Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn;
Gelet op artikel 14 van de Nota Treasury, leningen en garanties Gemeente Alphen aan den Rijn wordt in dit Besluit een nadere uitwerking voor de uitvoering van de Treasury gegeven.
B E S L U I T vast te stellen het volgende:
Administratieve organisatie en interne controle
Artikel 1 Functiescheiding
a) de uitvoering Treasury geschiedt door de treasurer of de teamleider of medewerkers Financiële administratie;
b) de uitvoering en de autorisatie geschieden door afzonderlijke functionarissen;
c) iedere transactie Treasury wordt door minimaal de treasurer of de teamleider Financiële administratie dan wel de teamleider Advies & Beleid Financiën geautoriseerd;
d) de interne controle en de verbijzonderde interne controle geschieden door afzonderlijke functionarissen conform de voor het onderwerp Interne Controle separaat opgestelde regels.
Artikel 2 Vastleggen aanbiedingen
1Na het opvragen van offertes voor het aantrekken van financiering met een looptijd van één jaar of langer als bedoeld in artikel 7 Nota Treasury wordt de financiering door de gemeente schriftelijk of digitaal vastgelegd.
2Na het opvragen van offertes voor het aantrekken van middelen met een looptijd korter dan één jaar als bedoeld in artikel 10 Nota Treasury, wordt de financiering door de gemeente schriftelijk of digitaal vastgelegd.
3Na het aantrekken van daggeld als bedoeld in artikel 10 Nota Treasury, wordt de financieringsbevestiging digitaal opgeslagen.
Artikel 3 Verantwoordelijkheden bij leningen en garanties
1Voorstellen voor besluitvorming inzake het verstrekken van een lening of garantie worden opgesteld door het vakinhoudelijk team. Bij dat team berust ook de ambtelijke toetsing of voldaan wordt aan verstrekking uit hoofde van de publieke taak. Het vakinhoudelijk team vraagt de afdeling Financiën advies over de financiële aspecten van de aanvraag.
Artikel 4 Uitwerking Treasurycommissie
1De treasurer woont als adviseur de vergaderingen van de commissie bij en geeft daar toelichting op beleid en uitvoering van de Treasury.
2De treasurer zorgt ervoor dat de Paragraaf Financiering en de rapportages over de uitvoering van de Treasury in de begroting , voorjaarsnota, de najaarsnota en het programmaverslag worden besproken in de Treasurycommissie.
Taken en verantwoordelijkheden
Artikel 5
De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd:
Functie
Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad
Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten, in de financiële verordening en/of de nota Treasury.
Het vaststellen van de financieringsparagraaf in de begroting en het programmaverslag/ de jaarrekening.
Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de verantwoording van de uitvoering hiervan.
College van B&W
Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid).
Het doen van voorstellen inzake de treasury aan de raad.
Het rapporteren aan de raad over de uitvoering van het treasurybeleid.
Het bekrachtigen van transacties door middel van het tekenen van overeenkomsten, voor zover niet in de lijn verantwoord of in voorzien door mandatering.
Wethouder Financiën
Verantwoordelijk voor de formulering en de uitvoering van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).
Als voorzitter van de Treasurycommissie: het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college.
Treasurycommissie
Gevraagd en ongevraagd advies geven aan het college inzake beleid en uitvoering van de treasuryfunctie.
Bespreken rapportages treasurybeleid;
Mede-signalering van ontwikkelingen die voor de treasuryfunctie van belang zijn, waaronder eventuele nieuwe grote geldstromen van en naar de gemeentekas.
Teamleider Advies & Beleid Financiën.
Bewaken van de kwaliteit van de uitvoering van de treasury.
Rapporteren over de uitvoering van de treasuryfunctie aan de portefeuillehouder.
Het evalueren van het treasurybeleid en het doen van voorstellen voor wijziging ervan.
Teamleiders
Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige uitgaven en inkomsten aan de treasurer.
Treasurer
Het uitvoeren van het treasurybeleid. Daartoe behoort onder meer:
Adviseren over financieringsvraagstukken.
Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op Treasury gebied.
Opstellen, bijstellen en vertalen van de liquiditeitenplanningen als genoemd in artikel 4 van de Nota Treasury 2018.
Opstellen van rapportages over de uitvoering van de Treasury.
Het creëren van draagvlak bij de afdelingen voor tijdige en juiste verstrekking van financiële gegevens, benodigd voor het opstellen van de liquiditeitenplanningen.
Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen inzake uitzettingen (binnen de regels van het Schatkistbankieren), financieringen voor langer dan een jaar, kasgeldleningen en daggeldleningen.
Het, op verzoek van de vakinhoudelijke teams, aanleveren van het resultaat van de financiële toetsing van verzoeken tot het verstrekken van leningen of garanties aan derden uit hoofde van de publieke taak.
Het monitoren van afgegeven gemeentegaranties en gemeenteleningen.
Het samenstellen van de rentevisie.
Teamleider Financiële administratie
Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen inzake het betalingsverkeer.
Registreren van alle inkomende en uitgaande financiële transacties.
Het beheer en de afroming van saldi van betaalrekeningen.
Archiveren van transactiebevestigingen van financiële instellingen.
Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie van aangeleverde informatie.
Kassiersfunctie
Het afhandelen van het (contante) betalingsverkeer.
Adviseur Financiën
Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten.
IC (interne controle)
Controle op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de in het kader van de treasury-functie gevoerde transacties.
VIC (verbijzonderde interne controle)
Toetsing van de Interne controle
Concerncontroller
Treedt controlerend en toetsend op in de Treasurycommissie.
Vervult in de Treasurycommissie zijn rol met betrekking tot het risicomanagement.
Externe accountant
Het in het kader van zijn reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de naleving van de wettelijke kaders, de verordeningen, de nota Treasury en het Besluit Uitvoering Treasury.
Jurist van het team Juridische Zaken & Inkoop
De juridische toetsing aan met name staatssteun geschiedt door een jurist van het team JZI.
Bevoegdheden
Artikel 6
Bevoegdheden zijn geregeld in de Mandaatverordening en het daarop gebaseerde Mandaatregister 2019. Eventuele wijzigingen vinden ook daar plaats. Het betreft hier de in het Mandaatregister vastgelegde “Specifieke ondermandaten manager Bedrijfsvoering”:
G Specifieke ondermandaten manager Bedrijfsvoering
Nr.
Omschrijving bevoegdheid
Ontvanger
Bijzondere voorschriften
G1
Nemen van maatregelen t.b.v. invordering van schulden in of buiten rechte, uitgezonderd gemeentelijke belastingen en WOZ.
Teamleiders
Financiën
G2
Het aantrekken van kort geld
(< 1 jaar), waaronder tevens het opnemen van gelden van de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren).
Teamleiders
Financiën
Gezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.
G3
Het aantrekken van lang geld
(> 1 jaar). ), waaronder tevens het opnemen van gelden van de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren).
Teamleiders
Financiën
Gezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.
G4
Het uitzetten van kort geld, zoals kasgeldleningen (< 1 jaar)., waaronder het verplicht uitzetten van gelden op de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren)
Teamleiders
Financiën
Gezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.
G5
Het uitzetten van lang geld
(> 1 jaar), waaronder het verplicht uitzetten van gelden op de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren)
Teamleiders
Financiën
Gezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.
G6
Het verrichten van rechtshandelingen ter uitvoering van het bank (relatie)beheer en het beheer leningen, garanties en zekerheden.
Onder bankrelatiebeheer zijn tevens begrepen; het openen/sluiten en
wijzigen van bankrekeningen, het
afspreken van bankcondities en het
vaststellen van kredietfaciliteiten.
Teamleider
Financiële administratie
Gezamenlijk met treasurer en/of teamleider Advies en Beleid Financiën conform specificaties nota Treasury.
G7
Volmacht tot ondertekenen van betaallijsten (eerste en tweede handtekening).
Medewerkers
Financiële administratie
Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde medewerker worden gezet.
G8
Het besluiten tot oninbaar verklaren van vorderingen.
Artikel 7 Bevoegdheden - Specificaties
In onderstaande tabel worden de in het Mandaatregister bedoelde specificaties in de nota Treasury weergegeven conform de artikelen 11 en 12 Nota Treasury 2018.
Bevoegd functionaris
(eerste handtekening)
Autorisatie door
(tweede handtekening)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
Het uitzetten van middelen via daggeld en spaargelden naar de schatkistconform de Wet (verplicht) Schatkistbankieren.
Treasurer of teamleiders Financiën
Teamleider Advies & Beleid Financiën of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.
Het aantrekken van middelen via kasgeld (looptijd korter dan 1 jaar).
Treasurer of teamleiders Financiën
Teamleider Advies & Beleid Financiën of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.
Het aantrekken van middelen via daggeld
Treasurer of teamleiders Financiën
n.v.t.
Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen
Medewerker Financiële administratie
Medewerker Financiële administratie (andere functionaris)
Bankrelatiebeheer
Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen
Teamleider Financiële administratie
Treasurer of Teamleider Advies & Beleid Financien. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.
Bankcondities en tarieven afspreken
Teamleider Financiële administratie
Treasurer of Teamleider Advies & Beleid Financien. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.
Financiering en uitzetting
Het vaststellen van kredietfaciliteiten
Treasurer of teamleider Financiële adminstratie
Teamleider Advies & Beleid Financien of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.
Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen met een looptijd van langer dan één jaar
Treasurer of teamleiders Financiën
Teamleider Advies & Beleid Financien of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.
Het verstrekken van leningen en garanties aan derden uit hoofde van de publieke taak conform de bepalingen van artikel 17 van de Nota Treasury 2018 op basis van Collegebesluit
Treasurer of teamleider Financiële Administratie
Teamleider Advies & Beleid Financien
Informatieverstrekking
Artikel 8
Met betrekking tot de treasuryactviteiten dient ten minste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:
Informatie
Frequentie
Informatie-verstrekker
Informatie-ontvanger
1Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning
Actieve informatie-verplichting bij wijzigingen > 1 miljoen
Teams
Treasurer
2Liquiditeitenplanning +monitoring bij VJN en NJN
1x per jaar
Treasurer
Treasurycommissie
3Uitgangspunten treasuryactiviteiten voor de paragraaf Financiering van de begroting
Jaarlijks
Treasurer
Treasurycommissie
4Begrote treasuryactiviteiten in de Paragraaf Financiering Programmabegroting
Jaarlijks
Treasurer
Treasurycommissie Auditcommissie
Raad
5Verantwoording treasuryactiviteiten in de paragraaf financiering van het Programmaverslag
Jaarlijks
Treasurer
Treasurycommissie Auditcommissie
Raad
6Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido
Indien gevraagd
Treasurer
Centraal Bureau voor de Statistiek/
Toezichthouder