Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent het verantwoordings- en accountantsprotocol subsidies

4.1 Algemeen

Het normenkader voor de controle van de financiële verantwoording door de accountant bestaat uit artikel 15 van de Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019 (ASV 2019) en uit hetgeen is vastgelegd in de subsidiebeschikking. Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie rechtmatig is besteed. Het staat de accountant vrij om hierbij zijn eigen controleaanpak te kiezen. Dit controleprotocol schrijft geen werkprogramma voor de accountant voor.

Uit de financiële verantwoording en de controleverklaring van de accountant dient te blijken, dat het Verantwoordings- en accountantsprotocol subsidies Gemeente Alkmaar 2020 is gevolgd.

4.2 Aandachtpunten bij de controle van de financiële verantwoording

Integrale verantwoording in de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

1de jaarrekening is opgesteld conform het kader van hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol

2de jaarrekening bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar en zoals opgenomen in de begroting

3afwijkingen groter dan 10 % tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de jaarrekening, met vermelding van de omvang van de afwijking

4de jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva

5de baten en lasten in de jaarrekening zijn volledig en juist verantwoord

6de baten en lasten per verleende subsidie zijn rechtmatig

7het activiteitenverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

Separaat financieel verslag of bijlage bij de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

1de verantwoording is opgesteld conform het kader van hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol

2de verantwoording bevat een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting

3afwijkingen groter dan 10 % tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de financiële verantwoording, met vermelding van de omvang van de afwijking

4de baten en lasten per verleende subsidie zijn rechtmatig

5het activiteitenverslag is verenigbaar met de verantwoording en bevat geen materiële afwijkingen

4.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

De controle van een separaat financieel verslag moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in het financieel verslag geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaalbedrag van de subsidiabele kosten.

Bij een verantwoording via de jaarrekening zijn twee situaties mogelijk:

•Bij een bijlage bij de jaarrekening gelden voor deze bijlage dezelfde materialiteitspercentages als bij een separaat financieel verslag.

•Bij een integrale verantwoording in de jaarrekening gelden dezelfde materialiteitspercentages als bij een separaat financieel verslag, echter uitsluitend voor die posten die betrekking hebben op de subsidie van de gemeente Alkmaar. Voor de overige posten in de jaarrekening hanteert de accountant de voor de jaarrekeningcontrole gebruikelijke materialiteitspercentages. De bij de controle van de genoemde subsidieposten geconstateerde afwijkingen en onzekerheden neemt de accountant mee in zijn oordeelsvorming over de jaarrekening als geheel.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de volgende materialiteitspercentages (goedkeuringstoleranties) van toepassing bij een separaat financieel verslag en bij een verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening:

Soort verklaring

Goedkeurend

Met beperking

Oordeels-onthouding

Afkeurend

Fouten in de financiële verantwoording (% van de verleende subsidie)

≤ 1%

> 1% < 3%

–

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% van de verleende subsidie)

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

–

Indien de accountant zowel fouten in de financiële verantwoording als onzekerheden in de controle aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

4.4 Controleverklaring

Er worden door de gemeente Alkmaar geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring anders dat de voorbeeldtekst 10.2 (jaarrekening en bijlage bij de jaarrekening) of 10.3 (separate financiële verantwoording) van HRA III van de NBA is toegepast. Wel dient uit de controleverklaring te blijken dat wordt voldaan aan de eisen van het Verantwoordings- en controleprotocol subsidies Gemeente Alkmaar 2020.