Besluit van het college van burgemeester en wethouders 1 november 2022 tot vaststelling van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam (Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Amsterdam 2022)

Artikel 1: verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden en de vervanging bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester en de andere leden van het college.

2De regeling inzake de verdeling en vervanging en eventuele wijzigingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad toegezonden en bekendgemaakt.

3Een lid van het college dat verhinderd is activiteiten uit te oefenen, stelt de secretaris daar zo spoedig mogelijk van op de hoogte.

Artikel 2: dag van de vergadering

1Het college vergadert iedere dinsdag, voor zover deze dag geen feestdag is.

2De vergadering kan fysiek, digitaal of hybride plaatsvinden. De secretaris informeert het college vooraf op welke wijze er wordt vergaderd.

3Het college kan besluiten dat een vergadering geen doorgang vindt.

4In bijzondere gevallen kan op verzoek van één van de leden een extra vergadering plaatsvinden. De secretaris zorgt dat de leden uiterlijk 24 uur van tevoren digitaal of op een andere geschikte wijze voor deze vergadering worden opgeroepen, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen.

Artikel 3: agenda

1De stukken die voor het college worden geagendeerd worden uiterlijk op woensdag om 10.00 uur bij de secretaris aangeleverd.

2Op verzoek van één van de leden van het college kunnen stukken die niet tijdig kunnen worden geagendeerd, maar waarover de beraadslaging vanwege de spoedeisendheid niet kan worden uitgesteld, uiterlijk op vrijdag om 12.00 uur of bij hoge uitzondering uiterlijk op de volgende maandag om 12.00 uur bij de secretaris worden aangeleverd.

3De secretaris zorgt ervoor dat de stukken op de dag van de aanlevering uiterlijk om 17.00 uur voor de leden van het college beschikbaar zijn.

4De stukken die bij de secretaris worden aangeleverd worden voorzien van een finaal advies. De secretaris bepaalt bij welke directies van Bestuur en Organisatie advies moet worden ingewonnen en in welke gevallen deze adviezen moeten worden ingewonnen. Het finaal advies wordt uiterlijk op donderdag om 11.00 uur bij de secretaris aangeleverd.

5De secretaris stelt een voorlopige agenda vast.

6Het college zendt de agenda aan de raad en maakt deze openbaar.

7Het college stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

8Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 2, tweede lid, wordt naar bevind van zaken gehandeld.

Artikel 4: ambtelijke ondersteuning

1De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en zorgt voor al hetgeen nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2De secretaris kan vanuit de verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie voorstellen ter besluitvorming aan het college voorleggen.

3De secretaris wordt bij verhindering vervangen door een door het college benoemde vervanger.

4De secretaris is verantwoordelijk voor de besluitenlijst en het verslag van de vergaderingen van het college. Een door de secretaris aangewezen ambtenaar wordt met het opstellen van de besluitenlijst en het verslag belast.

5Bij de vergaderingen van het college is een ambtenaar van communicatie aanwezig die, met inachtneming van de aanwijzingen van het college en voor zover het college dat wenselijk acht, de publiciteit rond de door het college genomen besluiten verzorgt.

Artikel 5: beslotenheid vergaderingen en deelname derden

1De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden.

2Het college kan besluiten een bestuurder, ambtenaar of externe deskundige voor een vergadering uit te nodigen om een agendapunt toe te lichten of een mening daarover te geven.

De secretaris draagt zorgt voor de uitnodiging van die derde.

3De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.

Artikel 6: quorum

1In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten als ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

2Als een kwartier na aanvang van de vergadering minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is, belegt de burgemeester een nieuwe vergadering. Het eerste lid is op die vergadering niet van toepassing.

3De leden van het college worden voor de nieuwe vergadering digitaal of op een andere geschikte wijze opgeroepen. Van deze oproep kan worden afgezien als het lid van het college aan de secretaris heeft laten weten verhinderd te zijn.

4Het college kan tijdens de nieuwe vergadering alleen over aangelegenheden beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is en die ermee instemmen dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 7: stemmingen

1Als geen van de leden een stemming over een onderwerp nodig acht of hierom verzoekt, is het voorstel aangenomen.

2Als één van de leden om een stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan schriftelijk worden gestemd.

3Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

4Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen bij de eerste stemming over meer dan twee personen zijn verdeeld, vindt eerst een tussenstemming plaats. Als de stemmen bij de tussenstemming of de tweede stemming staken, of de eerste stemming beperkt zich tot één persoon, beslist het lot.

Artikel 8: besluitenlijst

1Van de vergaderingen van het college wordt een besluitenlijst opgesteld. Daarop wordt per agendapunt het besluit van het college weergegeven.

2Een besluit kan als volgt luiden:

a.Goedgekeurd en vastgesteld, eventueel met inachtneming van wijzigingen: met dit besluit wordt de besluitenlijst goedgekeurd en vastgesteld.

b.Voor kennisgeving aangenomen: het college heeft kennisgenomen van het agendapunt; er volgt geen besluit.

c.Conform besloten: het college besluit conform het voorstel; er worden geen wijzigingen aangebracht en over het voorstel wordt, indien er geen geheimhouding is opgelegd, gecommuniceerd.

d.Conform besloten, voorts wordt de portefeuillehouder gemachtigd tot het maken van tekstuele wijzigingen: het college besluit conform het voorstel en de portefeuillehouder wordt gemachtigd om tekstuele wijzigingen door te voeren en de afwikkeling hiervan voor hun rekening te nemen.

e.Conform besloten, voorts wordt de portefeuillehouder gemachtigd tot het bepalen van het moment van communicatie: het college besluit conform het voorstel; er worden geen wijzigingen meer aangebracht en over het voorstel vindt pas communicatie plaats na goedkeuring van de portefeuillehouder.

f.Teruggenomen: de voordracht wordt teruggenomen door de portefeuillehouder. Er wordt geen besluit genomen. De voordracht kan in een nieuwe vergadering opnieuw en eventueel gewijzigd geagendeerd worden.

g.Niet akkoord: het college besluit niet akkoord te gaan met de voordracht. Deze uitslag wordt gebruikt als het college expliciet wil maken dat het niet akkoord gaat met een voorstel. Het voorstel wordt niet aangepast en (tenzij anders besloten) wordt er wel over gecommuniceerd.

3De openbare besluitenlijst wordt door het college aan de raad toegezonden en openbaar gemaakt.

Artikel 9: verslaglegging

1Van de vergaderingen van het college wordt een verslag gemaakt. Dit bevat in elk geval:

a.de namen van de aanwezige leden;

b.de namen van de verhinderde leden;

c.de tijd die de vergadering in beslag heeft genomen;

d.een korte weergave van de uitkomst van de discussie;

e.een formulering van de door het college genomen besluit en de gemaakte afspraken;

f.een vermelding van de leden van het college die om aantekening hebben verzocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit.

g.een vermelding van de leden van het college die om aantekening hebben verzocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit en dat zij het afwijkende standpunt naar buiten kunnen brengen als hier naar gevraagd wordt.

2Op verzoek van één van de leden van het college kan aan het verslag daarnaast de stemverhoudingen bij een stemming worden toegevoegd.

3Het verslag is alleen bestemd voor de leden van het college en de functionarissen die volgens het verslag een afschrift ontvangen. Dit verslag wordt niet verder verspreid.

4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 10: slotbepalingen

1Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde college van burgemeester en wethouders van Amsterdam 2022’.

2Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

3Het Reglement van orde college Amsterdam dat is vastgesteld op 11 juli 2017 wordt ingetrokken.