Instellingsbesluit Adviescommissie Kunst & Cultuur gemeente Almere

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

a.De adviescommissie: de adviescommissie Kunst & Cultuur;

b.Het college: het college van burgemeester en wethouders van Almere;

c.Subsidieregeling: de geldende subsidieregeling Cultuur 2026-2028 voor subsidies op het gebied van kunst en cultuur.

Artikel 2. Instelling en taak

1Het college stelt de adviescommissie in.

2De adviescommissie heeft tot taak onafhankelijk advies uit te brengen aan het college over aanvragen om subsidie, indien die aanvragen volgens de subsidieregeling worden voorgelegd aan de adviescommissie voor een advies.

3Bij de uitvoering van de adviseringsstaak, bedoeld in het tweede lid, beperkt de adviescommissie zich in de advisering tot voorstellen die voldoen aan de criteria van de subsidieregeling.

Artikel 3. Samenstelling

1De adviescommissie bestaat uit ten minste drie onafhankelijke, inhoudelijk deskundige leden, de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter daaronder begrepen.

2Bij de benoeming gaat het college uit van een afgewogen maar brede samenstelling van onafhankelijke deskundigen die professionele kennis hebben van een of meer relevante disciplines of thema’s en van hun kennis van actuele ontwikkelingen op het gebied van kunst & cultuur.

3Personen die deel uitmaken van of werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Almere kunnen geen lid van de adviescommissie zijn.

4De adviescommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviescommissie.

Artikel 4. Benoeming

1Het college benoemt de leden van de adviescommissie en de (plaatsvervangend) voorzitter.

2De leden van de adviescommissie worden op persoonlijke titel benoemd.

3De leden van de adviescommissie worden door het college voor een periode van maximaal één jaar benoemd. Elk lid kan maximaal twee keer ten hoogste voor twee jaar worden herbenoemd.

4De benoemingsbesluiten van het college worden openbaar gemaakt.

Artikel 5. Integriteit en geheimhouding

1De leden van de adviescommissie zijn objectief, onpartijdig en integer en vervullen hun taak zonder last.

2Alle aan de leden verstrekte stukken zijn vertrouwelijk en blijven dat ook na een uitgebracht advies.

3Het besprokene in de adviescommissie is vertrouwelijk. De leden van de adviescommissie en allen die bij de beraadslaging aanwezig zijn betrachten naar buiten toe volstrekte geheimhouding.

4De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de beraadslaging en advisering, indien zij belang hebben bij de verstrekking van de subsidie of indien sprake is van schijn van betrokkenheid bij een aangevraagde subsidie.

5Wanneer de voorzitter of de leden een vermoeden hebben van een schijn van betrokkenheid bij een aangevraagde subsidie, melden zij dit tijdig voorafgaand aan de vergadering bij de secretaris.

6Een belang wordt in ieder geval geacht aanwezig te zijn als het lid, diens partner of een familielid van hem of zijn partner in de eerste of tweede graad:

a.zelf subsidie heeft aangevraagd;

b.bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider of lid van de raad van toezicht is bij een instelling die een subsidie bij het college heeft aangevraagd op grond van de subsidieregeling;

c.een werkrelatie heeft, al dan niet in loondienst, bij een aanvrager of anderszins inkomsten verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd.

7De voorzitter en de leden vervullen geen nevenfuncties die schadelijk zijn voor de vervulling van de functie van lid van de adviescommissie.

8De voorzitter en leden van de adviescommissie melden bestaande en nieuwe functies en nevenfuncties terstond bij het college. Deze melding geschiedt via de secretaris van de adviescommissie.

Artikel 6. Instellingsduur

De adviescommissie wordt ingesteld na bekendmaking van het instellingsbesluit en wordt bij nader besluit van het college opgeheven.

Artikel 7. Ontslag en aftreden

1De leden van de adviescommissie worden door het college ontslagen.

2De voorzitter en leden kunnen, onverminderd het bepaalde in lid 3, op eigen verzoek worden ontslagen.

3Het college kan de voorzitter of een lid wegens zwaarwegende redenen ontslaan. Voordat dit ontslag kan plaatsvinden, wordt het betreffende lid gehoord door twee onafhankelijke vertegenwoordigers van het college.

Artikel 8. Taken voorzitter en secretaris

1Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:

a.het voorzitten van de vergadering;

b.besluitvorming bij gelijke stemming

2Tot de taken van de secretaris behoren onder meer:

a.het uitnodigen van de leden voor de vergadering;

b.het mede opstellen en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie;

c.het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag;

d.het opstellen van de conceptadviezen;

e.het tekenen van de adviezen en deze laten tekenen door de voorzitter van de adviescommissie;

f.het toezenden van de adviezen aan vertegenwoordigers van het college;

g.het bewaken van de kwaliteit en integriteit in de adviescommissie en van het adviseringsproces.

Artikel 9. Werkwijze

1De adviescommissie ontvangt van de secretaris zo spoedig mogelijk na het sluiten van de in de subsidieregeling genoemde aanvraagperiode de subsidieaanvragen die ontvankelijk zijn en die passen binnen de reikwijdte van de subsidieregeling.

2De adviescommissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter en de secretaris dat wenselijk achten.

3De secretaris bepaalt per vergadering welke leden uitgenodigd worden voor een vergadering, al naar gelang de benodigde expertise gelet op de voorliggende aanvragen om subsidie.

4De adviescommissie kan ambtenaren horen of inschakelen.

5De leden van adviescommissie ontvangen van de secretaris een uitnodiging voor een vergadering.

6Het college voorziet de adviescommissie tijdig van relevante informatie.

Artikel 10. Uitbrengen advies

1De adviescommissie besluit op uit te brengen adviezen bij gewone meerderheid van stemmen.

2Bij gelijke stemmen heeft de voorzitter de doorslaggevende stem. Bij afwezigheid van de voorzitter, heeft de plaatsvervangend voorzitter de doorslaggevende stem.

3De adviescommissie brengt haar adviezen schriftelijk en met redenen omkleed uit aan vertegenwoordigers van het college. Het college besluit op subsidieaanvragen met inachtneming van het advies van de adviescommissie. Het college kan wanneer zij dit nodig acht, gemotiveerd van het advies van de adviescommissie afwijken.

4Het door de adviescommissie uit te brengen advies wordt door de voorzitter en secretaris ondertekend, onder vermelding van de namen van de leden van de commissie en de datum van ondertekening.

5De voorzitter is eindverantwoordelijk voor de opgemaakte adviezen.

Artikel 11. Openbaarheid

De vergaderingen van de adviescommissie zijn niet openbaar.

Artikel 12. Archiefbescheiden

1Het beheer van bescheiden betreffende de werkzaamheden van de adviescommissie geschiedt op eenzelfde wijze als bij het college.

2De adviescommissie draagt, zodra de omstandigheden daartoe aanleiding geven, of bij beëindiging van haar werkzaamheden, de bescheiden betreffende die werkzaamheden ter archivering over aan het college.

Artikel 13. Vergoeding

De leden van de adviescommissie ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen van de adviescommissie evenals voor de gemaakte reiskosten. De onkostenvergoeding voor het bijwonen van vergaderingen wordt bepaald op basis van artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politiek ambtsdragers.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking ervan.

2Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit adviescommissie Kunst & Cultuur Gemeente Almere.