om zo gebruikers te kunnen helpen bij hun functionele vragen en deze eventueel te kunnen door vertalen naar technische implementatie.

Griffier / raadsadviseur / medewerker griffie

· digitaal voorbereiden van (Raads)vergaderingen door toegang tot vergaderstukken, interne memo's en rapporten;

· gereedzetten en controleren van vergaderstukken;

· verwerken van tekstwijzigingen, moties en amendementen tijdens en na de raadsvergadering.

Technisch beheerder

· kennis opdoen en ervaring houden met het gebruik van iPads om deze technisch te kunnen ondersteunen;

· nieuwe functionaliteiten kunnen testen en introduceren.

Strateeg / CIO / Concerncontroler

· digitaal voorbereiden van (MT en Cluster) vergaderingen door toegang tot vergaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo's en rapporten;

· raadplegen van stukken uit andere overleggen;

· (gezamenlijk) werken aan documenten door middel van een cloudomgeving met programmamanagers onafhankelijk van onze gemeentelijke vaste werkplekken (office 365);

· lezen en beantwoorden van e-mail tijdens reizen.

Adviseur / manager veiligheid

· digitaal voorbereiden van veel externe vergaderingen door toegang tot vergaderstukken, interne memo's en rapporten. Het gaat hier vaak om dossiers met risicovolle stukken;

· verwerken van tekstwijzigingen en besluiten tijdens en na de vergadering;

· lezen en beantwoorden van e-mail.

Vastgoedmanager

· digitaal voorbereiden van gesprekken bij gebruikers / kopers / verkopers door toegang tot interne memo's en rapporten;

· raadplegen van stukken, contracten afspraken tijden het overleg;

· lezen en beantwoorden van e-mail tijdens reizen.