Regeling financiële organisatie Albrandswaard

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.klantgroep/teamiedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

b.administratiehet systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Albrandswaard en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.financiële administratiehet onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Albrandswaard, teneinde te komen tot een goed inzicht in:1. de financieel-economische positie;2. het financiële beheer;3. de uitvoering van de begroting;4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

d.administratieve organisatiehet uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Albrandswaard.

e.financieel beheerhet uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Albrandswaard.

f.rechtmatigheidhet in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

g.doelmatigheidhet realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of het realiseren van zoveel mogelijk resultaat met de beschikbare middelen.

h.doeltreffendheidde mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

i.management control systeemhet geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.

j.planning- en controlcycluseen systeem van bestuurlijke informatievoorziening gericht op een doelgerichte en doelmatige planning, uitvoering en beheersing van het gemeentelijk takenpakket, waarbij het met name gaat om de bedrijfsvoeringscyclus, zoals:- vaststellen van de doelstellingen en de gewenste toestand;- plannen en organiseren van de uitvoering (waaronder inzet van middelen, zoals geld, menskracht, materiaal en huisvesting);- meten en registreren van de uitvoering;- vergelijking van de uitvoering met de gewenste toestand;- analyseren van de afwijkingen;- nemen van maatregelen, ofwel bijsturen van de planning en/of de uitvoering.middelenbeleidbeleid en plannen voor de inzet van personeel, financiën, organisatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.

k.budgetper begrotingstaak/product in de productenraming gespecificeerde opgave van prestaties, activiteiten en middelen.

l.budgethouderde teammanagers van de onder a. genoemde organisatorische eenheden, die via de productenraming door het college zijn aangewezen en verantwoordelijk zijn voor de taakuitvoering en de aanwending van het bijbehorende budget.

m.kredietbeheerderde door de budgethouder aangewezen ambtenaar, die binnen het aan hem gegeven mandaat van een budget per product, verantwoordelijk is voor de taakuitvoering en de aanwending van het bijbehorende budget.

n.managementrapportagerapportage van de budgethouder aan de gemeentecontroller en aan de directie.

o.tussenrapportagerapportage van het college aan de gemeenteraad.

p.gemeentecontrollerde door het college aangewezen ambtenaar voor het leiding geven aan de administrateur en de kasbeheerders voorzover het de administratieve organisatie, het management control systeem en de informatievoorziening betreft, alsmede de aangewezen ambtenaar als bedoeld in artikel 231 lid 2 onder c Gemeentewet.

q.administrateur- de door het college aangewezen ambtenaar, die zorg draagt voor:/ het voeren van de administratie;- het coördineren van het opstellen van de begroting en de productenraming;- het coördineren van het opstellen van de managementrapportages, van de tussenrapportages en van de rekening.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid voor administratie, beheer en taakuitvoering

1Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van administratie, beheer en taakuitvoering binnen een klantgroep/team bij de leiding van de desbetreffende klantgroep/het desbetreffende team.

2De in het eerste lid bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het management control systeem.

3Het college mandateert het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie, het management control systeem en van de planning- en controlcyclus aan de teammanager Financiën.

4De opzet en werking van de administratieve organisatie, de planning- en controlcyclus en het management control systeem worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.

5De (adjunct)secretaris/teammanager van een klantgroep/team dient, met inachtneming van deze regeling, voorstellen die bij het college worden ingediend te toetsen op:

a.tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op handhaving van de begrotingsdiscipline;

b.doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid;

c.juistheid van de te volgen procedure;

d.aanwijzing van ambtenaren die de verantwoording zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 3 Administratie

1De administratie van de gemeentelijke organisatie bestaat uit:

1de financiële administratie van de gemeente als geheel;

2de verbijzonderde administratie(s) per klantgroep/team (uitkeringenadministratie, salarisadministratie, vastgoedadministratie, planexploitaties e.d.).

2Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze regeling (met name het genoemde in artikel 2 lid 4).

3De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

1het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de klantgroepen/teams;

2het tijdig verstrekken van betrouwbare en toereikende informatie over ontwikkelingen in de omvang van bezit van onroerende zaken, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;

3het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;

4het bevorderen en het waarborgen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid;

5het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoeleinden, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;

6de (interne) controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

Artikel 4 Management en control

1De opzet en de werking van het management control systeem zijn gericht op het waarbor­gen van:

1de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

2het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;

3de beoordeling van de doelmatigheid van de uitvoering en de doeltreffendheid van de daarbij gekozen methoden en technieken.

2De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.

3Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie optimaal is gewaarborgd.

4Bij de inrichting van het management control systeem en van de administratieve organisatie dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het college en de budgethouders afspraken worden gemaakt over:

1de te leveren prestaties;

2de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

Artikel 5 Planning- en controlcyclus

1Het middelenbeleid komt tot uiting via de planning- en controlcyclus. De tijdsplanning van de jaarlijkse planning- en controlcyclus wordt vooraf door het college vastgesteld is afgestemd op de planning- en controlcyclus van de gemeenteraad.

2Ter opstelling en uitvoering van de begroting worden door het college in de productenraming per in de (meerjaren)begroting gespecificeerde taak budgethouders aangesteld, die verantwoordelijk zijn voor het (laten) uitvoeren van de taak, conform de in de (meerjaren)begroting/productenraming vastgestelde prestaties en budgetten.

3De budgethouder komt met de secretaris in een budgetcontract overeen om namens hem onder de in het budgetcontract opgenomen voorwaarden de in het budgetcontract genoemde budgetten te beheren. Het standaardbudgetcontract is opgenomen in bijlage 7.

4Bij langdurige afwezigheid van de budgethouder vindt vervanging plaats door zijn plaatsvervanger.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden budgethouders

De algemene taken en bevoegdheden van de budgethouders zijn uitgewerkt in bijlage 1.

Artikel 7 Aanbestedingenbeleid

De taken en bevoegdheden in het kader van het aanbestedingenbeleid zijn uitgewerkt in bijlage 2.

Artikel 8 Afwijkingenbeleid

De taken en bevoegdheden in het kader van het afwijkingenbeleid is uitgewerkt in bijlage 6.

Artikel 9 Procedure collegeadviezen/paraaf team Financiën

De taken en bevoegdheden in het kader van de procedure met betrekking tot collegeadviezen en de paraaf van het team Financiën is uitgewerkt in bijlage 3.

Artikel 10 Declaraties en giften

De procedure ten aanzien van het indienen van declaraties wordt beschreven in bijlage 4.

Artikel 11 Planning en control

1Het team Financiën draagt zorg voor het opzetten en onderhouden van een systeem voor de financiële planning en control/beheersing op concern-niveau, waarbij de relatie kan worden gelegd tussen beleid, middelen en activiteiten. Meer specifiek gaat het om:

1het opzetten en onderhouden van een systeem voor financiële planning en beheersing en de daartoe behorende gegevensverstrekking: de planning- en controlcyclus (zie artikel 5);

2het toetsen van voorstellen aan de afgegeven financieel-administratieve richtlijnen en het formuleren van financieel-technische dekkingsvoorstellen (zie bijlage 3);

3het gevraagd en ongevraagd verlenen van (mede-)adviezen op bedrijfs-economisch en financieel-administratief terrein. Hieronder valt het analyseren en interpreteren van beschikbare gegevens om het bestuur in staat te stellen de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;

4het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoeken. Het doel hiervan is de bevordering en bewaking van een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige werkwijze, taakuitvoering en budgetbeheer. De onderzoeken vinden plaats vanuit een bedrijfseconomische analyse, op basis van een historische vergelijking, vergelijking met andere gemeenten of op basis van uitbesteding. Op basis van de resultaten van het onderzoek worden zonodig aanbevelingen ter verbetering gedaan. De uitvoering van een doelmatigheidsonderzoek geschiedt in overleg met de betrokken budgethouder en de directie. De resultaten/aanbevelingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college;

5het ondersteunen van de overige klantgroepen/teams op financieel-administratief terrein, binnen de planning- en controlcyclus en bij het budgetbeheer.

2Het team Financiën heeft een aanwijzende bevoegdheid ten aanzien van de vorm, procedures, financiële richtlijnen en tijdsplanning van de onderdelen van de planning- en controlcyclus. Deze bevoegdheid wordt in procedures en richtlijnen vastgelegd, die door het college wordt vastgesteld. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de wijze waarop aan de door het team Financiën bepaalde vorm, procedure, financiële richtlijnen en tijdsplanning wordt voldaan.

3Indien het team Financiën signaleert dat niet aan hetgeen in deze regeling is gesteld, wordt voldaan dan treedt het in overleg met de betrokken budgethouder. Zonodig legt zij hierover zelfstandig voorstellen voor aan de directie of het bestuur. Ingeval geen overeenstemming bereikt wordt tussen het team Financiën en de betrokken budgethouder vindt fiattering van de betreffende financiële transactie plaats door de hiervoor verantwoordelijke portefeuillehouder, nadat hierover schriftelijke besluitvorming door het college heeft plaatsgevonden.

4Indien het team Financiën van oordeel is, dat een meer doelmatig of doeltreffend beheer kan worden gerealiseerd dan treedt zij in overleg met de betrokken budgethouder. Zonodig legt zij hierover zelfstandig voorstellen voor aan de directie of het bestuur.

5Het onder de leden 1 tot en met 4 genoemde wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de teammanager Financiën.

Artikel 12 Financieel beheer en administratie

1Het team Financiën verzorgt de centrale financiële administratie voor de gehele organisatie en tevens het dagelijks beheer over de vermogenswaarden en geldmiddelen van de gemeente. Het voeren van de financiële administratie dient te voldoen aan de door de wet gestelde eisen. Het beheer over de geldmiddelen omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten, de verantwoordelijkheid over de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen en heffingen alsmede het doen van betalingen.

2Het team Financiën draagt zorg voor het opzetten en onderhouden van een doelmatig systeem betreffende een tijdige, volledige, juiste en betrouwbare gegevensvastlegging op financieel-administratief terrein. Hieronder vallen de administratieve organisatie, de interne controle gericht op het toetsen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van betalingen en ontvangsten en het opstellen van richtlijnen die hierop betrekking hebben.

3Het team Financiën is, met inachtneming van het gestelde onder punt 7 van bijlage 1, verantwoordelijk voor de registratie van de door de budgethouders aangegane overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten, blijkende uit de ontvangen afschriften terzake van aanbestedingen en offertes (verplichtingenadministratie).

4Het team Financiën legt het ontstaan van vorderingen op derden vast (rechtenadministratie) en is verantwoordelijk voor een tijdige verzending van bijbehorende facturen en belastingaanslagen. Bij niet tijdige ontvangst is het team Financiën verantwoordelijk voor het tijdig nemen van invorderingsmaatregelen en van eventuele wettelijke vervolgingsmaatregelen.

5Alvorens betalingen te doen of tot invordering over te gaan vergewist het team Financiën zich ervan (aan de hand van de parafenlijst) dat de bijbehorende facturen/ontvangstbewijzen door de bevoegde budgethouders zijn goedgekeurd. Het team Financiën draagt zorg voor een tijdige betaling en boeking van deze nota's.

6Bij de presentatie van de managementrapportages verstrekt het team Financiën aan het college een overzicht van nog openstaande vorderingen in relatie tot hun ouderdom.

7Het team Financiën is verantwoordelijk voor het actueel houden van de registratie van uitgaven, inkomsten, verplichtingen, te ontvangen rechten en, waar mogelijk, de aan het budget verbonden prestaties en kengetallen (hoeveelheids-informatie). Doel hiervan is dat te allen tijde de financiële rechten en verplichtingen van de gemeente voortdurend en volledig blijken. Dit laat uiteraard onverlet de verplichtingen die budgethouders in dit verband hebben.

8De teammanager Financiën is tevens gemeentecontroller. Het college voorziet, de gemeentecontroller gehoord, in de waarneming ingeval van langdurige ziekte/verlof.

9De aan betalingsopdrachten ten grondslag liggende overzichten (voorzien van bijbehorende boekingsstukken) dienen te worden getekend door de gemeentecontroller. Hierna is de gemeentecontroller bevoegd betalingsopdrachten te verstrekken. Opdrachten tot betaling/invordering dienen door de gemeentecontroller, na controle, te worden voorzien van zijn handtekening.

10De gemeentecontroller ziet erop toe dat hem de voor de inkomsten/ontvangsten en uitgaven/betalingen van de gemeente benodigde gegevens tijdig worden verstrekt en dat de ingediende betalingsstukken voldoen aan de daaraan te stellen eisen.

11Het team Financiën is, met inachtneming van het bepaalde in de Wet Financiering Lagere Overheden (FILO), belast met het cash-management/liquiditeitsbeheer dat is gericht op het minimaliseren respectievelijk maximaliseren van de korte en lange-termijn rente-lasten respectievelijk rentebaten. Het team Financiën is verantwoordelijk voor het aantrekken en aflossen van financieringsmiddelen op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten, gebaseerd op het financierings- en beleggingsstatuut.

12Indien de gemeentecontroller signaleert dat niet aan hetgeen in deze regeling is gesteld wordt voldaan dan treedt hij in overleg met de betrokken budgethouder; zonodig doet hij hierover zelfstandige voorstellen voor aan de directie of het bestuur.

13Het onder de leden 1 tot en met 12 genoemde wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de teammanager Financiën.

Artikel 13 Informatieplicht

1De kredietbeheerders worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en het college respectievelijk de budgethouder genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

2De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken het team Financiën alle gegevens en stukken die ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie nodig zijn. Zij stellen in overleg met de comptabele en de budgethouder zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichtingen tijdig en volledig wordt voldaan. De budgethouder is verantwoordelijk voor het nemen van deze maatregelen.

Artikel 14 Coördinatie informatievoorziening

1Het opstellen van de stukken van de planning- en controlcyclus gebeurt binnen door het college te stellen randvoorwaarden en tijdsplanning.

2Het team Financiën stelt een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de relevante gegevens beschikbaar moeten komen.

Artikel 15 Kassen/kasbeheerders

1Door het college kunnen decentrale kassen worden ingesteld en kasbeheerders worden benoemd. Van deze kassen en kasbeheerders is een overzicht opgesteld in bijlage 5. Zodra zich hierin een mutatie voordoet, dient dit overzicht te worden aangepast.

2De kasbeheerders zijn belast met en verantwoordelijk voor de inning, bewaring en afdracht van gelden die de gemeente toekomen. Tevens zijn zij belast met het toezicht op de aan hen vertrouwde geldswaardige goederen.

3Bij de inning/betaling van gelden dienen kwitantiebewijzen te worden afgegeven/gevraagd. Deze bewijzen moeten worden bewaard.

4Het kassaldo dient niet hoger te zijn dan voor een goede uitoefening van de functie van kasbeheerder nodig is.

5Slechts met schriftelijke toestemming van de comptabele is het toegestaan om uit de kas spoedbetalingen te verrichten.

6De kasbeheerder houdt van alle mutaties in de kas en de geldswaardige goederen aantekening in een daarvoor bestemd kasboek, of in een daaraan gelijk te stellen administratiemethode. Van eventuele kasverschillen wordt in dit kasboek aantekening gemaakt.

7Maandelijks worden de kassen door de medewerker interne controle gecontroleerd. Indien nodig worden voorstellen ter verbetering gedaan.

8Per kas kunnen (bijvoorbeeld ten aanzien van het handelen bij kasverschillen) door het college nadere regels worden gesteld (verbijzonderde procedures per kas).

9Voor de kasbeheerder van de afvalstoffenlocatie is het bepaalde in de leden 2, tweede zin, lid 5 en 6 niet van toepassing.

Artikel 16 Decharge ambtenaren

1Aanbieding door het college van de jaarstukken aan de raad, impliceert de decharge in van de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende klantgroepen/teams en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer van de administratie. Zulks behoudens (later in rechte) gebleken onregelmatigheden.

2Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college, vóór aanbieding van jaarstukken aan de raad, de desbetreffende klantgroep/het desbetreffende team en/of de desbetreffende ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de jaarstukken.

Artikel 17 Slotbepalingen

1Deze regeling treedt in werking met ingang van 18 mei 2004.

2Geen inhoud aanwezig van lid