Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena houdende regels omtrent Inkoop- en aanbestedingsbeleid Altena 2026

2.1 Wettelijk kader

Inkopen en aanbesteden wordt door veel verschillende wetten, regels en beginselen bepaald. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vormt, naast deze regelgeving, het kader waarbinnen gemeenschapsgeld van de gemeente op een doelmatige en rechtmatige wijze wordt besteed.

De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante regels worden weergegeven in het schema hieronder en hebben allemaal invloed op dit beleid. Jurisprudentie (rechterlijke uitspraken) beïnvloedt eveneens het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Wet- en Regelgeving

Algemene aanbestedings-rechtelijke beginselen

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals:

Europese wet- en regelgeving

Gelijke behandeling

Gelijkheidsbeginsel

Aanbestedingswet

Non-discriminatie

Zorgvuldigheidsbeginsel

Burgerlijk Wetboek

Transparantie

Vertrouwensbeginsel

Gemeentewet

Proportionaliteit (evenredigheid)

Motiveringsbeginsel

Gids Proportionaliteit

Aanbestedingsreglement Werken

2.2 Mandaat en volmacht

Inkopen vinden plaats op basis van de mandaat- en volmachtregelingen van de gemeente, o.a. “Besluit mandaat, volmacht en machtiging Altena 2020” alsmede het “Besluit ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging Altena 2022 gemeentesecretaris -directeuren/ teammanagers”. Overeenkomsten kunnen alleen worden aangegaan door personen die daarvoor bevoegd/gemachtigd zijn. De gemeente is slechts gebonden aan overeenkomsten die rechtsgeldig zijn gesloten op basis van rechtsgeldige besluitvorming en (civielrechtelijke) vertegenwoordiging.

2.3 Klachtenregeling

Uitgangspunt is dat de gemeente en ondernemers in overleg geschillen oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Voor klachten van ondernemers kent de gemeente een klachtenprocedure, waar een ondernemer (potentiële inschrijver) een klacht kan indienen. Klachten kunnen worden ingediend via klachtenmeldpunt@wijzijnkarel.nl.

2.4 Contractuele voorwaarden

Bij haar inkopen legt de gemeente een eenduidig contractueel kader vast. De gemeente hanteert daarbij, in geval van toepassing, de volgende voorwaarden:

i.Vigerende Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten;

ii.Vigerende Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

iii.Vigerende Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV);

iv.Vigerende Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC);

v.Vigerende VNG Standaard Verwerkersovereenkomst en VNG Modelovereenkomst Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken;

vi.Contractstandaarden WMO;

vii.RAW voorwaarden.

3.1 Inkopen met maatschappelijke impact

Met een goed Inkoop- en Aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd: Inkopen met maatschappelijk impact. De gemeente moedigt aan dat sociale, ecologische en economische criteria worden meegenomen bij haar inkopen en aanbestedingen.

Als opdrachtgever en inkoper kan de gemeente een voorbeeldrol spelen in de samenleving en ondernemers beïnvloeden om positieve maatschappelijke veranderingen door te voeren. Inkopen met maatschappelijke impact is een samenspel tussen de bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers, inkopers en de markt. Het is dus meer dan alleen inkopen of een taak van inkoop.

De gemeente Altena zet zich in voor een groene, duurzame en inclusieve toekomst. Zij stelt op het gebied van circulariteit, duurzaamheid en SROI aparte beleidsuitgangspunten/beleid vast. Dit vormt dan de basis voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Bij het inkopen en aanbesteden wordt rekening gehouden met deze beleidstukken.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen bestaat o.a. uit de onderstaande thema’s:

Milieuvriendelijk inkopen

Met haar inkoop kan de gemeente ook bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk aan: schone materialen en grondstoffen, schoon water, een gezonde bodem en een gezonde leefomgeving.

Klimaatbewust inkopen

Door klimaatbewust in te kopen beperkt de gemeente uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen. Hierdoor wordt een bijdrage geleverd aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen.

Circulair inkopen

Grondstoffen worden schaarser en raken op den duur uitgeput. Door circulair in te kopen minimaliseert de gemeente de inzet van grondstoffen, worden producten en materialen hergebruikt en zetten we in op verlenging van de levensduur. Waardebehoud is het sleutelwoord.

Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden)

Een deel van wat de gemeente inkoopt kan zijn oorsprong hebben in landen waar respect voor mensenrechten, goede arbeidsomstandigheden en een milieuvriendelijk productieproces niet vanzelfsprekend zijn. Dit kan overigens ook voorkomen in Nederland. De gemeente wil leveranciers stimuleren om hun ketenverantwoordelijkheid te nemen en misstanden in hun ketens te voorkomen of aan te pakken.

Diversiteit en inclusie

In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht bijvoorbeeld wie mensen zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. Samenwerking met diverse mensen levert veelal meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Diversiteit en inclusie kunnen bij de gemeentelijke inkoop uitgevraagd worden.

Social Return

Social return en het inkopen bij sociale ondernemingen bevorderen arbeidsparticipatie en scheppen werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. De gemeente kan bij haar aanbestedingen de opdrachtnemer stimuleren of verplichten een sociale bijdrage te leveren.

3.2 VN Global Goals (SDG’s)

De Verenigde Naties (VN) heeft 17 Global Goals (ook Sustainable Development Goals of SDG’s genoemd) aangenomen. Deze Global Goals vormen tot 2030 dé wereldwijde duurzaamheidsagenda. De gemeente kan met haar inkopen bijdragen aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. In het bovenstaande plaatje wordt per duurzaamheidsthema aangegeven welke Global Goals daarbij horen.

In het bijzonder gaan de volgende Global Goals over inkopen met maatschappelijke impact:

•Global Goal 11 gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen.

•Global Goal 12 (in het bijzonder 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten.

•Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt bij aan het zorgen voor duurzame energie (Global Goal 7), het terugdringen van klimaatverandering (Global Goal 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (Global Goal 8).

•Voor meer uitleg: zie de VNG Handreiking ‘De Global Goals in het gemeentelijk beleid’.

•Beleid rondom bovenstaande thema’s wordt opgesteld door het betreffende betrokken inhoudelijke team, aanvullend op het inkoopbeleid.

3.3 Integriteit

Hoog in het vaandel staat integriteit. Bestuurders en ambtenaren moeten zich houden aan de vastgestelde gedragscodes. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers, zowel voorafgaand, als tijdens als na de contractperiode.

De integriteitsregels zijn vastgesteld in de volgende documenten:

•Beleidsregel voor de toepassing van de Wet Bibob gemeente Altena

•Gedragscode voor bestuurders gemeente Altena 2023

•Integriteit gedragscode voor werknemers van de gemeente Altena

De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en schendingen van mensenrechten. Ondernemers moeten hun verplichtingen uit de OESO-richtlijnen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen en de VN Principes voor Bedrijven en Mensenrechten volgen.

Bij twijfel over de integriteit kan de gemeente het Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). De Bibob-toets kan in iedere fase van het inkoopproces worden uitgevoerd, ook na het aangaan van de overeenkomst.

4.1 Marktconsultatie

Het kennen van de markt is essentieel voor het doen van goede inkopen. Een marktconsultatie is een instrument dat de gemeente kan inzetten voor het verkrijgen van deze kennis. De gemeente kan onderzoeken welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn op de markt. Ook kan een marktconsultatie worden gebruikt om de randvoorwaarden voor de inkoop te toetsen bij de markt. Marktconsultaties kunnen worden aangekondigd op TenderNed of de website van de gemeente. De gemeente kan ook zelf een aantal partijen direct benaderen om deel te nemen aan een marktconsultatie.

4.2 Regionale en Lokale markt

Het stimuleren van de lokale en regionale markt is belangrijk voor de gemeente. Dit mag niet leiden tot enige vorm van discriminatie van ondernemers. De gemeente dient dit te voorkomen. Daarnaast moet de gemeente niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Het uitnodigen van lokale of regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop en duurzaamheid.

Indien er binnen de gemeentegrenzen geen of onvoldoende geschikte ondernemers aanwezig zijn wordt opgeschaald naar aangrenzende (regionale) gemeenten.

De gemeente nodigt bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één geschikte lokale ondernemer uit (indien mogelijk) of minimaal één geschikte regionale ondernemer, mits dit niet leidt tot afbreuk van doelstellingen en uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

4.3 Sociale ondernemingen

Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.

4.4 Eerlijke mededinging

De gemeente werkt eerlijk, open en zonder onderscheid, zodat ondernemers gelijke kansen krijgen op opdrachten. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. Ook ondernemers moeten eerlijke concurrentie steunen en mogen die niet proberen te beïnvloeden. Bij een vermoeden van het vervalsen van de mededinging kan de gemeente de Autoriteit Consument en Markt (ACM) inlichten.

5.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject

•Bepalen van inkoopbehoefte

•Bepalen van het aanbod door bijvoorbeeld een marktconsultatie

•Raming van de opdracht en bepalen van het financiële budget

•Keuze inkoopprocedure

2

Specificeren

•Opstellen van eisen en wensen (eventueel met behulp van marktconsultatie of andere vormen van marktonderzoek)

•Omschrijven van de opdracht

•Opstellen offerteaanvraag/aanbesteding

•Bepalen procedure en contractvorm

3

Selecteren

•Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers

•Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de gemeentelijke website of TenderNed

•Offertes evalueren

•Voornemen tot gunning aan winnende ondernemer en afgewezen ondernemers

•Standstill termijn

4

Contracteren

•Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) ondernemer

•Registreren getekende overeenkomst en inkoopdossier

5

Bestellen

•Uitvoeren van de opdracht

•Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

•Bewaken termijnen

•Controleren nakoming afgesproken prestaties waaronder de MVOI-afspraken

•Tijdige betaling facturen

•Contractmanagement

7

Nazorg

•Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

•Evalueren overeenkomst met de ondernemer

5.2 Inkooporganisatie en samenwerkingen

Inkopen is in de gemeente als volgt georganiseerd:

•De gemeente hanteert een gecoördineerde inkoopfunctie met centrale regie.

•De gemeente maakt gebruik van de inzet van Karel. De inzet van Karel is niet geheel vrijblijvend.

•Bij een nationale of Europese procedure op laagste prijs wordt bij de totstandkoming van de aanbesteding advies ingewonnen van Karel.

•Een nationale of Europese procedure op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding wordt geheel begeleid door een inkoopadviseur van Karel.

•Een meervoudig onderhandse procedure op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding wordt geheel begeleid door een inkoopadviseur van Karel.

•Enkelvoudige uitvragen en meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen en diensten waarbij geen begeleiding plaatsvindt vanuit Karel dient het offerteaanvraag-sjabloon te worden gebruikt.

•Alle aanbestedingen verlopen via TenderNed, op uitzonderingen na.

•Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe Ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, tenzij dit is afgestemd met Karel.

•Het is wel toegestaan om externe Ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijke Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het Inkooptechnische gedeelte van de Aanbestedingsdocumenten.

5.3 Raming en financieel budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Op basis van deze raming kan de gemeente ook bepalen om bepaalde inkopen niet door te laten gaan, omdat de inschrijfprijs het budget overschrijdt.

5.4 Inbesteden/uitbesteden

Net als ondernemingen maakt ook de gemeente een beslissing om iets zelf te produceren/ organiseren (‘inbesteden’) of het in te kopen bij een externe partij (‘uitbesteden’). Deze beslissing wordt genomen op basis van verschillende factoren, zoals de kwaliteit, continuïteit, kosten, expertise, en efficiëntie.

5.5 Keuze Inkoopprocedure

Als de gemeente kiest voor het uitbesteden aan de markt, dan hanteert zij bij het bepalen van de inkoopprocedure de onderstaande uitgangspunten. Bij deze afweging kijkt de gemeente, onder meer naar:

•Omvang van de opdracht

•Kosten voor de gemeente en ondernemer(s)

•Aantal potentiële ‘inschrijvers’

•Gewenst eindresultaat

•Complexiteit van de opdracht

•Type van de opdracht en karakter van de markt.

De gemeente hanteert – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen (bedragen zijn exclusief BTW) de volgende procedures, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Werken

Leveringen

Diensten

SAS-diensten

Niet reguliere inkoop

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Enkelvoudig

Tot € 5.000 tot <

€ 150.000

Tot € 5.000 tot <

€ 70.000

Tot € 5.000 tot <

€ 70.000

Tot € 100.000

Meervoudig

€ 150.000 tot <

€ 3.000.000

€ 70.000 tot < Europees drempelbedrag

€ 70.000 tot < Europees drempelbedrag

€ 100.000 tot Europees drempelbedrag

Nationaal

Verplicht vanaf € 3.000.000 tot Europees drempelbedrag

Geen verplichting, wel een overweging

Geen verplichting, wel een overweging

*€ 350.000 tot Europees drempelbedrag

*€ 1.500.000 tot € 3.000.000.

*€ 150.000 tot Europees drempelbedrag

*€ 150.000 tot Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

* overweging om in plaats van een meervoudig onderhandse procedure een nationale procedure te doorlopen. Alleen voor Werken vanaf €3.000.000 is het verplicht een nationale procedure te volgen tot het Europese drempelbedrag.

Niet reguliere inkoop

Voor Inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers (bij uitzondering twee) en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

De gemeente zal de opdracht in de markt zetten en voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen binnen Nederland.

Europees aanbesteden

De gemeente zal de opdracht Europees aanbesteden.

Concessieopdrachten

Voor concessieopdrachten wordt aangesloten bij de drempelbedragen voor Werken.

Percelenregeling

Indien binnen een opdracht gebruik wordt gemaakt van de percelenregeling als bedoeld in artikel 2.18 of 2.19 van de Aanbestedingswet 2012, dan is het bovenstaande schema niet van toepassing.

5.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit beleid zijn uitsluitend toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente of op basis van vigerende mandaatbesluiten namens het college van de gemeente, en alleen voor zover dit binnen de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijkingen zijn uitsluitend toegestaan onder de Europese aanbestedingsdrempel.

De materiedeskundige is verantwoordelijk voor het opstellen van een afwijkingsvoorstel, waarin een duidelijke motivering voor de afwijking wordt opgenomen. In het afwijkingsvoorstel dient tevens een toetsing door inkoop te worden opgenomen, opgesteld door een inkoopadviseur.

Redenen waardoor de standaard procedure niet proportioneel of niet te doorlopen is, kunnen zijn:

•het doorlopen van een inkooptraject is vanwege technische redenen onmogelijk (het betreft bijvoorbeeld updates);

•het doorlopen van een inkooptraject is onmogelijk wegens dwingende spoed, omdat de veiligheid of service aan de burger per direct in het gedrang is;

•het betreft een vervolgopdracht, indien de omschakeling naar een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen.

Geen geldige reden is het gebrek aan tijd, veroorzaakt door toedoen van de gemeente zelf.

5.7 Tenderkostenvergoeding

Op grond van de Gids Proportionaliteit kan een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving worden geboden, als een deel van de opdracht voorafgaand aan het indienen van de inschrijving wordt uitgevoerd. De gemeente biedt echter niet standaard een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving. Een Tenderkostenvergoeding wordt opgenomen in de aanbestedingsstukken, indien van toepassing.