REISREGELING BUITENLAND 2007

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.gemeente: de gemeente Apeldoorn;

b.raad: de gemeenteraad;

c.college: het college van burgemeester en wethouders;

d.presidium: het presidium van de raad;

e.ambtenaar: een ambtenaar in dienst van de gemeente.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1Reizen naar het buitenland van leden van de raad in het belang van de gemeente behoeven de toestemming van het presidium en worden gemeld aan het college.

2Reizen naar het buitenland van leden van het college in het belang van de gemeente behoeven de toestemming van het college en worden gemeld aan het presidium.

3Reizen naar het buitenland van ambtenaren in het belang van de gemeente behoeven de instemming van de betrokken directeur en de toestemming van het college.

4Deze reisregeling bepaalt de vergoedingen van kosten in verband met buitenlandse reizen.

5De in deze regeling opgenomen bepalingen sluiten aan bij en/of zijn aanvullend op de in de gemeente geldende gedragscodes bestuurlijke en ambtelijke integriteit, voor wat betreft de daarin opgenomen bepalingen ten aanzien van reizen naar het buitenland.

6Met betrekking tot vliegreizen is het “Trees for Travel” programma van toepassing, wat inhoudt dat de uitstoot van CO2 wordt gecompenseerd door bosaanplant.

Artikel 3 Uitgangspunten

1Voor de vergoeding van kosten bij buitenlandse reizen hanteert de gemeente Apeldoorn de op de aanvangsdatum van de reis geldende Daily Subsistance Allowance (DSA)

1De DSA is een lijst waarin landen (en steden) zijn opgenomen met bijbehorende dagelijkse forfaitaire vergoedingen. De vergoeding voor hotelovernachtingen (roomrate) wordt aangegeven in een percentage van de dagelijkse forfaitaire vergoeding. De resterende dagelijkse forfaitaire vergoeding geldt als maximum.

van de VNG. Over het toepassen van de DSA en andere te maken kosten waarin de DSA niet voorziet dient - overeenkomstig artikel 2, leden 1, 2 en 3 - toe- en instemming te worden gevraagd.

2De dekking van alle voor rekening van de gemeente komende kosten dient vooraf te worden aangegeven.

3De vergoeding voor de hotelovernachtingen (roomrate) binnen de DSA geldt als richtlijn. Hiervoor dienen toereikende bewijsstukken te worden overlegd. De resterende forfaitaire vergoeding is het maximum. Hierover hoeven geen bewijsstukken te worden overgelegd.

4Zij die in het kader van deze regeling een buitenlandse reis maken dienen in het buitenland gebruik te maken van de eigen creditcard, traveller cheques of contant geld.

Artikel 4 Reiskosten

1Reiskosten worden vergoed op basis van openbaar vervoer, per boot en per vliegtuig. Vooraf wordt met de directeur/college /presidium overlegd over keuze en klasse.

2Indien nodig kan gebruik worden gemaakt van een gehuurd vervoermiddel of een taxi. Zo mogelijk wordt vooraf overleg gevoerd of de hiermee gemoeide kosten voor vergoeding in aanmerking komen.

Artikel 5 Overige kosten

1Kosten voor het verkrijgen van een visum, zakelijk internationaal fax-, email- of telefoonverkeer worden vergoed.

2De kosten van noodzakelijke vaccinaties worden vergoed , voor zover deze kosten niet reeds op andere wijze worden vergoed.

Artikel 6 Verzekeringen

Zij die in het kader van deze regeling een buitenlandse reis maken, regelen zelf dat zij verzekerd op een buitenlandse reis gaan en dienen daartoe vooraf verplicht contact op te nemen met de gemeentelijke contactpersoon verzekeringen, onder overlegging van een goedgekeurde aanvraag. De kosten komen voor rekening van de gemeente Apeldoorn.

Artikel 7 Voorschot en declaratie

1Voorschotten kunnen worden verstrekt op basis van de DSA-regeling.

2Bij het niet overleggen van een kostenoverzicht met toereikende bewijsstukken binnen één maand na terugkomst van een buitenlandse reis vervalt de aanspraak op vergoeding en wordt een verstrekt voorschot teruggevorderd.

Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Reisregeling buitenland’ en treedt in werking op de dag na de vaststelling.