Verordening geheimhouding gemeenteraad Amersfoort

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

1In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

2De keuze voor geheimhouding dient altijd in openbaarheid te worden gemotiveerd.

Artikel 2:1 Geheim hanteren

1Informatie die wordt aangeboden aan de raad en commissies is openbaar óf geheim. De term 'vertrouwelijk' wordt niet gehanteerd.

2Informatie waarop geen geheimhouding is gelegd is openbaar.

Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

1Het college of de burgemeester delen enkel informatie onder geheimhouding als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.

2De raad of een commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.

3Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk en in de bestandsnaam vermeld.

4De informatie die geheim moet blijven wordt in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar kan zijn ook openbaar is. Indien de geheime informatie niet zelfstandig leesbaar en begrijpelijk is, wordt naast de geheime versie, een gelakte (publieks)versie aangeboden zodat de informatie die openbaar is, openbaar geplaatst kan worden. Wanneer een document (vrijwel) volledig geheime informatie bevat dan wel onleesbaar is wegens de vele gelakte informatie, volstaat het aanbieden van alleen het geheime document.

5Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de commissie of de raad overlegt, wordt daarbij vermeld:

a.motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid;

b.voorgestelde datum om geheimhouding op te heffen of te evalueren, met een beschrijving van de voorwaarde waaronder geheimhouding naar verwachting kan worden opgeheven;

Artikel 2:3 Inzage geheime informatie

1Geheime informatie blijft onder berusting van de griffier en de griffier verleent de leden van het betreffende orgaan inzage.

2Het presidium kan in afwijking van lid 1 besluiten dat geheime informatie wordt gepubliceerd in de beveiligde omgeving van de digitale vergaderapplicatie.

Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen

1Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over.

2Raads- en commissieleden mogen de inhoud van een geheim verslag van een besloten commissievergadering mondeling bespreken met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren.

3Raadsleden mogen de inhoud van een geheim verslag van een besloten raadsvergadering mondeling bespreken met andere raadsleden die niet aanwezig waren.

4De raad kan besluiten informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd tevens onder geheimhouding aan anderen te verstrekken.

5Het presidium kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd namens de raad onder geheimhouding verstrekken in de volgende gevallen:

a.ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een -op grond van 155a Gemeentewet- door de raad ingestelde onderzoekscommissie

b.Indien het presidium dit noodzakelijk acht

6Indien het presidium overeenkomstig het vijfde lid informatie verstrekt aan anderen, informeert hij de raad binnen 7 kalenderdagen welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

7Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad binnen 7 kalenderdagen over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Artikel 2:5 Het stellen van technische of feitelijke vragen over geheime informatie

1Raadsleden kunnen het college technische of feitelijke vragen stellen over geheime informatie. De vragen en antwoorden volgen de grondslag van het oorspronkelijke document en zijn derhalve geheim.

2Indien de vragen betrekking hebben op een document dat gedeeltelijk geheim is, dient het college een afweging te maken welke onderdelen van de vragen en antwoorden openbaar gepubliceerd kunnen worden.

3Het mondeling stellen en beantwoorden van technische of feitelijke vragen kan alleen in een besloten vergadering.

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

1Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, behoudens vergaderingen in het kader van (her)benoeming van de burgemeester.

2Op de openbare agenda wordt een agendapunt, dat met gesloten deuren moet worden besproken, in algemene termen benoemd.

3Een verzoek van het college om in beslotenheid te treden wordt altijd schriftelijk gedaan aan de voorzitter onder opgave van onderwerp, grond, motivering en urgentie.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

1Op verzoek van ten minste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten. Onder vermelding van de uitzonderingsgrond uit de Woo, inclusief motivering, die voor het orgaan aanleiding geeft tot in beslotenheid vergaderen.

2Als de deuren worden gesloten besluit het orgaan of er naast de leden zelf, de (commissie)griffier, de betrokken leden van het college en de door het college aangemelde direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn.

3Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

1Nadat de deuren zijn gesloten legt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen voor ter bespreking. Alleen als het orgaan in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

2Alle aanwezigen bij de besloten vergadering tekenen de presentielijst, alle namen van aanwezigen worden ook vastgelegd in het woordelijk verslag.

3Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe.

4Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de raad haar opheft.

5Het orgaan legt bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op eventuele documenten die in de besloten vergadering zijn aangeboden en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties). Het college of de burgemeester geven bij aanbieding onderbouwd aan welke informatie in de betreffende documenten geheim zou moeten zijn, zodat zoveel mogelijk informatie openbaar blijft.

6Leden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, tekenen terstond de presentielijst. Voor het verslag maakt de voorzitter tevens melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering.

7Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen in de besloten vergadering is besproken, heeft opgeheven, wordt het verslag openbaar gepubliceerd.

Artikel 3:4 Verslaglegging besloten vergaderingen

1Van een besloten vergadering wordt altijd een woordelijk verslag opgemaakt.

2Concepten van woordelijke verslagen van besloten commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk na ontvangst van de notulist ter inzage gelegd voor raads- en commissieleden.

3Concepten van woordelijke verslagen van besloten raadsvergaderingen worden zo spoedig mogelijk na ontvangst van de notulist ter inzage gelegd voor raadsleden.

4Concepten van woordelijke verslagen van besloten vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende vergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken.

5Indien om bespreking van het verslag is verzocht, kan het orgaan in beslotenheid treden, tevens kan in casu vaststelling plaatsvinden in de besloten vergadering.

6Tijdens deze vergadering neemt het orgaan tevens een besluit over het al dan niet (gedeeltelijk) opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag.

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

1Het orgaan dat geheimhouding oplegt (raad of commissie) is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

2Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad (als orgaan dat de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

3Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

Artikel 4:2 Initiatief tot opheffen geheimhouding

1Als de raad op eigen initiatief voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt daarover, voor zover daar bij de raad en/of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd behoefte aan is, in een besloten raadsvergadering met dit orgaan overleg gevoerd.

2Zodra het college of de burgemeester er kennis van draagt dat de grond voor geheimhouding niet langer bestaat, doet het college of de burgemeester zo spoedig mogelijk de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde en toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

3Zodra het college of de burgemeester er kennis van draagt dat de grond voor geheimhouding op verslagen van besloten vergaderingen van raad of commissie niet langer bestaat, doet het college of de burgemeester zo spoedig mogelijk het orgaan een voorstel tot opheffing van de geheimhouding. Het is aan de raad of commissie om hierover te besluiten.

Artikel 4:3 Schending geheimhouding

1Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust. Alvorens daartoe te besluiten, wordt het betreffende lid in de gelegenheid gesteld zijn of haar zienswijze mondeling of schriftelijk naar voren te brengen. De raad neemt pas een besluit nadat hoor en wederhoor heeft plaatsgevonden.

2Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester, als voorzitter van de raad, of hij namens de gemeente aangifte doet.

Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie

1Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Artikel 5:1 Register

1De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan de commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar de commissie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd.

2De griffie houdt in samenwerking met het college in het register tevens bij welke delen van raads- en commissievergaderingen in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust.

3Het register bevat een korte omschrijving van het geheime document/verslag, het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de termijn waarop de geheimhouding kan worden opgeheven.

4In het register wordt vermeld met wie geheime informatie is gedeeld, indien op grond van art. 2:4, lid 4 t/m 7 van deze verordening informatie aan anderen is verstrekt.

5De griffie en het college zorgen ervoor dat het register maandelijks ter kennisname aan de raad wordt aangeboden.

Artikel 6:1 Slotbepalingen

1Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op de bekendmaking.

2Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening geheimhouding gemeenteraad Amersfoort".