3.1.2.4 Maatschappelijk aanbesteden
Artikel 4 lid lid 3
In artikel 4 lid 3 van de ASV is bepaald dat het college nadere regels kan stellen ter uitvoering van de ASV. Daarbij zijn genoemd: reservevorming, risico-inventarisatie en kwaliteitseisen.
Reservevorming en risico-inventarisatie:
Voor het leveren van maatwerk is op basis van ervaring het stellen van een minimum of maximum percentage te algemeen. Het kan immers zijn dat een egalisatiereserve gebaseerd op het totaal van het in een bepaald jaar ontvangen subsidiebedrag niet noodzakelijk is voor een specifieke instelling. Zeker om te voorkomen dat er sprake is van het creëren van “dood geld” op de balans bij de instelling
Bij budgetsubsidiëring kan het college de instelling verplichten een egalisatiereserve te vormen.
Voor het bepalen van de noodzakelijke en maximale omvang van de egalisatiereserve wordt door de instelling een meerjaren risico-inventarisatie opgesteld, er is daardoor sprake van maatwerk. De risico-inventarisatie maakt jaarlijks onderdeel uit van de subsidieaanvraag. Na instemming van de gemeente met de componenten en de omvang wordt de risico-inventarisatie opgenomen in de budgetprestatieovereenkomst. De instelling kan de gemeente in het subsidiejaar verzoeken componenten aan de risico-inventarisatie toe te voegen.
De financiële gevolgen van de in de risico-inventarisatie opgenomen componenten kunnen ten laste worden gebracht van de egalisatiereserve.
Exploitatieoverschotten (efficiencywinsten ten opzichte van de budgetafspraken en de in de kostprijs opgenomen opslag voor risico’s) worden toegevoegd aan de egalisatiereserve.
Indien de werkelijke omvang van de egalisatiereserve uitgaat boven de noodzakelijke en maximale omvang volgens de risico-inventarisatie, is de instelling verplicht om bij de subsidievaststelling het meerdere aan de gemeente terug te betalen.
Dit maatwerk zal de komende 2 jaar met de instellingen verder worden ontwikkeld, waarna zonodig een uitgebreide opsomming van de componenten aan dit Uitvoeringsbesluit zal worden toegevoegd.
Componenten die onder anderen in de risico-inventarisatie kunnen worden opgenomen zijn: personele lasten vanuit cao-verplichtingen en eventuele juridische consequenties.
De instellingen dienen er rekening mee te houden dat de gemeente geen budgetten reserveert voor subsidies ter dekking van exploitatietekorten.
Bij intrekking of beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten en/of prestaties is de instelling verplicht de egalisatiereserve aan de gemeente terug te betalen, na evenredigheid van de mate waarin de subsidieverlening heeft bijgedragen aan de egalisatiereserve.
Kwaliteitseisen:
Ook voor dit onderdeel is maatwerk van belang, en zal de komende 2 jaar met de instellingen verder worden ontwikkeld, waarna zonodig een uitgebreide opsomming van componenten aan dit Uitvoeringsbesluit zal worden toegevoegd. Deze systematiek is mede bedoeld om uitvoering te kunnen geven aan de keuze voor het uitgangspunt van vertrouwensprincipe op basis van verantwoorde risico-acceptatie, en daardoor te komen tot een subsidiebeleid op basis van een sobere en doelmatige bedrijfsvoering bij de instelling. Wij kiezen voor deze systematiek van stellen van regels vooraf in plaats van het toetsen van uitkomsten op basis van vergelijkende budgetanalyses (bijvoorbeeld benchmarking) achteraf. In de praktijk blijkt dat de componenten van deze vergelijkende budgetanalyses vaak niet eenduidig zijn en leiden tot niet oplosbare meningsverschillen met de instellingen.
Kwaliteitseisen die aan de instelling kunnen worden opgelegd en waarvoor door de instelling volgens artikel 10 lid e van de Algemene subsidieverordening 2013 bij de subsidieaanvraag een verklaring moet worden ingediend:
· Interne organisatie moet in control zijn
· Actief personeelsbeleid; voldoende gekwalificeerd personeel om te kunnen voldoen aan onze maatschappelijke vraag. Aspecten die daarbij van belang zijn: leeftijdsopbouw personeelsbestand, functieschalen, beoordelingsgesprekken en opleidingsbudgetten.
· Klanttevredenheidsonderzoeken; kijken naar bereik en kwaliteit diensten.
· Periodieke presentatie aan de gemeenteraad door de instelling.
Artikel 3 lid 2
In artikel 3 lid 2 is bepaald dat het college nadere regels kan stellen aan de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van de subsidie per beleidsterrein.
Artikel 9 lid 3
Dit artikel gaat over subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud, waarin is bepaald dat bij het instellen van een subsidieplafond op een beleidsterrein het college nadere regels kan stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag.
De in deze twee artikelen genoemde nadere regels worden bepaald door de beleidsinhoud gericht op de maatschappelijk vraagstukken en de programmabegroting.
Vaststelling gerealiseerde prestaties
Voor de verplichtingen van de subsidieontvanger ten aanzien van de bij de aanvraag tot vaststelling in te dienen accountantsverklaring en het inhoudelijk verslag met betrekking tot de gerealiseerde prestaties, wordt verwezen naar hoofdstuk 3.1.2.2 onder accountantsverklaring op bladzijde 10.
Bijlage 1: checklist btw-heffing bij subsidieverstrekking
Bij het verlenen van een subsidie is het noodzakelijk om, voordat de B&W nota wordt opgesteld c.q. het budget wordt aangevraagd bij de raad en de subsidiebeschikking wordt samengesteld, de btw-gevolgen van de subsidieverlening in kaart te brengen.
Het zorgvuldig doorlopen van de onderstaande checklist is hierbij van groot belang. Hiervoor zijn drie redenen aan te wijzen, te weten:
1Ondanks dat op basis van het bestuursrecht sprake is van een (zuivere) subsidie kan het zo zijn dat btw verschuldigd is op basis van de subsidie. De btw-wetgeving kent een afzonderlijke subsidiebeoordeling.
2Indien de subsidieontvanger btw is verschuldigd is over de subsidie en op factuur in rekening brengt aan de gemeente, kan de gemeente deze btw wellicht in aftrek brengen op haar btw-aangifte dan wel compenseren bij het BTW compensatiefonds zodat de btw voor de gemeente geen kostenpost vormt.
3Indien door de subsidieontvanger btw is verschuldigd over een subsidie kan een voordeel ontstaan bij de subsidieontvanger, omdat deze recht op aftrek heeft voor btw op kosten. De investerings- en/of exploitatielasten van de subsidieontvanger worden hierdoor lager. Dit kan een reden zijn om het subsidiebedrag naar beneden bij te stellen.
Indien er bij het doorlopen van de checklist onduidelijkheden zijn, is het van belang dat contact wordt gezocht met een deskundige. De contactpersoon binnen de gemeente Almelo is de medewerker subsidiemanagement.
Vragen checklist
1.Is sprake van toekenning van een subsidie aan een orgaan binnen de gemeente Almelo (intern, bijvoorbeeld tussen twee diensten)?
Ja: geen btw-heffing over de subsidie. Over interne ‘prestaties’ is geen btw verschuldigd.
Nee: ga naar vraag 2.
2.Is de subsidieontvanger ondernemer voor de btw (beschikt de aanvrager bijvoorbeeld over een btw-nummer)?
Nee: geen btw-heffing over de subsidie.
Ja: ga naar vraag 3.
3.Verricht de subsidieontvanger btw-vrijgestelde prestaties met de subsidie (zie onderdeel 3.)?
Ja: geen btw-heffing.
Nee: ga naar vraag 4.
4.Verricht de subsidieontvanger een prestatie (c.q. prestaties) rechtstreeks voor de gemeente Almelo? (Met andere woorden: is de gemeente Almelo afnemer van de prestatie?)
Nee: ga naar vraag 6.
Ja: ga naar vraag 5.
5.Bestaat er een rechtstreeks verband tussen de hoogte van de subsidie en de prestaties die de subsidieontvanger voor de gemeente Almelo verricht?
Ja: zeer waarschijnlijk btw-heffing. Ga naar vraag 9.
Nee: zeer waarschijnlijk geen btw-heffing.
6.Is er een rechtstreeks verband tussen de subsidie en het aantal c.q. de prijs van de prestaties die de subsidieontvanger voor derden verricht (met andere woorden: is er sprake van een prijssubsidie)?
Nee: zeer waarschijnlijk geen btw-heffing.
Ja: ga naar vraag 7.
7.Heeft de subsidieontvanger recht op betaling van de subsidie zodra welbepaalde handelingen ten behoeve van derden zijn verricht?
Nee: zeer waarschijnlijk geen btw-heffing.
Ja: ga naar vraag 8.
8.Stelt het feit dat de subsidieontvanger subsidie ontvangt hem objectief gezien in staat het goed te leveren of de dienst te verrichten tegen een lagere prijs?
Ja: zeer waarschijnlijk btw-heffing. Ga naar vraag 10.
Nee: geen btw-heffing.
9Er is zeer waarschijnlijk sprake van btw-heffing over de subsidie. Dit houdt in dat de subsidieontvanger 21% (of 6%) btw over de subsidie aan de Belastingdienst dient te voldoen. De subsidieontvanger dient ten aanzien van de subsidie een factuur met btw aan de gemeente Almelo uit te reiken. Ga naar vraag 11.
10Er is zeer waarschijnlijk sprake van btw-heffing over de subsidie. Dit houdt in dat de subsidieontvanger 21% (of 6%) btw over de subsidie aan de Belastingdienst dient te voldoen en deze btw aan de gemeente in rekening brengt. Bij subsidieverlening dient expliciet opgenomen te worden dat de subsidie inclusief eventueel verschuldigde btw is. Ga naar vraag 11.
11Heeft de gemeente voor de in rekening gebrachte btw recht op een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds?
Nee: ga naar vraag 12.
Ja: ga naar conclusie 2.
12.Kan de gemeente de op de factuur in rekening gebrachte btw in aftrek brengen via de btw-aangifte?
Nee: ga naar vraag conclusie 1.
Ja: ga naar conclusie 2.
2Conclusies
Conclusie 1
· De btw verschuldigd over de subsidie vormt bij de gemeente een kostenpost.
· Bij subsidieverlening dient expliciet opgenomen te worden dat de subsidie inclusief eventueel verschuldigde btw is.
· Wordt bij de hoogte van het subsidiebedrag rekening gehouden met het recht op aftrek van voorbelasting van de subsidieontvanger? Of anders gezegd: heeft de subsidieaanvrager bij de opgaaf van de kosten op basis waarvan de hoogte van de subsidie wordt vastgesteld rekening gehouden met recht op aftrek van voorbelasting?
Conclusie 2
· De btw verschuldigd over de subsidie btw vormt bij de gemeente geen kostenpost (De gemeente heeft recht op aftrek van voorbelasting c.q. recht op compensatie uit het BTW compensatiefonds).
· Met de subsidieontvanger kan worden afgesproken dat deze eventueel verschuldigde btw separaat aan de gemeente in rekening brengt (de door de subsidieontvanger aan de gemeente uit te reiken factuur dient daarbij aan de vereisten van de Wet op de omzetbelasting 1968 te voldoen). Dan wordt expliciet de voorwaarde opgenomen dat, indien de btw bij de gemeente niet verrekenbaar is, de subsidieontvanger de door de gemeente aan de subsidieontvanger betaalde btw terug dient te betalen. Bij twijfel worden de btw-gevolgen van de subsidie afgestemd met de Belastingdienst.
· De subsidieaanvrager moet bij de aanvraag tot subsidieverlening rekening houden met het recht op aftrek van voorbelasting, en mag deze dus niet meenemen in de kosten.
3Overzicht btw vrijgestelde prestaties
De heffing van btw blijft achterwege, wanneer een subsidie of bijdrage wordt verstrekt aan een ondernemer die prestaties verricht die zijn vrijgesteld op grond van artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968, mits de subsidie of bijdrage wordt gebruikt ten behoeve van die vrijgestelde prestaties.
Hieronder treft u een omschrijving aan van diverse vrijstellingen zoals opgenomen in artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968. Vanwege de nogal technische omschrijving hebben wij ter verduidelijking voorbeelden opgenomen.
Lid
Beschrijving
Voorbeelden
Lid 1
sub c
Het verzorgen en het verplegen van in een inrichting opgenomen personen, alsmede de handelingen die daarmee nauw samenhangen, waaronder begrepen het verstrekken van spijzen en dranken, geneesmiddelen en verbandmiddelen aan die personen.
Inzet artsen en schoonmakers, huisvesting en eten en drinken in ziekenhuis, verzorgingstehuis, internaat.
Lid 1
sub d
De diensten aan de jeugd en de jeugdleiders door organisaties voor het algemene jeugdwerk die door de overheid als zodanig zijn erkend.
Diensten in het kader van jeugdkampen, trainerscursussen, e.d.
Lid 1
sub e
De diensten door organisaties die zich de beoefening van sport of de bevordering daarvan ten doel stellen, aan hun leden, met uitzondering van:
het verlenen van toegang tot wedstrijden, demonstraties en dergelijke; of
de diensten door watersportorganisaties die voor hun dienstverlening gebruik maken van één of meer personen die in dienstbetrekking werkzaam zijn ten behoeve van de organisatie, voor zover deze diensten bestaan in het met behulp van deze personen verrichten van werkzaamheden met betrekking tot vaartuigen dan wel in het ter beschikking stellen van lig- en bergplaatsen voor vaartuigen.
Voetbalvereniging die training geeft aan leden, organisatie wandeltocht voor leden.
Lid 1
sub f
De bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen leveringen en diensten van sociale of culturele aard, mits de ondernemer geen winst beoogt en niet een ernstige verstoring van concurrentieverhoudingen optreedt ten opzichte van ondernemers die winst beogen.
EHBO-instelling, consultatiebureau voor alcohol en drugs, dagverblijven voor gehandicapten
Lid 1
sub g
De volgende leveringen en diensten:
a) gezondheidskundige verzorging van de mens door beoefenaren van een medisch of paramedisch beroep die een op dit beroep gerichte opleiding hebben voltooid waarvoor regels zijn gesteld bij of krachtens de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg of gezondheidskundige verzorging van de mens door beoefenaren van een medisch of paramedisch beroep waarvoor regels, met inbegrip van kwaliteitseisen betreffende opleiding en beroepsuitoefening, zijn vastgesteld door de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en welk beroep is vermeld in een door deze minister bij te houden register, voor zover de gezondheidskundige verzorging tot het gebied van deskundigheid van dit beroep behoort en onderdeel vormt van de bedoelde opleiding;
b) diensten die door tandtechnici als zodanig worden verricht; de leveringen van tandprothesen door tandartsen en tandtechnici; het vervoer van zieken of gewonden met ambulance-automobielen.
De diensten, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdelen a tot en met e, en h, van het Besluit zorgaanspraken AWBZ, verleend aan personen ten behoeve van wie in een indicatiebesluit op grond van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten is vastgelegd dat ze op de in die onderdelen bedoelde zorg zijn aangewezen, alsmede huishoudelijke verzorging, bedoeld in de Wet maatschappelijke ondersteuning, verleend aan personen ten behoeve van wie ingevolge die wet vaststaat dat ze op die verzorging zijn aangewezen. Tot de in de vorige volzin bedoelde diensten behoren niet de bij ministeriële regeling in verband met het voorkomen van een ernstige verstoring van concurrentieverhoudingen aan te wijzen diensten.
De diensten door landbouwers, veehouders, tuinbouwers en bosbouwers bestaande in het verlenen van dagbesteding, arbeidstraining of dagopvang aan:
a) personen voor wie zij daartoe een schriftelijke overeenkomst hebben gesloten met een instelling als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel d, van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten of met een instelling die werkzaam is op het terrein van sociaal en maatschappelijk werk;
b) personen met wie zij daartoe een schriftelijke overeenkomst hebben gesloten en die beschikken over een persoonsgebonden budget met het oog op het geldend maken van hun aanspraken ingevolge de onder a genoemde wet.
Medische verzorging van de mens door arts of fysiotherapeut, ambulancevervoer, bepaalde werkzaamheden van de arbodienst (zoals huisbezoek en vaccineren).
Geïndiceerde thuiszorg, kraamzorg.
Zorgboerderij.
Lid 1
sub o
Het verstrekken van:
onderwijs, met inbegrip van de diensten en leveringen die daarmee nauw samenhangen, door daartoe bestemde inrichtingen, als is omschreven bij of krachtens de wetten tot regeling van het onderwijs dat krachtens wettelijk voorschrift is onderworpen aan het Rijksschooltoezicht of aan een ander toezicht door de minister die met de zorg voor het desbetreffende onderwijs is belast; of
bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen onderwijs, met inbegrip van de diensten en leveringen die daarmee nauw samenhangen, waarbij kan worden bepaald, dat de vrijstelling slechts toepassing vindt ten aanzien van ondernemers die met dat onderwijs geen winst beogen.
Basisonderwijs, middelbaar onderwijs, vakinhoudelijke huiswerkbegeleiding, remedial teaching, muziekonderwijs aan personen jonger dan 21 jaar.
Lid 1
sub p
De voordrachten en dergelijke diensten in bij ministeriële regeling aan te wijzen gevallen, mits tegen een vergoeding die in hoofdzaak strekt tot dekking van kosten.
Lezing / excursie met wetenschappelijke, kunstzinnige of religieuze onderwerpen.
Lid 1
sub q
De diensten door componisten, schrijvers en journalisten.
Lid 1
sub t
De diensten en daarmee nauw samenhangende leveringen door werkgevers- en werknemersorganisaties, alsmede door organisaties van politieke, godsdienstige, vaderlandslievende, levensbeschouwelijke of liefdadige aard aan hun leden tegen een statutair vastgestelde contributie; bij algemene maatregel van bestuur kan de vrijstelling buiten toepassing worden verklaard in gevallen waarin zij zou leiden tot een ernstige verstoring van concurrentieverhoudingen.
Bijlage 2: Reserves en voorzieningen
Egalisatiereserve
Bij budgetsubsidiëring kan het college de instelling verplichten een egalisatiereserve te vormen.
Voor het bepalen van de noodzakelijke en maximale omvang van de egalisatiereserve wordt door de instelling een meerjaren risico-inventarisatie opgesteld, er is daardoor sprake van maatwerk. De risico-inventarisatie maakt jaarlijks onderdeel uit van de subsidieaanvraag. Na instemming van de gemeente met de componenten en de omvang wordt de risico-inventarisatie opgenomen in de budgetprestatieovereenkomst. De instelling kan de gemeente in het subsidiejaar verzoeken componenten aan de risico-inventarisatie toe te voegen.
De financiële gevolgen van de in de risico-inventarisatie opgenomen componenten kunnen ten laste worden gebracht van de egalisatiereserve.
Exploitatieoverschotten (efficiencywinsten ten opzichte van de budgetafspraken en de in de kostprijs opgenomen opslag voor risico’s) worden toegevoegd aan de egalisatiereserve.
Indien de werkelijke omvang van de egalisatiereserve uitgaat boven de noodzakelijke en maximale omvang volgens de risico-inventarisatie, is de instelling verplicht om bij de subsidievaststelling het meerdere aan de gemeente terug te betalen.
De instellingen dienen er rekening mee te houden dat de gemeente geen budgetten reserveert voor subsidies ter dekking van exploitatietekorten.
Bij intrekking of beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten en/of prestaties is de instelling verplicht de egalisatiereserve aan de gemeente terug te betalen, na evenredigheid van de mate waarin de subsidieverlening heeft bijgedragen aan de egalisatiereserve.
Bestemmingsreserve
Een bestemmingsreserve is een onderdeel van het eigen vermogen, en dient ter dekking van een vooraf door het bestuur van de instelling vastgestelde bestemming. Deze bestemming moet passen binnen de doelstelling van de instelling en de door de gemeente verleende subsidie. Voor een bestemmingsreserve wordt door de instelling een bestedingsplan opgesteld waarin onder anderen is opgenomen: de naam, het doel, de noodzakelijke omvang en het bestedingsjaar. Dit bestedingsplan maakt onderdeel uit van de jaarlijkse subsidieaanvraag. Bestemmingsreserves mogen slechts met instemming van het college van burgemeester en wethouders worden gevormd.
Voorzieningen
Voorzieningen worden gevormd om concrete verplichtingen af te dekken, of om lasten gelijkmatig in de tijd te verdelen, bijvoorbeeld een voorziening voor groot onderhoud. Het treffen van voorzieningen is onderdeel van de resultaatsbepaling. De bepaling van het resultaat dient te geschieden volgens een bestendigde gedragslijn, die onafhankelijk is van de vermoedelijke uitkomst. Voorzieningen mogen de feitelijke verplichtingen of risico’s niet overstijgen.
Het reserve- en voorzieningenbeleid van de instelling maakt onderdeel uit van haar financiële beleid dat wordt opgenomen in het meerjarige beleidsplan.