Instructie voor de griffier van de gemeente Aa en Hunze 2022

Artikel 1. Invulling functie

1De raad heeft in het functieboek Aa en Hunze de functiekenmerken en taken voor de griffier verwoord waarvan deze instructie onlosmakelijk onderdeel van uitmaakt.

2De griffier neemt het griffieplan in acht.

3De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend griffier.

Artikel 2. Algemene ondersteuning

1De griffier bewaakt de politiek-bestuurlijke besluitvorming, adviseert over het proces met betrekking tot de lange termijn agenda en heeft een coachende rol naar de raad.

2De griffier is eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadscommissies, het presidium en de raadsvoorzitter.

3De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en door de raad ingestelde commissies en raadswerkgroepen.

4De griffier is aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 3. Agenda vergaderingen

De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies, raadswerkgroepen en het presidium bij het opstellen van de vergaderagenda’s.

Artikel 4. Voorbereiding en verloop vergaderingen

De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde

commissies en raadswerkgroepen en de voorzitter van het presidium terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

Artikel 5. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

1De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen, vergaderingen van de raadscommissies en raadswerkgroepen en het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

3De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 6. Ondersteuning presidium en seniorenconvent

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium of seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2Indien het presidium of seniorenconvent aanvullende ondersteuning wenst, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Artikel 7. Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 8. Organisatie griffie

1De griffier geeft leiding aan de griffie.

2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

4De commissiegriffiers en griffiemedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9. Verhindering en vervanging

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet de medewerker daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie en de burgemeester.

3Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

4Vakantie- en buitengewoon verlof wordt de griffier, overeenkomstig de daarvoor gestelde regels, verleend door de werkgeverscommissie vanuit de raad.

Artikel 10. Het driehoeksoverleg

1Het driehoeksoverleg vervult waar nodig een coördinerende rol met betrekking tot de bestuurlijke overdracht van onderwerpen, bestuursopdrachten van de raad aan het college, alsmede de planning en de inzet van personeel en middelen.

2Bij verschil van mening over de kwaliteit van voorstellen aan de raad draagt het driehoeksoverleg zorg voor de oplossing daarvan.

Artikel 11. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie en/of de functiebeschrijving niet voorzien, treedt de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad of met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2Deze instructie treedt in werking op 22 april 2022.

3Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Aa en Hunze 2022.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Aa en Hunze op 21 april 2022,