Verordening op het auditcomité gemeente Apeldoorn

Artikel 1 De commissie

Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd het auditcomité.

Artikel 2 Taken auditcomité

1Het auditcomité is belast met advisering aan en overleg namens de raad over de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid en het kunnen vervullen van zijn controlerende rol.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

b.het vaststellen van het jaarlijkse controleplan

c.het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de controle door de externe accountant;

d.tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant;

e.de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag;

f.de opbouw en kwaliteit van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (als financiële, controlerende en sturingsinstrumenten voor de raad);

g.het monitoren van de door het college aangekondigde en uitgevoerde onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet;

h.de uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet).

Artikel 3 Samenstelling auditcomité

1Het auditcomité bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste negen raadsleden of fractievertegenwoordigers.

2De raad bevordert bij de samenstelling van het auditcomité een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

3De (tussentijdse) benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad.

4Het lidmaatschap van het auditcomité vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of fractievertegenwoordigers door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5Als het vierde lid zich voordoet, wordt in de tussentijds in het auditcomité opengevallen plaats(en), zo spoedig mogelijk voorzien.

6Leden van het auditcomité worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4 Voorzitter

Het auditcomité wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van het auditcomité wordt verzorgd door de griffier of een daartoe aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6 Bevoegdheden auditcomité

1Het auditcomité is bevoegd over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen inclusief een advies over door de raad te nemen besluiten uit te brengen.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is het auditcomité bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de Rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a.

3Het auditcomité kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

4Het auditcomité is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a.

5Het auditcomité is bevoegd om leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

6Indien het auditcomité ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Artikel 7 Vergaderingen

1Het auditcomité vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De oproeping, de agenda en bijbehorende relevante stukken worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd en in het RIS geplaatst.

3Een vergadering vindt alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

4De vergaderingen van het auditcomité worden in het openbaar gehouden, tenzij een onderwerp beslotenheid vereist.

5De deuren worden gesloten als ten minste twee van de aanwezige leden of de voorzitter ,dit nodig oordeelt. Vervolgens besluit het auditcomité of met gesloten deuren vergaderd zal worden.

6De secretaris draagt zorg voor een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering.

7Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie vastgesteld.

8De verslagen van het auditcomité zijn openbaar.

9In geval er sprake is van een besloten vergadering wordt in afwijking van de leden 6, 7 en 8 de procedure gevolgd die hieromtrent is vastgelegd in het 'Protocol geheimhouding gemeente Apeldoorn'.

Artikel 8 Advisering raad

1In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft het auditcomité naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter of een lid van het auditcomité een toelichting in een vergadering van de Politieke Markt Apeldoorn of raadsvergadering.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op het auditcomité gemeente Apeldoorn”.