Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen (2026)

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen;

b.voorzitter: de burgemeester van de gemeente Achtkarspelen, of diens plaatsvervanger als bedoeld in artikel 77, eerste lid, Gemeentewet;

c.gemeentesecretaris: de functionaris als bedoeld in artikel 102 Gemeentewet, dan wel diens door het college aangewezen vervanger;

d.raad: de gemeenteraad van de gemeente Achtkarspelen;

e.vergadering: een vergadering van het college als bedoeld in de artikelen 53 en 54 Gemeentewet;

f.besloten vergadering: een vergadering waarin met gesloten deuren wordt vergaderd als bedoeld in artikel 54 Gemeentewet;

g.schriftelijke/elektronische besluitvorming: besluitvorming buiten een fysieke vergadering, op de in dit reglement bepaalde wijze.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1In de eerste vergadering na (her)benoeming van wethouders stelt het college vast:

(a) de portefeuilleverdeling en omschrijving van de portefeuilles van de voorzitter en de wethouders;

(b) de volgorde van plaatsvervanging van de voorzitter en de wethouders.

2Bij (tijdelijke) verhindering of ontstentenis van de voorzitter of een collegelid voorziet het college in vervanging overeenkomstig de onder lid 1 vastgestelde regeling.

3Het college kan één of meer coördinerend portefeuillehouders aanwijzen voor onderwerpen die meerdere portefeuilles raken, met behoud van de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de betrokken portefeuillehouder(s).

Artikel 3. Dag, tijdstip en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel iedere dinsdag om 09:00 uur in het gemeentehuis. Indien deze dag een algemeen erkende feestdag is, kan de vergadering op een andere dag plaatsvinden.

2De voorzitter kan, of op verzoek van een of meer leden, besluiten een vergadering op een andere dag, tijd of plaats te laten plaatsvinden of een extra vergadering te beleggen.

3De vergaderingen van het college vinden met gesloten deuren plaats, tenzij het college anders besluit.

Artikel 4. Oproep en agenda

1De gemeentesecretaris zendt de leden van het college uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken langs digitale weg toe.

2Voorstellen en stukken worden, behoudens spoed, uiterlijk op de woensdag voor de vergadering om 12.00 uur bij de gemeentesecretaris ingediend.

3De gemeentesecretaris toetst de ingediende stukken op kwaliteit, compleetheid en gevolgde procedure en adviseert over agendering. Het college stelt de agenda vast.

4Onderwerpen die wegens spoedeisendheid niet tijdig konden worden geagendeerd, kunnen met instemming van de voorzitter alsnog worden geagendeerd.

Artikel 5. Quorum en verhindering

1Het college kan slechts beraadslagen en besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2In geval van spoedeisendheid kan een vergadering plaatsvinden zonder dat het quorum aanwezig is; in dat geval worden besluiten zo spoedig mogelijk in een volgende vergadering met aanwezig quorum bekrachtigd.

3Een lid dat verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, stelt de voorzitter en de gemeentesecretaris daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.

Artikel 6. Beraadslaging en besluitvorming

1Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming verlangt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2Indien stemming wordt verlangd, vindt mondelinge stemming plaats; de voorzitter bepaalt de wijze van stemming.

3Minderheidsstandpunten en stemverhoudingen worden op verzoek van een lid in de besluitenlijst vastgelegd.

Artikel 7. Schriftelijke en elektronische besluitvorming

1In spoedeisende of eenvoudige gevallen kan buiten vergadering schriftelijk of met gebruikmaking van een beveiligde digitale omgeving worden besloten, mits alle leden aan de besluitvorming hebben kunnen deelnemen.

2Schriftelijke/elektronische besluitvorming is niet mogelijk over onderwerpen die naar het oordeel van de voorzitter of op verzoek van een lid bespreking vergen.

3Op schriftelijke/elektronische besluiten zijn de bepalingen over verslaglegging, openbaarmaking en geheimhouding van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8. Deelneming van derden en ambtelijke ondersteuning

1De gemeentesecretaris is in de vergadering aanwezig en draagt zorg voor de voorbereiding, een doelmatig verloop en de verslaglegging.

2Het college kan besluiten dat ambtenaren of andere deskundigen deelnemen aan de beraadslaging over een agendapunt. Zij zijn gehouden aan geheimhouding voor zover die op het betreffende onderwerp rust.

Artikel 9. Besluitenlijst en openbaarmaking

1Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst opgemaakt die in elk geval vermeldt:

(a) de aanwezigen en afwezigen;

(b) de behandelde onderwerpen;

(c) de besluiten;

(d) eventuele vastgelegde stemverhoudingen en minderheidsstandpunten.

2Er wordt onderscheid gemaakt tussen een openbare en een niet‑openbare besluitenlijst. Voor stukken en besluiten waarop geheimhouding rust wordt de besluitenlijst afzonderlijk en niet‑openbaar bijgehouden.

3De besluitenlijst en de openbare besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

4De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk actief openbaar gemaakt door publicatie op de website van de gemeente Achtkarspelen.

Artikel 10. Geheimhouding en vertrouwelijke stukken

1Het college kan op grond van de Gemeentewet geheimhouding opleggen op stukken en besluiten. Geheimhouding wordt vermeld op het stuk of in het besluit en geldt tot het moment van opheffing.

2De toepassing van uitzonderingsgronden en het actief openbaar maken van informatie geschieden met inachtneming van de Wet open overheid (Woo).

3De gemeentesecretaris draagt zorg voor een passende behandeling, registratie en bewaring van geheime stukken.

Artikel 11. Onvoorziene gevallen en afwijking

1In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of waarin de toepassing tot onredelijkheid leidt, beslist het college.

2Het college kan in bijzondere gevallen gemotiveerd afwijken van dit reglement, voor zover dat niet in strijd is met de wet.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad, onder gelijktijdige intrekking van het reglement van orde van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen van 9 februari 2013.

2Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen (2026)’.