Gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Alphen aan den Rijn

Inhoud

Inleiding 3

Kernwaarden 3

Algemene bepalingen 3

A. REGELING 4

1Goed ambtenaarschap 4

2Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie 4

3Nevenfuncties, financiële belangen en andere privé-activiteiten 4

4Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen 5

5Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners 5

6Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen 5

7Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s, relaties op de werkvloer 6

8Reageren op niet-integere zaken 6

9De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit 6

Bijlage: Functies behorende bij artikel 7.2 7

B.TOELICHTING8

1Toelichting goed ambtenaarschap 8

Gedrag in de privésfeer 8

2Toelichting vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie 8

AVG 9

Sociale Media 9

Plaatsonafhankelijk werken 9

3Toelichting nevenfuncties en andere privé-activiteiten 9

Financiële belangen 10

Beoordeling 10

Combinatie ambtenaar en zelfstandige 10

Interne registratie 10

4Toelichting geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen 10

5Toelichting uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners 11

6Toelichting verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen 11

Strijd met de goede zeden 12

7Toelichting belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s 12

Relaties binnen het werk 12

Zelfstandigen 12

8Toelichting reageren op niet-integere zaken 12

9Toelichting de leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit 13

1. Goed ambtenaarschap

Je beseft dat je onderdeel bent van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met jouw handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers, organisaties en bedrijven. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. Je voert jouw werk op een professionele manier uit. Je geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kunt werken, stel je intern aan de orde. Je gaat respectvol met jouw collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag. Je gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten. Je draagt verantwoordelijkheid voor jouw eigen handelen. Je kunt de keuzes die je binnen jouw werk maakt verantwoorden. Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw leidinggevende door hem of haar waar nodig te informeren.

2. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

Je gaat binnen en buiten jouw werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden. Je gebruikt gevoelige informatie alleen als en voor zover deze informatie nodig is voor je werkzaamheden. Je respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s. Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van jouw functie niet voor andere doeleinden. Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met team Bestuursondersteuning en Communicatie. Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je jouw werkplek verlaat en dat jouw computer is afgesloten. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houd je geheim.

3. Nevenfuncties, financiële belangen en andere privé-activiteiten

Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast jouw werk verricht het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap. Je meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij jouw leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met jouw functie-uitoefening, bij botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen en bij risico op (imago)schade voor de organisatie. Bijvoorbeeld: privé voer je actie tegen de sloop van een gebouw en in jouw functie ben je betrokken bij besluiten over de bestemming van dit gebouw. Je meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie. Zo kan jouw productiviteit eronder lijden als je in jouw vrije tijd als barkeeper regelmatig tot laat aan het werk bent. Een ander voorbeeld zijn ethisch of politiek omstreden privé-activiteiten van ambtenaren. Die zouden schade kunnen toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van de gemeente. Je realiseert je dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. Jij kunt jouw ‘petten’ misschien zonder probleem scheiden, maar als jouw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen in de overheid.

Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met jouw functie-uitoefening. Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met jouw leidinggevende. Voor een aantal functies geldt een meldplicht met betrekking tot financiële belangen in bedrijven dan wel het bezit van en/of transacties met effecten, voor zover dit raakvlakken heeft met de functie-uitoefening, de belangen van de gemeente kan raken of een risico op schade mee kan brengen voor de organisatie. De functies die het betreft zijn opgenomen in de bijlage.

4. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

Je bent bekend met de algemene lijn dat de gemeente er de voorkeur aan geeft om geen geschenken te ontvangen. Indien je een geschenk aangeboden krijgt, dien je hier zeer terughoudend mee om te gaan. Je accepteert een geschenk alleen als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk aan een fles wijn voor een door jou verrichte presentatie, een ceremonieel aan je overhandigd rapport van een bureau of aan bedrijfsattenties, zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor jouw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie. Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen is in principe eigendom van de gemeente. Geschenken die je accepteert meld je bij jouw leidinggevende. Geschenken die naar jouw idee meer dan € 50 waard zijn accepteer je niet. Je meldt ook aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes, hoef je niet te melden. Aanbiedingen voor privé-werkzaamheden, kortingen op privé-goederen en andere gunsten accepteer je niet. Geschenken die een relatie hebben met jouw werkzaamheden, die op jouw huisadres worden aangeboden accepteer je niet. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met jouw leidinggevende. Geschenken die je worden aangeboden door een relatie die nog iets van je ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteer je niet. Je accepteert geen geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente. Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden.

5. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente. Je bespreekt alle uitnodigingen met jouw leidinggevende. Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente. Je neemt jouw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn. Je bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan jouw leidinggevende weten.

6. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

Je houdt privégebruik van e-mail, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt en gebruikt deze gemeentelijke voorzieningen nooit in strijd met de goede zeden. Je zorgt ervoor dat dit jouw dagelijkse werkzaamheden niet hindert. Je laat jouw privégebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken. Jouw leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij. Wanneer je gebruik maakt van eigen voorzieningen (zoals mobiele telefoon, laptop, tablet, etc.) op het gemeentelijk netwerk neem je hiervoor de regels in acht die zijn opgenomen in het Tactisch beleid Informatieveiligheid. Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis, tenzij dit noodzakelijk en in de normale opvatting gebruikelijk is, bijvoorbeeld in het kader van thuis- en telewerken. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als je daarvoor toestemming van jouw leidinggevende hebt gekregen. Je doet geen privé-bestellingen via de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privé-post via de postkamer. Je declareert alleen kosten die je hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel, zoals de ‘Regeling vergoeding en verstrekking’ bij dienstreizen of de ‘Regeling reiskostenvergoeding woon-werkverkeer’. Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de werktijden, het naar eer en geweten registreren van gewerkte uren en verlofuren’ en de regels bij ziekteverzuim.

7. Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s, relaties op de werkvloer

Je bent alert op situaties in jouw werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht jouw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf. Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen.

Soms gaan werk en privé door elkaar lopen, bijvoorbeeld doordat je een relatie krijgt met een collega. Dat hoeft geen probleem te zijn, als je er transparant over bent naar je leidinggevende en ervoor zorgt dat deze relatie het uitvoeren van je functie of de aan jou opgedragen taken niet belemmert en niet leidt tot ongepast gedrag. Je stelt je leidinggevende op de hoogte van de relatie.

Je let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met jouw leidinggevende.

8. Reageren op niet-integere zaken

Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht je de leidinggevende, een vertrouwenspersoon, de coördinator integriteit of de gemeentesecretaris in. Je bent ook zelf aanspreekbaar op jouw handelen en jouw uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt. Je meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij de leidinggevende, een vertrouwenspersoon, de coördinator integriteit of de gemeentesecretaris. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de Klokkenluidersregeling. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via een van de vertrouwenspersonen een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit.

9. De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit

Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld. Je bent open over jouw manier van werken. Je bent aanspreekbaar op jouw werkwijze en jouw houding naar medewerkers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers bij je terecht. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen. Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.

Bijlage: Functies behorende bij artikel 3

Voor de volgende functies geldt een meldingsplicht met betrekking tot financiële belangen

als bedoeld in artikel 3:

•Directieleden;

•Managers

•Teamleiders voor zover zij budgethouder in de zin van de budgethoudersregeling zijn;

•Concerncontroller;

•Door de manager in samenspraak met de directie aan te wijzen medewerker(s), voor wie een meldingsplicht in verband met financiële belangen geldt.