Verordening op de agendacommissie Achtkarspelen 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Agendacommissie: een door de raad ingestelde commissie die de agenda’s voor de raadsvergaderingen (Oerlis en Beslút), de raadscommissie (Byld) en andere bijeenkomsten van de raad voorbereidt.

b.Beslút: de raadsvergadering, bedoeld voor fase 3 van het BOB-vergadermodel: besluitvorming door de raad.

c.BOB-vergadermodel: het besluitvormingsproces van de raad dat volgtijdelijk 3 fases doorloopt: 1. Beeldvorming (informatie verzamelen), 2. Oordeelsvorming (luisteren en afwegen) en 3. Besluitvorming (besluit nemen).

d.Byld: de vergadering van de commissie ex artikel 82, lid 1 van de Gemeentewet, bedoeld voor fase 1 van het BOB-vergadermodel: de beeldvorming in het besluitvormingsproces van de raad.

e.Hamerstuk: een beslispunt van de raad zonder beraadslagingen voorafgaande aan de besluitvorming.

f.Griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

g.Kolleezjeynformaasjegearkomste: een informatiebijeenkomst op uitnodiging van het college als bedoeld in artikel 16 van het Reglement van Orde.

h.Lange Termijn Agenda (LTA): de door de agendacommissie vastgestelde agenda waarin staat hoe en wanneer de raad toekomstige onderwerpen behandelt.

i.Oerlis: de raadsvergadering, bedoeld voor fase 2 van het BOB-vergadermodel: de oordeelsvorming in het besluitvormingsproces van de raad.

j.Presidium: het overleg van fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester dat de organisatie en het functioneren van de raad bespreekt.

k.Raadsinformatiesysteem: het digitale systeem voor het publiceren, raadplegen en beheren van vergaderstukken en besluiten.

l.Reglement van Orde (RvO): het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Achtkarspelen 2026.

m.Riedsynformaasjegearkomste: een informatiebijeenkomst op initiatief van de raad als bedoeld in artikel 12, lid 4 van het Reglement van Orde.

n.Voorzitter: de voorzitter van de agendacommissie of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Samenstelling

1De raad heeft een agendacommissie.

2De raad benoemt de leden van de agendacommissie.

3De commissie bestaat uit vijf leden en is een afspiegeling van de politieke verhoudingen in de raad.

4De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

5De voorzitter van de raad, de gemeentesecretaris en de griffier zijn adviseurs van de agendacommissie.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden van de agendacommissie

De agendacommissie:

1stelt een jaarlijks vergaderschema vast voor alle vergaderingen van de raad Oerlis en Beslút en de commissie Byld.

2stelt de voorlopige agenda op van Byld, Oerlis en Beslút en is verantwoordelijk voor de planning van riedsynformaasjegearkomsten en kolleezjeynformaasjegearkomsten.

3stelt een Lange Termijn Agenda op voor de vergaderingen van de raad en de raadscommissie.

4plant de activiteiten en werkbezoeken van de gemeenteraad en bereidt deze voor.

5bewaakt de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid.

6verwijst een vergaderstuk terug naar de indiener als het stuk naar het oordeel van de commissie niet voldoet aan de in het vorige lid genoemde eisen.

7doet een voorstel over de wijze van behandeling van een vergaderstuk in de commissie Byld en/of de raadsvergadering.

8hanteert het BOB-vergadermodel met een strikte scheiding tussen de drie verschillende fases van besluitvorming.

9kan een onderwerp als ‘hamerstuk’ agenderen voor de besluitvormende raadsvergadering Beslút.

10kan actief belanghebbenden of deskundigen uitnodigen om in de commissie Byld een toelichting te geven op een onderwerp dat op de agenda staat.

11is, naast de taken die haar in deze verordening worden opgedragen, belast met het uitvoeren van de taken die haar in het Reglement van Orde zijn opgedragen.

Artikel 4. Rol van de agendacommissie

1De agendacommissie beslist over de agendering en wijze van behandeling van onderwerpen zonder daarbij politieke afwegingen te maken.

2Het presidium stelt een leidraad (meetlat) vast die de agendacommissie hanteert als hulpmiddel bij de beoordeling van verzoeken tot agendering en als richtlijn voor de wijze van behandeling, waaronder de bepaling van de fase van bespreking volgens het BOB-vergadermodel.

Artikel 5. Taken van de griffie

1De griffie ziet toe op de continuïteit, zorgvuldigheid en transparantie van het besluitvormingsproces en fungeert als procesbewaker van de raad om een ordentelijke en consistente voorbereiding en behandeling van raadsvoorstellen te waarborgen.

2Consultatie van de griffie in een vroegtijdig stadium door het college en de ambtelijke organisatie over het besluitvormingsproces van de raad en de essentiële elementen voor een kwalitatief goed raadsvoorstel, komt het politiek bestuurlijke samenspel ten goede.

3De griffie adviseert het college en de organisatie uitsluitend over het proces van besluitvorming en de opbouw van het voorstel en niet over de inhoud van het advies aan de raad.

4De griffie bereidt de vergaderingen van de agendacommissie voor en ondersteunt de agendacommissie in de uitvoering van haar taken.

5De griffie stelt bij de agenderingsverzoeken -als bedoeld in artikel 6- een oplegger op waarin in ieder geval worden opgenomen:

a.een advies over de behandelrijpheid en kwaliteit van het voorstel;

b.een advies of en op welke wijze het onderwerp geagendeerd kan worden en

c.een advies over de wijze van behandeling volgens het vergadermodel (BOB-vergadermodel).

6De griffier baseert zich bij zijn advisering aan de agendacommissie op de ‘meetlat’ als bedoeld in artikel 4, lid 2.

Artikel 6. Verzoek tot agendering

1Het college en de burgemeester kunnen de agendacommissie vragen een onderwerp op de agenda van de raad of de raadscommissie te plaatsen.

2Hiervoor maken zij gebruik van een door de agendacommissie vastgesteld format, met in elk geval:

○ een korte inhoudelijke beschrijving van het onderwerp;

○ indien mogelijk de voorgeschiedenis van het onderwerp;

○ een voorstel voor de wijze van de behandeling (bijvoorbeeld besluitvorming, beeldvorming of oordeelsvorming);

○ het doel en beoogde effect van de behandeling;

○ een voorstel voor de termijn van agendering;

○ informatie over de wijze van voorbereiding, in het bijzonder informatie over de participatie van inwoners bij de voorbereiding;

○ relevante achterliggende stukken of beleidskaders.

3Zodra het college of de burgemeester op de hoogte is dat tijdige aanlevering van het voorstel niet slaagt, stelt het college of de burgemeester de agendacommissie zo spoedig mogelijk op de hoogte met een gemotiveerde toelichting en een nieuwe datum om het voorstel te agenderen.

4De agendacommissie kan het college vragen bij de voorbereiding van het raadsbesluit rekening te houden met de participatie van inwoners en belanghebbenden.

5De agendacommissie kan het college vragen een onderwerp eerst kaderstellend voor te leggen aan de gemeenteraad, bijvoorbeeld in de vorm van een startnotitie.

6Ieder raadslid kan de agendacommissie vragen een onderwerp op de agenda van de raad of de commissie Byld te plaatsen. De agendacommissie kan meer informatie vragen om het verzoek te beoordelen. De agendacommissie agendeert het onderwerp altijd als er sprake is van een ingekomen stuk als bedoeld in artikel 40 van het Reglement van Orde.

7Inwoners van de gemeente, instellingen en andere belanghebbenden kunnen de agendacommissie vragen om in de commissie Byld aandacht te besteden aan een onderwerp dat nog niet op de agenda staat. De agendacommissie bepaalt of, en op welke wijze, het onderwerp wordt geagendeerd en kan de verzoeker uitnodigen het onderwerp in de commissie toe te lichten.

8De agendacommissie beslist in alle gevallen of, en in welke vorm, een onderwerp wordt geagendeerd.

Artikel 7. Vergaderfrequentie en -locatie

1De agendacommissie vergadert in beginsel elke maand op de maandag in de week van de verzending van de stukken aan de raad en de commissie.

2De agendacommissie vergadert op het gemeentehuis in Buitenpost.

Artikel 8. Uitnodiging

1De voorzitter van de agendacommissie stuurt uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie een digitaal vergaderverzoek aan de leden van de agendacommissie onder vermelding van dag, tijdstip en de plaats van de vergadering.

2Met de uitnodiging worden de agenda en bijbehorende stukken voor de vergadering beschikbaar gesteld.

Artikel 9. Agenda, besluitenlijst

1Bij de aanvang van de vergadering stelt de agendacommissie de agenda vast.

2De griffie maakt van de beraadslagingen een korte besluitenlijst. Als de commissie niet unaniem besluit, vermeldt de besluitenlijst de stemmen van de afzonderlijke leden van de commissie.

3De griffie zet de concept-besluitenlijst zo spoedig mogelijk in het raadsinformatiesysteem.

4De commissie stelt de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering van de agendacommissie vast.

Artikel 10. Stemming

1Elk lid van de agendacommissie heeft één stem.

2De agendacommissie kan geen besluiten nemen indien niet meer dan de helft van de leden aanwezig is.

3De commissie streeft naar ‘unanimiteit’ bij het nemen van besluiten.

4In alle andere gevallen neemt de commissie besluiten bij meerderheid van stemmen. Op de stemmingen zijn voor zover mogelijk de artikelen 28 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de agendacommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2026.

2Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening op de agendacommissie Achtkarspelen 2026’.