Bijlage A – Definities
In ons inkoop- en aanbestedingsbeleid hanteren wij de volgende definities:
Aanbesteden – Het uitvoeren van bij wet of beleid voorgeschreven processen van marktbenadering waarin een opdrachtgever aan ondernemer(s) een uitnodiging doet deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod (offerte of inschrijving) voor het uitvoeren van een opdracht betrekking hebbende op een werk, levering of dienst.
Aanbestedingsrichtlijnen – De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (werken, leveringen en diensten) en 20144/23/EU (Concessie opdrachten).
Aanbestedingswet 2012 – Aanbestedingswet 2012 inclusief de daarbij behorende richtsnoeren die via Algemene Maatregelen van Bestuur geactiveerd zijn (waaronder Gids Proportionaliteit, Aanbestedingsreglement Werken 2012).
Algemene inkoopvoorwaarden 2020 – De algemene inkoopvoorwaarden van de GR Drechtsteden en haar deelnemers (zijnde de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht).
Collectieve aanbesteding – Een aanbesteding die wordt uitgevoerd ten behoeve van 2 of meer Drechtstedenorganisaties.
Contract – Elk type van overeenkomst tussen twee of meer partijen voor de levering van goederen of diensten of de uitvoering van Werken.
Contractbeheer – Het administratief beheren van contracten. Het doel van contractbeheer is de interne organisaties te voorzien van voldoende inzicht in de lopende contracten, de juiste contractafspraken en informatie door middel van het voeren van een daartoe bestemde administratie.
Contractmanagement – Het managen van een (inkoop)overeenkomst: het meten, sturen en rapporteren op de in de overeenkomst opgenomen prestatie-indicatoren ter continuering en doorontwikkeling van de (afgesproken) dienstverlening dan wel levering of uitvoering van werken.
Diensten – Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Drechtsteden – De gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht en de GR Drechtsteden.
Duurzaam – Duurzaam betekent dat een product bij de vervaardiging of het gebruik, het milieu zo weinig mogelijk belast en zo weinig mogelijk beslag legt op schaarse goederen, goed recyclebaar is en efficiënt met energie wordt omsprongen.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag – De Drechtsteden vragen aan één ondernemer een offerte.
Europees aanbesteden – Een Europese aanbesteding is een procedure overeenkomstig de procedurevoorschriften uit een van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en zoals geïmplementeerd in de nationale wetgeving via de Aanbestedingswet 2012.
Inkoop – (Rechts)handelingen van de Drechtsteden gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Inkoopdoelen – De doelen van de Drechtsteden die door middel van de inkopen worden beoogd.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid – Deze voorliggende beleidslijn.
Inkoopfunctie – Het geheel van mensen, middelen, processen en procedures die benodigd zijn om leveringen, diensten en werken van buiten de organisatie aan te trekken.
Inkoopgovernance – Het besturen van het inkoopbelang, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de beleidsdoelen met waarborgen voor samenhang en transparantie.
Leveringen – Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag – Het vragen van een offerte aan meerdere (in de regel ten minste drie en ten hoogste vijf) ondernemers.
Nationaal aanbesteden – Een nationale aanbesteding is de procedure waarbij de Drechtsteden via een publicatie in Nederland (Tenderned) bekend maken dat zij een opdracht willen laten uitvoeren en ondernemers vragen een offerte Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 10/12in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedurevoorschriften zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.
Offerte – Een aanbod in de zin van artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag – Een verzoek van (een van) de Drechtsteden aan een ondernemer een aanbieding te doen op basis van een enkel-, of meervoudig onderhandse, nationale of Europese aanbesteding en waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is.
Ondernemer – Een aannemer, leverancier of dienstverlener.
Opdrachtgever – (Een van) de Drechtsteden.
Opdrachtnemer – De partij die een opdracht van (een van) de Drechtsteden gegund heeft gekregen en met wie een overeenkomst wordt gesloten.
Past performance – Past Performance zet in op klantgerichte, prestatiegerichte en zakelijke verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het stelt de kwaliteit van het proces en de samenwerking waarmee de opdrachten worden gerealiseerd centraal. Het omvat het meten en beoordelen van de wijze waarop door de opdrachtnemer aan de contractuele verplichtingen wordt voldaan tijdens de uitvoering van de opdracht. De focus ligt daarbij op houding en gedrag.
Proportionaliteitsbeginsel – De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Drechtsteden passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Regionaal – Binnen de Drechtsteden. Lokaal valt hierbij onder regionaal.
SROI – Social Return on Investment. Dit is het stimuleren van arbeidsparticipatie voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, door in aanbestedingen van leveringen, diensten en werken te eisen dat de winnende aanbieder banen, leerwerkplekken, stageplekken, ervaringsplaatsen of andere maatschappelijke activiteiten biedt aan doelgroepen werkzoekenden.
Tolerantiegrens – De aard en omvang van de risico’s die een organisatie wil accepteren in het streven naar de realisatie van haar doelen.
Total cost of ownership (TCO) – Alle kosten die verband houden met de aanschaf, het gebruik gedurende de levenscyclus en het afstoten van ingekochte goederen en diensten.
Uitkomstgericht aanbesteden – Het aanvragen van offertes op basis van het onderliggende vraagstuk, in plaats van de gespecificeerde, zelf bedachte oplossing.
Werken – Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Bijlage B – Algemene bepalingen en Juridisch kader
Algemene bepalingen
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Drechtsteden willen betrouwbare en integere overheidsorganisaties zijn en zich in dat kader bij hun inkoopactiviteiten houden aan de (geschreven en ongeschreven) regels ten aanzien van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De algemene beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht zoals voorgeschreven in de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012:
•Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
•Non-Discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.
•Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
•Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Drechtsteden passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Algemene inkoopvoorwaarden 2020
De algemene inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden omvat de bepalingen die tijdens de uitvoering van toepassing zijn op alle opdrachten van de Drechtsteden voor het leveren van producten en het verlenen van diensten. In de algemene inkoopvoorwaarden zijn de algemene, commerciële en juridische voorwaarden gebundeld.
Uniforme Administratieve Voorwaarden
Voor werken zijn de UAV(GC) van toepassing.
GIBIT
Op IT-gebied gelden de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT). (geïntegreerd in de algemene inkoopvoorwaarden).
Juridisch kader
De Drechtsteden streven naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico’s op schadeclaims door aanbestedingen rechtmatig uit te voeren. De Drechtsteden leven hierbij de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
Aanbestedingswet 2012
Dit wettelijke kader, dat op 1 april 2013 in werking is getreden, implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EUen 2014/23/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’)). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en –beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden (ook concessies) . Daarnaast regelt deze wet de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Gids Proportionaliteit
De Gids Proportionaliteit maakt deel uit van de aanbestedingswetgeving. De Gids Proportionaliteit geeft voorschriften voor de uitvoering van aanbestedingen onder en boven de Europese aanbestedingsdrempel. De aanbestedingswetgeving schrijft voor dat afwijking van deze voorschriften in de Gids Proportionaliteit alleen mag als dit vooraf goed wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 12/12
Europese wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. Onder andere uit rechtspraak van het Hof van Justitie blijkt hoe de Richtlijnen moeten worden geïnterpreteerd. De Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Rechtsbeschermingsrichtlijn zijn naar Nederlands recht vertaald in de hierboven vermelde Aanbestedingswet 2012.
Burgerlijk Wetboek
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet
Het wettelijk kader voor gemeenten, waarin onder andere de bevoegdheden van de bestuursorganen zijn neergelegd.
Wet Bibob
De Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar bestuur (Wet Bibob) is voor de Drechtsteden een belangrijk instrument bij de bestuurlijke aanpak van de georganiseerde criminaliteit. Naast de mogelijkheid die deze wet bestuursorganen biedt om een vergunning te weigeren of in te trekken, schept de Wet Bibob voor de Drechtsteden de mogelijkheid via het Bureau Bibob informatie in te winnen over een inschrijver voordat tot gunning wordt overgegaan en zo te voorkomen dat de Drechtsteden onbedoeld mogelijk bepaalde