Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Budgethoudersregeling gemeente Amstelveen 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.budget: de middelen die via de programmabegrotingen van Amstelveen en Aalsmeer of afzonderlijke besluitvorming door de gemeenteraad beschikbaar zijn gesteld op programma’s, taakvelden, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

b.budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen. Dit betreft de volgende functionarissen: teamleiders en medewerkers;

c.budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten. Dit betreft de volgende functionarissen: directieleden en afdelingshoofden;

d.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen;

e.financiële verplichting: iedere handeling die leidt tot het doen van een uitgave door de gemeente Amstelveen of Aalsmeer. Veelal vindt dit plaats in de vorm van inkoop van goederen, diensten of leveringen, het toekennen van een subsidie, toekennen van inkomensvoorzieningen, afdracht van rijksbelastingen of uitbetaling van salarissen;

f.hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen. Dit betreft de gemeentesecretaris/algemeen directeur AA;

g.medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Amstelveen op basis van een aanstelling als ambtenaar of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Amstelveen werkzaam is;

h.transactiebedrag: het bedrag in euro (exclusief btw) dat voortvloeit uit een financiële verplichting;

i.vierogen-principe: maatregel waarbij geldt dat voor het uitvoeren van een handeling minimaal twee medewerkers nodig zijn zodat zij elkaar kunnen controleren.

Artikel 2 Aanwijzing budgethouder en budgetbeheerder

1De gemeentesecretaris/algemeen directeur AA is hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder benoemt één of meer van de directieleden als vervanger.

2De algemeen directeur is bevoegd per budget een directielid of afdelingsmanager als budgethouder aan te wijzen.

3Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverant-woordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.

4De gemeentesecretaris/algemeen directeur AA kan, voor een door de directie ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of programmamanager aanwijzen als budgethouder. Tevens kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur AA een budgethouder benoemen van een krediet.

5Elke budgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder met inachtneming van de bepalingen genoemd in artikel 9.

6Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetbeheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling. In dit overzicht is minimaal opgenomen:

•de organisatie eenheid;

•de functie,

•welk maximaal transactiebedrag van toepassing is (zie artikelen 7 en 8);

•in geval van een budgetbeheerder: het maximum tekenbedrag voor specifiek te benoemen budgetten of kredieten.

7Het in artikel 2 lid 6 genoemde overzicht wordt actueel gehouden door de afdeling Financiën en aangepast op voordracht van de (hoofd)budgethouder.

8De functies van budgethouder en budgetbeheerder zijn niet verenigbaar met de functies die belast zijn met het applicatiebeheer van systemen waaruit betaalopdrachten kunnen worden opgemaakt.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder en budgetbeheerder

1De budgethouder en budgetbeheerder zijn verantwoordelijk voor:

a.Het realiseren van de prestaties en resultaten die behoren bij de toegewezen budgetten zowel qua lasten als qua baten;

b.een doeltreffende, doelmatige en rechtmatig besteding van het budget;

c.een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

d.het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

e.een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

f.het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen dat de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (prestatievaststelling);

g.het inrichten van een autorisatiestructuur voor facturen met inachtneming van een zichtbaar vierogen-principe.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder en budgetbeheerder

1De budgethouder en budgetbeheerder zijn bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

a.(meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder/budgetbeheerder heeft vastgesteld dat hiervoor binnen de vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

b.financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als daar in de toekomst geen of te weinig budget voor is opgenomen in de (meerjaren)begroting;

c.financiële verplichtingen worden niet aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

•rente en afschrijvingen;

•salarislasten;

•doorbelasting kostenplaatsen;

•stortingen in voorzieningen;

•stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

•stelposten en onvoorzien;

d.het aangaan van financiële verplichtingen dient te passen binnen de kaders van het mandaatbesluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

e.een budgethouder/budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt of enig ander belang heeft bij de opdrachtnemende organisatie.

Artikel 5 Budgetverschuivingen

1De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

a.in de lasten binnen één taakveld of in de baten binnen één taakveld;

b.binnen een krediet.

2Verschuivingen in de lasten tussen taakvelden binnen één programma of in de baten tussen taakvelden binnen één programma zijn alleen mogelijk met goedkeuring van het college;

3Ingeval van een budgetverschuiving geldt dat de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders

4Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is wordt in de eerstvolgende begroting als zodanig verwerkt.

5De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

a.kapitaallasten;

b.salarislasten;

c.doorbelasting kostenplaatsen;

d.stortingen in en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

e.stelposten en onvoorzien.

Artikel 6 Verantwoording

De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform hetgeen is vastgelegd in de ‘Financiële Verordening 2017’ met inachtneming van de bepaling uit lid 7 van de ‘Financiële Verordening 2017’ (de actieve informatieplicht).

Artikel 7 Maximaal toegestaan bedrag voor het accorderen van facturen en overige financiële verplichtingen

1Een budgethouder op het niveau van directielid kan een factuur akkoord voor betaling geven tot een niet nader gemaximeerd bedrag per transactie.

2Een budgethouder op het niveau van afdelingshoofd kan een factuur (en overige financiële verplichtingen) akkoord voor betaling geven tot een maximum transactiebedrag van 500.000 euro per transactie (exclusief btw), met uitzondering van het bepaalde in lid 6.

3Een budgetbeheerder op het niveau van teamleider of medewerker kan een factuur (en overige financiële verplichtingen) akkoord voor betaling geven tot een maximum transactiebedrag van 50.000 euro per transactie (exclusief btw).

4Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane goedkeuringsbedragen.

5Het maximum transactiebedrag dat door of uit hoofde van deze regeling is toegekend is bepalend voor de bevoegdheid die in het financieel systeem voor het goedkeuren van inkooporders wordt vastgelegd.

6Aanzuiveringen van de betaalrekeningen ten laste van de ‘rekening schatkistbankieren’ worden voor akkoord getekend door het afdelingshoofd Financiën.

Artikel 8 Afwijking van het maximaal toegestane transactiebedrag

1Op verzoek van een budgethouder kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur AA een hoger maximum transactiebedrag voor een budgethouder, genoemd onder artikel 7 lid 2, vaststellen.

2Op verzoek van een budgethouder kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur AA een hoger maximum transactiebedrag voor een onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder werkzame budgetbeheerder, genoemd onder artikel 7 lid 3, vaststellen.

3De hoofdbudgethouder kan de maximaal toegestane transactiebedragen voor afdelingshoofden en teammanagers en andere aangewezen budgetbeheerders neerwaarts bijstellen.

Artikel 9 Vervanging van budgethouders

1Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor budgethouders wordt uitgegaan van de volgende voorkeursvolgorde:

a.Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders als eerste keus;

b.Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder als tweede keus;

c.Verticale vervanging naar een lager hiërarchisch niveau als dat onvermijdelijk is. Met dien verstande dat dit niet naar een lager niveau dan teamleider kan plaatsvinden.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Budgethoudersregeling gemeente Amstelveen 2019’.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.