Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van het Privacybeleid

Aanleiding

Digitalisering en privacy, inmiddels kunnen we geen krant of digitale nieuwsbron meer raadplegen zonder deze begrippen tegen te komen. We zitten midden in de digitale revolutie. Deze revolutie heeft ingrijpende gevolgen voor onze maatschappij. Technologische ontwikkelingen zorgen voor nieuwe kansen, bijvoorbeeld in de zorg, veiligheid en in het openbaar vervoer. Maar naast kansen, brengen de ontwikkelingen ook uitdagingen met zich mee. Inwoners hebben andere verwachtingen van onze dienstverlening en de wijze waarop we met hen communiceren. Hierdoor worden er hogere eisen aan onze organisatie gesteld op het gebied van het gebruik, de opslag en uitwisseling van (persoons)gegevens.

Snelheid, Bereikbaarheid en Samenhang

De AA-organisatie (te weten gemeente Amstelveen en Aalsmeer) bevindt zich in een snel veranderende omgeving. Gemeenten krijgen nieuwe taken, meer en andere samenwerkingspartners, de digitalisering zet zich voort en de rol van de gemeente in de lokale samenleving is in beweging. De AA-organisatie ziet dat de verwachtingen bij inwoners, ondernemers en andere betrokkenen, in de kern, op drie fronten aan het schuiven zijn en wil daarom de dienstverlening Sneller, meer Bereikbaar en in Samenhang aanbieden. Wij doen er alles aan om in deze behoefte te voorzien met het grootste respect voor de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

1In de hele Europese Unie geldt vanaf mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens. Door de komst van de AVG geldt er nog maar één privacywet in de hele Europese Unie in plaats van 28 verschillende nationale wetten.

Snelheid: De behoefte van de betrokkene om wanneer het hem schikt snel zaken met de gemeente te kunnen regelen. De factor tijd brengt met zich mee dat men steeds meer gewend is om snel bediend te worden. Deze snelheid mag u ook van ons verwachten binnen de taken waarin dat mogelijk is.

Bereikbaarheid: De tweede ontwikkeling gaat over de manier waarop u bij ons terecht kunt. Het 24/7 kunnen indienen van aanvragen via webformulieren is hiervan een voorbeeld. Van het aanvragen van een paspoort of vergunning tot het melden van een kapotte lantaarnpaal. De AA-organisatie blijft werken aan een veiliger, toegankelijker en uitgebreidere digitale dienstverlening.

Samenhang: De maatschappij wordt steeds complexer en ons werk dus ook. Het komt steeds vaker voor dat een opgave, een dossier of een vraag het werkterrein van meerdere afdelingen raakt. Betrokkenen verwachten van ons onveranderd (en misschien wel steeds meer) dat ze samenhang zien in het antwoord waarmee we komen.

Digitale ambitie

Om deze veranderende verwachtingen voor alle betrokkenen waar te maken heeft de AA-organisatie een digitale ambitie. Deze ambitie is gegoten in het project digitale transformatie welke voor de periode 2019 – 2022 is opgesteld. De digitale ambitie ziet toe op een verbeterde dienstverlening, het zo efficiënt mogelijk werken en het voldoen aan wet- en regelgeving. Zo ook aan de AVG. Er worden hierdoor ook hogere eisen aan onze organisatie gesteld op het gebied van het gebruik, de opslag en uitwisseling (hierna: de verwerking) van de (persoons) gegevens van o.a. onze inwoners.

Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat de AA-organisatie privacy respecteert en zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. Dit privacybeleid laat zien op welke manier dit gebeurt. De bescherming van persoonsgegevens passen wij toe in onze dienstverlening en in de beleidskeuzes die wij mede maken conform dit privacybeleid. In onze afwegingen is wetgeving leidend, maar verliezen wij de menselijke maat en het belang van dienstverlening niet uit het oog.

“Uiteindelijk is het privacybeleid ook een hulpmiddel om mensen in bescherming te nemen, dus ter voorkoming dat een ander met jouw data doet wat hij wil. Dat is een belangrijk doel. Tegelijkertijd is veiligheid of zorg voor mensen die dat nodig hebben ook erg belangrijk”

Tjapko Poppens, burgemeester Amstelveen

Scope privacybeleid

In dit privacybeleid wordt op strategisch en tactisch niveau beschreven welke uitgangspunten gelden ten aanzien van privacy binnen de AA-organisatie. De naleving hiervan biedt, samen met het informatieveiligheidsbeleid, een adequaat beveiligingsniveau voor de persoonsgegevens van alle betrokkenen. De AA-organisatie geeft met dit beleid duidelijk richting aan hoe om moet worden gegaan met privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op onze gehele organisatie en op alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente waarin persoonsgegevens worden verwerkt.