Verordening functioneringsgesprekken burgemeester, gemeente Almelo
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
1Gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester;
2Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren;
3Adviseurs: eenieder die de commissie op verzoek van de commissie van informatie voorziet;
4Commissaris: Commissaris van de Koning in de provincie Overijssel.
5Griffier: de raadsgriffier van de gemeente Almelo.
Artikel 2 Algemene bepalingen
1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.
2De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.
3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Procedure en tijdschema
1De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken.
2Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval drie maand voorafgaand aan de
gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.
3.De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.
Artikel 4 Samenstelling commissie
1De raad benoemt een commissie uit haar midden.
2De commissie wordt samengesteld uit zes leden van de raad die tevens fractievoorzitter zijn. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. Er wordt gestreefd naar een evenredige vertegenwoordiging van fractievoorzitters van coalitiedragende en niet-coalitiedragende partijen.
3Bij langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
4De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
5De commissie kan zich laten informeren door adviseurs.
Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie
1De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.
2De voorzitter leidt het gesprek.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.
Artikel 6 Geheimhouding
1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.
5De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten en het voeren van de correspondentie.
7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen betreffende de ambtsperiode van de burgemeester in te zien.
2Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke of digitale uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
5Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Het gesprek
1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
Artikel 9 Verslaglegging
1De griffier zorgt voor het verslag in conceptvorm dat na vaststelling door de commissie en de burgemeester namens de commissie door de voorzitter en de griffier en door de burgemeester wordt ondertekend.
2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris verstuurd.
Artikel 10 Archivering
1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.
2Na de beëindiging van de benoeming van de burgemeester worden alle op de functioneringsgesprekken betrekking hebbende stukken door de griffier vernietigd.
Artikel 11 Slotbepalingen
1Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening functioneringsgesprekken burgemeester.
Gedaan ter openbare vergadering van 2 september 2014.
de griffier, drs. C.M. Steenbergen
de voorzitter, G.W.L. Stork