Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn, alsmede de burgemeester van de gemeente Alphen aan den Rijn, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;
Overwegende dat:
-ten behoeve van het bereiken van de organisatiedoelstellingen het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn, die in staat zijn tot een adequate besluitvorming en een kwalitatief goede voorbereiding en uitvoering daarvan;
-de gemeentelijke organisatie wordt gestuurd volgens het principe van integraal management, waarbij bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau worden neergelegd binnen de organisatie en waarbij taakvolwassenheid van de mandaatontvanger voorop staat;
-de Algemeen Directeur in zijn bevoegdheden wordt bijgestaan door de Directeur(en), die vervolgens worden bijgestaan door Managers voor Opgaven, Concerncontrollers, Sectormanagers, Teammanagers, Programmamanagers en ambtelijke medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn;
-de Rijnvicus als intern verzelfstandigde dienst een zelfstandige mandaatregeling nodig heeft die haar juridisch karakter bevestigt en dat de nadere invulling daarvan middels de Algemeen Directeur zal verlopen;
Gelet op:
-de Algemene wet bestuursrecht, waarvan in het bijzonder hoofdstuk 10, titel 10.1, afdeling 10.1.1;
-de Gemeentewet;
-de vigerende Budgethoudersregeling;
Besluiten:
Mandaatbesluit gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Artikel 1 Definities
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a.Algemeen Directeur: Algemeen Directeur, tevens Gemeentesecretaris, van de gemeente Alphen aan den Rijn;
b.Awb: Algemene wet bestuursrecht;
c.besluit: Mandaatbesluit gemeente Alphen aan den Rijn 2025;
d.bestuursorgaan: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Awb;
e.burgemeester: burgemeester van de gemeente Alphen aan den Rijn;
f.college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn;
g.mandaat: mandaat als bedoeld in artikel 10:1 van de Awb;
h.mandaatontvanger: de ontvanger van het mandaat (ook wel mandataris genoemd);
i.mandaatverlener: de verlener van het mandaat (ook wel mandans genoemd);
j.medewerkers: ambtelijke medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn.
Artikel 2 Mandaatverlening
1Het college en de burgemeester, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, verlenen een algemeen mandaat aan de Algemeen Directeur.
2Het algemeen mandaat, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, wordt verleend ter zake de uitoefening van alle bestuursbevoegdheden en het verrichten van alle uitvoeringshandelingen, die – uit welke hoofde dan ook – aan het college, dan wel de burgemeester toekomen, een en ander met inachtneming van de hierna te noemen beperkingen en aanwijzingen.
3De Algemeen Directeur wordt bijgestaan, en vervangen bij afwezigheid, door de Directeur(en). De Algemeen Directeur kan hiervoor een algemeen ondermandaat verlenen aan de andere(n) Directeur(en). De Algemeen Directeur kan ter zake van dit mandaat een instructie opstellen.
4De Algemeen Directeur kan ondermandaat verlenen aan:
a.de ondergeschikte Managers voor Opgaven ter zake van de mandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen welke voor de uitvoering van de betreffende Opgave noodzakelijk zijn. Als de Opgave daarvoor grondslag biedt wordt onder dit mandaat ook een op maat gesneden ondermandaat verstaan;
b.de ondergeschikte Sectormanagers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;
c.de ondergeschikte Teammanagers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;
d.de ondergeschikte Programmamanagers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;
e.de ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;
f.de ondergeschikte Concerncontrollers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;
g.de Directeur Rijnvicus ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.
5Van de mandaten, bedoeld in het vierde lid van dit artikel, kan verder ondermandaat worden verleend.
6De mandaten en ondermandaten worden functiegericht verleend.
7Van alle verleende (onder)mandaten wordt een ondermandaatregister bijgehouden. In het ondermandaatregister staat de overdracht van de bevoegdheden op functieniveau weergeven.
8Maatwerkmandaten, bedoeld in het vierde lid, onder a, van dit artikel, worden na verlening als bijlage aan het ondermandaatregister verbonden.
Artikel 3 Beperkingen mandaat
1Ter zake van het verleende mandaat, bedoeld in artikel 2, gelden de volgende beperkingen en aanwijzingen:
a.Het mandaat is beperkt tot routinematige, dan wel eenvoudige zaken en handelingen. Daaruit volgt dat het mandaat niet geldt indien:
I. het gaat om onderwerpen ten aanzien waarvan nog geen beleid door de mandaatverlener is vastgesteld, dan wel waarbij in de uitvoering nog geen bestendig beleid is ontstaan;
II. de afdoening van een zaak zou leiden tot strijdigheid met, c.q. afwijking van beleid, richtlijnen, algemene of bijzondere aanwijzingen van de mandaatverlener, wettelijke of interne voorschriften, dan wel tot overschrijding van het budget.
b.In incidentele gevallen kan door de mandaatverlener worden bepaald dat van het mandaat geen gebruik kan worden gemaakt;
c.Het mandaat geldt niet voor de afhandelings- en ondertekeningsbevoegdheid ten aanzien van specifieke verzoeken van en correspondentie met bestuursorganen, tenzij door de mandaatverlener uitdrukkelijk anders is aangegeven.
2Eenieder dient zich voortduring bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
3De voorschriften en beperkingen in dit besluit zijn van overeenkomstige toepassing op mandaten en ondermandaten die op basis van dit besluit worden verleend.
Artikel 4 Informeren en vervangen
1De mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) informeren elkaar structureel en op eigen initiatief over de uitoefening van het mandaat en over ontwikkelingen die voor de toepassing van het mandaat relevant zijn. Ter zake van de uitoefening van het mandaat kunnen de mandaatverleners te allen tijde per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
2De mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) kunnen voorzien in onderlinge vervanging bij ziekte of afwezigheid.
Artikel 5 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als ‘Mandaatbesluit gemeente Alphen aan den Rijn 2025’.
Artikel 6 Intrekken oude besluiten
Met de inwerkingtreding van dit besluit vervallen het Mandaatbesluit gemeente Alphen aan den Rijn 2019, het Mandaatbesluit Jeugdwet Vereniging GO! voor jeugd, het Tijdelijk register VVI en het Tijdelijk register schuldhulpverlening.
Artikel 7 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking ervan.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn en de burgemeester van de gemeente Alphen aan den Rijn, d.d. 20-05-2025.
de secretaris (wnd.),
drs. F. van den Berg-Janssen
de burgemeester (wnd.),
Dr. J.P. Rehwinkel
de burgemeester (wnd.),
Dr. J.P. Rehwinkel
Directiebesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Artikel 1 Definities
1In dit besluit wordt verstaan onder ‘besluit’: Directiebesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2025.
2Alle begrippen die in dit besluit worden gebruikt en niet nader zijn omschreven hebben dezelfde betekenis als in het vigerende mandaatbesluit van de gemeente Alphen aan den Rijn.
Artikel 2 Ondermandaat Directeur(en)
1De Algemeen Directeur wordt bijgestaan, en vervangen bij afwezigheid, door de Directeur(en). Hiervoor ontvangen de andere(n) Directeur(en) een algemeen mandaat van de Algemeen Directeur. Ter zake van dit mandaat kan de Algemeen Directeur een instructie opstellen.
2Het mandaat, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, omvat ook een algemeen mandaat voor de Directeur(en) ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Directeur vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.
Artikel 3 Ondermandaat Managers voor Opgaven
1Er wordt een algemeen ondermandaat verleend aan de Managers voor Opgaven ter zake van de gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen welke voor de uitvoering van de betreffende Bestuursopdracht noodzakelijk zijn. Als de Opgave daarvoor grondslag biedt wordt onder dit mandaat ook een op maat gesneden ondermandaat verstaan.
2De Managers voor Opgaven kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
3De Managers voor Opgaven ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
Manager (aanduiding benaming)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 4 Ondermandaat Sectormanagers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Sectormanagers ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Sectormanagers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.
2De Sectormanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte Teammanagers, Programmamanagers en medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Het ondermandaat aan de Teammanagers, Programmamanagers en medewerkers geldt enkel voor de Teammanagers, Programmamanagers en medewerkers die direct onder de Sectormanager vallen.
3De Sectormanagers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
Sectormanager (aanduiding sector)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 5 Ondermandaat Teammanagers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Teammanagers ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Teammanagers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Dit mandaat geldt enkel voor de Teammanagers die direct onder de Directeur(en) vallen.
2De Teammanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
3De Teammanagers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
Teammanager (aanduiding team)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 6 Ondermandaat Programmamanagers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Programmamanagers ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Programmamanagers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Dit mandaat geldt enkel voor de Programmamanagers die direct onder de Directeur(en) vallen.
2De Programmamanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
3De Programmamanagers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
Programmamanager (aanduiding programma of team)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 7 Ondermandaat medewerkers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de ondergeschikte medewerkers ter zake van alle, onder het taakveld van de betreffende medewerkers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
2Het ondermandaat, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, geldt enkel voor de medewerkers die rechtstreeks onder de Directeur(en) vallen.
3De ondergeschikte medewerkers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
(Functie medewerker)
(Aanduiding team)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 8 Ondermandaat Concerncontrollers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Concerncontrollers ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Concerncontrollers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.
2De Concerncontrollers kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
3De Concerncontrollers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
(Functie Concerncontroller)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 9 Ondermandaat Directeur Rijnvicus
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Directeur Rijnvicus ter zake van alle, onder het taakveld van de Rijnvicus vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.
2De Directeur Rijnvicus kan ondermandaat verlenen aan de ondergeschikte medewerkers van de Rijnvicus, waarbij verdere mandatering is toegestaan. Ten behoeve hiervan heeft de Rijnvicus een eigen (onder)mandaatregeling.
Artikel 10 Ondermandaat
1Ter zake van het verleende (onder)mandaat, bedoeld in de artikelen 2 tot en met 9 van dit besluit, gelden alle beperkingen, instructies en aanwijzingen die ten aanzien van mandaat in, dan wel op grond van het vigerende mandaatbesluit van de gemeente Alphen aan den Rijn zijn of worden vastgesteld.
2Bij het verlenen en ontvangen van (onder)mandaat worden de mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) geacht kennis te hebben genomen van het vigerende mandaatbesluit van de gemeente Alphen aan den Rijn en van dit besluit.
Artikel 11 Informeren en vervangen
1De mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) informeren elkaar structureel en op eigen initiatief over de uitoefening van het mandaat en over ontwikkelingen die voor de toepassing van het mandaat relevant zijn. Ter zake van de uitoefening van het mandaat kunnen de mandaatverleners te allen tijde per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
2De mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) kunnen voorzien in onderlinge vervanging bij ziekte of afwezigheid.
Artikel 12 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als ‘Directiebesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2025’.
Artikel 13 Intrekken oud besluit en addendum
Met de inwerkingtreding van dit besluit vervallen het Directiebesluit Ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2022 en het Addendum Directiebesluit Ondermandaat Gemeente Alphen aan den Rijn 2022.
Artikel 14 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking ervan.
De Directie van de gemeente Alphen aan den Rijn, dd. 19-06-2025.
De Algemeen Directeur (wnd.),
drs. F. van den Berg-Janssen
Sectormanagersbesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Artikel 1 Definities
1In dit besluit wordt verstaan onder ‘besluit’: Sectormanagersbesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2025.
2Alle begrippen die in dit besluit worden gebruikt en niet nader zijn omschreven hebben dezelfde betekenis als in het vigerende mandaatbesluit van de gemeente Alphen aan den Rijn.
Artikel 2 Ondermandaat Teammanagers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Teammanagers ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Teammanagers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.
2De Teammanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
3De Teammanagers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
Teammanager (aanduiding team of sector)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 3 Ondermandaat Programmamanagers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de Programmamanagers ter zake van alle, onder het taakveld van de specifieke Programmamanagers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Dit mandaat geldt enkel voor de Programmamanagers die direct onder een Sectormanager vallen.
2De Programmamanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
3De Programmamanagers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
Programmamanager (aanduiding programma of team)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 4 Ondermandaat medewerkers
1Er wordt ondermandaat verleend aan de ondergeschikte medewerkers ter zake van alle, onder het taakveld van die betreffende medewerkers vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen. Deze mandaten worden opgenomen in het ondermandaatregister.
2Het ondermandaat, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, geldt enkel voor de medewerkers die rechtstreeks onder een Sectormanager vallen.
3De ondergeschikte medewerkers ondertekenen besluiten en correspondentie die vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt:
“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,
(Naam)
(Functie medewerker)
(Aanduiding team)”.
4Bij ondertekening van besluiten en correspondentie namens de burgemeester wordt de ondertekening, bedoeld in het derde lid van dit artikel, aangehouden, met dien verstande dat in dergelijke gevallen “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.
Artikel 5 Ondermandaat
1Ter zake van het verleende (onder)mandaat, bedoeld in de artikelen 2 tot en met 4 van dit besluit, gelden alle beperkingen, instructies en aanwijzingen die ten aanzien van mandaat in, dan wel op grond van het vigerende mandaatbesluit van de gemeente Alphen aan den Rijn zijn of worden vastgesteld.
2Bij het verlenen en ontvangen van (onder)mandaat worden de mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) geacht kennis te hebben genomen van het vigerende mandaatbesluit van de gemeente Alphen aan den Rijn, het vigerende directiebesluit ondermandaat van de gemeente Alphen aan den Rijn en van dit besluit.
Artikel 6 Informeren en vervangen
1De mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) informeren elkaar structureel en op eigen initiatief over de uitoefening van het mandaat en over ontwikkelingen die voor de toepassing van het mandaat relevant zijn. Ter zake van de uitoefening van het mandaat kunnen de mandaatverleners te allen tijde per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
2De mandaatverlener(s) en mandaatontvanger(s) kunnen voorzien in onderlinge vervanging bij ziekte of afwezigheid.
Artikel 7 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als ‘Sectormanagersbesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2025’.
Artikel 8 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking ervan.
De Directie van de gemeente Alphen aan den Rijn, dd. 19-06-2025.
De Algemeen Directeur (wnd.),
drs. F. van den Berg-Janssen
Leeswijzer
Wat is algemeen mandaat, wat is (onder)mandaat?
Mandaat is de bevoegdheid om te handelen in naam van een ander. De daarbij horende verantwoordelijkheid blijft bij de mandaatverlener. De mandaatverlener blijft ook bevoegd om zelf van de gemandateerde bevoegdheid gebruik te maken. Algemeen mandaat betekent dat het mandaat geldt voor alle bestuursbevoegdheden. Als je als ontvanger van een gemandateerde bevoegdheid ook zelf die bevoegdheid weer aan een medewerker toevertrouwt, dan is sprake van ondermandaat. Mandaat en ondermandaat kan gegeven worden om een besluit te nemen, om een genomen besluit te ondertekenen en om beiden te doen. In Alphen aan den Rijn hebben we de bevoegdheid geregeld tot het nemen van besluiten en het ondertekenen van deze besluiten. Het ondermandaat wordt gebruikt voor routinematige werkzaamheden en bij vastgesteld beleid.
Omgaan met verantwoordelijkheid
Alles wat iedereen doet in zijn bevoegdheid staat of valt met de informatie die we hebben. In het mandaatbesluit is opgenomen dat belangrijke informatie over en weer tussen mandaatontvanger en mandaatverlener proactief uitgewisseld wordt.
Daarnaast kan het bijvoorbeeld voorkomen dat het niet goed voelt om gebruik te maken van een van de bevoegdheden. Zodra deze ‘alarmbel’ gaat rinkelen is het aan te raden in afstemming met de mandaatverlener gebruik te maken van de bevoegdheid of de bevoegdheid terug te leggen bij de mandaatverlener.
Machtiging
Een machtiging is de (schriftelijke) verklaring waarmee de bevoegdheid aan de gemachtigde wordt verleend om in naam van de verlener feitelijke handelingen uit te voeren, tenzij iemand al bevoegd is vanwege een ontvangen mandaat. Denk hierbij aan het ondertekenen van overeenkomst (waarvoor door of namens het college van burgemeester en wethouders) al een besluit tot het aangaan van die overeenkomst genomen is. Of denk aan het aan het voeren van verweer in beroep of hoger beroep.
Updates en wijzigingen
Het register zal ééns per jaar van een grondige update voorzien worden. Door middel van deze update zal het register van de nodige aanpassingen en wijzigingen voorzien worden. In het geval van spoed zal het register ook op een kortere termijn van de nodige updates voorzien kunnen worden.
Door de functiegerichte inrichting van de mandatering zijn veel wijzigingen wat betreft functiewijzigingen al voorzien. Wanneer iemand een nieuwe functie krijgt, is deze werknemer, indien van toepassing, reeds gemandateerd.
Wetswijzigingen
Wanneer er sprake is van een wetswijziging is het mandaat dat gebaseerd is op de oude wet in beginsel nog rechtsgeldig, wanneer de wet door de wetswijziging dezelfde strekking heeft als voorheen. Bij grootschalige wijzingen zullen er wel aanpassingen plaats vinden in de mandaten.