Beleidsplan (V)IC 2025 -2028

2.2.1 Interne controle en de administratieve organisatie

Voor de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en het vaststellen dat de naleving van regelgeving voldoet aan de daaraan te stellen eisen, is een geheel van ondersteunende maatregelen vereist. Dit geheel van maatregelen wordt aangeduid als administratieve organisatie en de daarin verankerde administratieve organisatie en interne beheersing (AO/lB) en de uitlijning van de interne controle aan de processen.

Een goed ingerichte AO/IB beperkt het risico op onvolkomenheden in de diverse werkprocessen en zorgt ervoor dat er effectieve en adequate controles achteraf kunnen worden uitgevoerd. Bovendien kan, wanneer de belangrijkste controle onderdelen in de processen zijn opgenomen, de controle zich primair richten op de werking van die controlemechanismes.

2.2.2 Risicomanagement en interne controle

Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. De verplichte paragraaf Weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van de gemeenten voor de komende jaren is. Het BBV verplicht om op basis van een eigen risicoprofiel het financiële weerstandsvermogen in kaart te brengen.

De gemeenten heeft een beleidskader risicomanagement opgesteld (zie bijlage 1). Dit betreft een separaat beleidskader dat in samenhang met de interne controle moet worden beschouwd. De concern controller bewaakt de kwaliteit van het risicomanagement van de organisatie (opzet, bestaan en werking van het beleidskader risicomanagement). Goed risicomanagement vergroot het risico bewustzijn binnen de gemeente. Interne controle is één van de beheersingsinstrumenten voor de risico’s die de gemeente in het kader van de procesbeheersing op zich af ziet komen.

Vanuit de

2Opgenomen in het team Sturing, controle & verantwoording.

concern auditor wordt gestuurd op het risicomanagement door het houden van risicosessies waarbij continue aandacht is voor het identificeren, kwantificeren en beheersen van risico’s. De opbrengst hiervan wordt samengevat in de risicoparagraaf in de begroting en jaarrekening (P&C cyclus). Ook levert het een bedrage aan de interne controle door de controlepunten in de processen te identificeren en op te nemen in de checklist die bij de controles van het werkproces worden gebruikt. Deze controlepunten zijn ook onderdeel van het vastgelegde werkproces (AO/IB).

Hiertoe wordt, onder regie van de concernauditor, een overlegstructuur ingericht. Aan dit overleg nemen deel vanuit het team Sturing, control en verantwoording de bij IC en risicomanagement betrokken specialisten waaronder de CISO, de (cluster) controllers, of senior financieel adviseur en de functionaris die verantwoordelijk is voor de paragraaf weerstandsvermogen in team Financiën, Administratie en belastingen. De concern auditor is trekker van dit overleg.

2.2.3 De (verbijzonderde) interne controle

Interne controle vormt de ‘first line of defence’ in het beheersingsproces en heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. De primaire beheersing wordt hiermee in de lijn geborgd. Hoe beter de procesbeheersing in de eerste lijn is geborgd, des te minder correctiewerk achteraf nodig is. Daarnaast draagt het bij aan vroegtijdige signalering en bijsturing.

Verbijzonderde interne controle vormt de ‘second line of defence’. Deze controle vindt plaats buiten de eerste lijn en primaire uitvoering van het betreffende proces. Gecontroleerd wordt of het controleproces heeft gewerkt en correct is uitgevoerd. Door middel van de VIC wordt een objectief oordeel gegeven over de opzet, bestaan en werking van de interne controles en beheersmaatregelen van het betreffende proces. De focus ligt hierbij op de in het ICP opgenomen processen, dit zijn de processen met de grootste financiële en maatschappelijke risico’s.

De uitvoering van de (V)IC is belegd bij het team Sturing, control en verantwoording onder regie van de concern auditor. De concern auditor rapporteert vanuit de tweede lijn aan de directeuren en teamleiders. Daarnaast rapporteert de auditor aan de concern controller als ‘third line of defence’. De concern controller toetst het geheel vanuit het perspectief van opzet, bestaan en werking alsook voor de juiste vertaling van alle samenhangende elementen richting de begroting en jaarstukken. De concern controller draagt zorg voor een kwalitatieve controle op de totaalrapportage, voor aanbieding aan de directie en toetst het concept voor de rechtmatigheidsverantwoording die team Financiën, Administratie en belastingen opneemt in de jaarrekening. Hiermee wordt de onafhankelijke positie ten aanzien van de VIC gewaarborgd.

Verdedigingslijn

Omschrijving

1elijn

Deelwaarneming na uitvoering op willekeurig geselecteerde dossiers. Belegd bij functionarissen in de lijn.

2elijn VIC

Controle op beheersing van de 1e lijn controlemiddel procescontrole en 10% deelwaarneming + fouten uit 1e lijn controle. Belegd bij team Sturing, Verantwoording en Control

3elijn

Controle op totaalrapportage en beheersing (opzet, bestaan en werking). Belegd in de staf, functie concern controller

Accountant

Controle getrouwe weergave jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording).

Let wel: 2025 is het eerste jaar van de opbouw van de hernieuwde organisatie van de gemeente Achtkarspelen. Het kan zijn dat tijdens de opbouwfase er door formatieve tekorten en het ontbreken van kennis aanpassingen in de taken en rollen ontstaan om de controles goed uit te kunnen voeren. Zo kan het zijn dat er nog extra ondersteuning voor de 1e lijn controles moet komen omdat dit nog niet goed belegd kan worden in de lijn. Uitgangspunt is een adequate en kwalitatieve goede inrichting van de interne controle. In 2025 is er binnen de begroting financiële ruimte voor incidentele extra inzet van fte om de interne controle verder goed in te richten zodat deze toekomstbestendig is. De IC 1e lijn binnen het sociaal domein is eerst belegd bij het team Sturing, control & verantwoording. In de nieuwe organisatie moet verder uitgewerkt worden hoe de controles van het sociaal domein in het licht van de (controle)werkzaamheden van de kwaliteitsmedewerkers het meest effectief kunnen worden ingericht.

Uitgangspunt is dat de (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd om:

–Te waarborgen dat de gemeente rechtmatig werkt volgens de wet en onze eigen beleidsregels en verordeningen;

–Te waarborgen dat de in de administratie en jaarrekening opgenomen gegevens juist, tijdig en volledig zijn verantwoord;

–Te waarborgen dat de baten en lasten en balansmutaties volgens de regels in de wet en het BBV tot stand zijn gekomen;

–Te waarborgen dat risico’s, voldoende zijn afgedekt door adequate beheersmaatregelen;

–Aanbevelingen te geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen (is input voor AO/IB);

–Het college in staat te stellen een rechtmatigheidsverklaring te kunnen vaststellen;

–De externe accountant voldoende input te geven voor het controleren van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring van het college.

3.1.1 Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als (versie geldend november 2024):

Naast wettelijke kaders die voortkomen uit de BBV, de gemeentewet en de Bado is de financiële verordening van de gemeenten een belangrijk uitgangspunt. In de financiële verordening spreken de raad en het college af bij welke afwijkingen en op welke wijze het college rapporteert.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag.

Zover mogelijk worden de begrotingswijzigingen die gedurende het jaar al bekend waren tijdens het jaar zelf nog aan de raad voorgelegd. Bij de jaarrekening vindt een analyse van de verschillen ten opzichte van de begroting plaats, conform artikel 28 van het BBV. Bij de analyse moet in ieder geval aan de volgende elementen aandacht worden besteed:

•De oorzaak van de afwijking

•De relatie met de prestaties

•De passendheid in het beleid

•De dekking vanuit andere programma's (alternatieve dekking)

•Mogelijke eerdere informatievoorziening over de afwijking aan de raad

•Eventueel de mate van verwijtbaarheid

Jaarlijks worden de rapportagegrenzen door de raad vastgesteld.

Budgethouders zijn in de 1e lijn verantwoordelijk voor de budgetten. Team Financiën, Administratie en belastingen toetst of de budgetten (inclusief investeringsbudgetten) zijn overschreden of onderschreden en rapporteert hierover aan de concern auditor. De concern auditor toetst en verwerkt het begrotingscriterium in de rechtmatigheidstabel en neemt de bevindingen mee in de onafhankelijke adviesrapportage betreffende de rechtmatigheidsverantwoording richting het college.

3.1.2 Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Kader stellend is het jaarlijks door de raad vast te stellen normenkader. Afhankelijk van het soort fout of de foutsoort kan er sprake zijn van een materiële fout of een niet materiele fout zonder financieel gevolg. Zie hiertoe de schematische weergave van het voorwaarden criterium in bijlage 2 Beslisboom getrouwheid- en rechtmatigheidsbevindingen.

3.1.3 Misbruik en oneigenlijk gebruik

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik), of derden handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regelingen (=oneigenlijk gebruik), worden uitgevoerd vanuit een aparte controle vanuit de kaders zoals opgenomen in de ’Beleidsnotitie 2023-2026 Voorkomen fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)’

3Aangezien dit een separaat beleidsstuk betreft wordt er in dit beleidsplan geen verdere inhoud weergeven en kortheidshalve en om tegenstrijdigheden te voorkomen verwezen naar het beleidsstuk Beleidsnotitie 2023-2026 Voorkomen fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).

.

Ook de rollen en verantwoordelijkheden die voornoemde beleidsnotitie met zich meebrengt zijn onderdeel van het ‘three lines of defence’ model. De concern auditor voert controles uit of de beheersmaatregelen rondom de in het beleid benoemde key risks voldoende zijn geborgd. De concern auditor rapporteert aan de directie en de concern controller over de opzet, bestaan en werking van de beheersmaatregelen. Hierbij worden eventuele vastgestelde situaties van misbruik of oneigenlijk gebruik gerapporteerd.

Op basis van de jaarlijkse gesprekken met de directie worden key risks bepaald. Ook worden beheersmaatregelen beoordeeld en waar nodig nieuwe genomen.

3.1.4 Fraude

De commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) omschrijft het begrip fraude als volgt: “Opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen”. In tegenstelling tot het onderwerp Misbruik & Oneigenlijk gebruik, is fraude geen criterium voor rechtmatigheid. Het onderdeel fraude is gekoppeld aan het beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik en is daarom eveneens opgenomen het controletraject van de auditor van misbruik en oneigenlijk gebruik (4.1.3.).

In het kader van de verantwoording worden de volgende stappen ondernomen:

•Toetsing naar opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen is een onderdeel van de uit te voeren Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s).

•In de begroting wordt in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ informatie opgenomen over de beleidsnotitie fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik;

•In de jaarrekening wordt in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ gerapporteerd over de voortgang en conclusies van de beleidsnotitie fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik;

•Bij het opstellen van procesbeschrijvingen, in het kader van de administratieve organisatie (AO/IB), wordt rekening gehouden met de meest recente risicoanalyse en beheersmaatregelen;

•Bij de jaarlijkse evaluatiesessies wordt de beleidsnotitie fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik aan de orde gesteld zodat er kan worden gereflecteerd.

3.5.1 Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden vanuit de controle aangeeft, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis voor de strekking van de af te geven controleverklaring.

Het BADO bepaalt dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening één procent van de totale lasten na toevoegingen aan de reserves bedraagt en ten aanzien van onzekerheden geldt een percentage van drie procent. Dit is de grenswaarde voor het verkrijgen van een goedkeurende controleverklaring van de accountant. In tabel vorm ziet het er als volgt uit:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening

≤ 1%

> 1% - < 3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

> 3% -< 10%

≥ 10%

-

Benoeming fouten

Van materieel belang

Van wezenlijk belang

Met voorgaande tabel wordt aangegeven bij welk bedrag aan geconstateerde fouten of onzekerheden het oordeel van de accountant wijzigt van goedkeurend naar uiteindelijk afkeurend. De goedkeuringstoleranties vormen ook de basis van de opdracht aan de accountant (zie 213 verordening gemeente Achtkarspelen).

De raad kan de goedkeuringstolerantie ook lager vaststellen. Dat betreft dan een totale jaarrekening of een deelverantwoording waarover een aparte accountantscontrole wordt uitgevoerd. Consequentie is dan wel dat er meer controle werk moet worden uitgevoerd.

De afgelopen jaren gaat de raad steeds uit van de wettelijk minimum percentages zoals hierboven in de tabel zijn opgenomen. De goedkeuringspercentages worden jaarlijks vastgesteld door de raad.

3.5.2 Verantwoordingsgrens

De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief toevoegingen aan de reserves. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en afzonderlijke posten waarover bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Blijven zowel fouten als afzonderlijke onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens dan worden er geen afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. De verantwoordingsgrens wordt jaarlijks door de raad vastgesteld en bedraagt de afgelopen jaren één procent.

3.5.3 Rapportagegrens

Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt.

Het college van B&W hecht waarde aan het gesprek met de raad/ controlecommissie over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Derhalve beperkt het college van B&W zich niet enkel tot het geven van een toelichting bij een overschrijding van de vastgestelde verantwoordingsgrens. Het college van B&W rapporteert alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de vastgestelde rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.

De rapportagegrens die door de gemeenteraad is vastgesteld is bedraagt de afgelopen jaren 5% van de verantwoordingsgrens.

Jaarlijks wordt de rapportagegrens door de raad vastgesteld.

Indicatie op basis van jaarstukken 2023

Totale lasten organisatie inclusief dotaties aan reserves

Verantwoordingsgrens t.b.v. rechtmatigheid verantwoording van 1%

Rapportagegrens waarboven onrechtmatigheden worden toegelicht in de bedrijfsvoering paragraaf van 5% van de verantwoordingsgrens

€ 107.300.000

€ 1.073.000

€ 53.650